14 vinkkiä tuottavuuden lisäämiseksi ja väärinkäytösten välttämiseksi kotona työskennellessäsi

Olen työskennellyt kotoa viimeiset kahdeksan vuotta. Ja vaikka olen ehdottomasti nyt mukava tehdä niin, varhaisessa vaiheessa oli paljon kasvavia kipuja. Lukitsin kerran kylpyhuoneeseeni jatkuvan neuvottelupuhelun asiakkaan kanssa - ei aivan ammattimaisuuden ruumiillistuma. Jos kuitenkin vie aikaa valmistautumiseksi työskentelemään kotoa ja luo ilmapiiri, joka suosi ammattimaisuutta ja tuottavuutta, on enemmän kuin mahdollista rakentaa kukoistava ura..

Tuottavuusvinkkejä kotona työskentelemiseen

Pysyminen tehtävässä työtilassa, johon kuuluu lapsia, välitön pääsy sosiaaliseen verkostoitumiseen ja ääretön määrä häiriötekijöitä voi olla vaikeaa. Tässä muutamia vinkkejä, jotka olen poiminut melkein kymmenen vuoden ajan työskenneltyään kotoa.

1. Luo oma toimistotila

Vilkkaassa kotitaloudessa voi olla aivan liian helppoa antaa lasten kasata kotitehtävänsä pöydällesi tai leikkiä tietokoneella, mutta tuskin se luo ammatillista ilmapiiriä. Jos kotisi on tarpeeksi suuri, jotta siihen mahtuu koko huone, joka on omistettu vain työlle, olet yksi onnekas. Jos ei, perusta vain alue, jolla voit käyttää tietokonetta, puhua puhelimella ja pitää tärkeät asiakirjat tallennettuina.

Mutta vaikka olisitkin kotona yksin, omistettu toimistotila on järkevää - ei vain auttaa pysymään keskittymisessä, vaan myös säästää veroja. Voit hakea kotitoimiston verovähennystä mittaamalla omistetun toimistotilan ja laskemalla prosenttimäärä kotisi edustamasta kodista (200 neliöjalkaa toimistoa 2 000 neliöjalkaisessa kodissa olisi 10%). Tämän jälkeen voit vähentää prosentuaalisen määrän kotiisi liittyviä kustannuksia, kuten apuohjelmat ja kodin parannukset.

Kotitoimiston vähennyksen saamiseksi sinun on kuitenkin käytettävä toimistosi yksinomaan ja säännöllisesti liiketoimintaan. Jos käytät sitä vain satunnaisesti tai jaat sen koko perheellesi, se ei enää täytä vaatimuksia. Jos sinulla on lisäkysymyksiä, ota yhteyttä veroammattilaiseen, joka on erikoistunut pienyritysten veroihin.

2. Sijoita toimistosi

On tärkeää, että kotitöilläsi on kaikki tarvikkeet, joita voit odottaa ammattitoimistossa. Tietenkin se, mitä kukin ihminen pitää tarpeellisena, vaihtelee maun ja ammatin mukaan. Joitakin kohteita, joita voit harkita, ovat

• Luotettava, omistettu tietokone
• Laadukas Internet-yhteys
• Lankapuhelinnumero tai vain yrityksille tarkoitettu matkapuhelin
• Arkistointijärjestelmä
• Yleiset toimistotarvikkeet (osta ne parhaat koulun myynnissä koulun myynnissä)
• Hyvä tulostin
• Mukavat kotitoimistokalusteet, mukaan lukien työtuoli

Vanhanaikaisen tietokoneen käyttäminen tai tulostaminen voi maksaa sinulle aikaa ja tuottavuutta. Ja jos olet itsenäinen ammatinharjoittaja, voit vähentää kaikki kotitoimistollesi ostamasi tavarat kyseisen vuoden veroista. Pidä vain kuittisi.

3. Luo päivittäinen tehtäväluettelo

Painopisteiden asettaminen on tärkeää toimistossa, ja äärettömän tärkeää kotona työskennellessä. Ilman, että pomo kurkistaa olkapäällesi tai kollegoidesi kimppuun ideoista, sinun on laittaa tehtäväluettelo järjestykseen. Se voi auttaa sinua pysymään tiellä ja välttämään ylikuormitusta.

Merkitse nopeasti, mitä tietyn työpäivän aikana on tehtävä, ja numeroi sitten kaikki kohteet tärkeysjärjestykseen. Kun päivä on valmis, siirrä välittömästi kaikki, mitä et suorittanut, seuraavan päivän luetteloon varmistaaksesi, että mikään ei liuku halkeamien läpi..

Voit myös kokeilla joitain sovelluksia ja työkaluja pitääksesi itsesi radalla. Pidän Teuxdeuxista luetteloiden luomisessa ja priorisoinnissa sekä muistiinpanojen tekemisessä verkossa. Jos haluat mieluummin hallita tehtäväluetteloa älypuhelimella, Muista, että maito toimii Sirin kanssa, jonka avulla voit luoda luetteloita äänen avulla kirjoittamisen sijasta. Tai kokeile Tee se huomenna, saatavana iOS: lle ja Androidille. Se auttaa ajoittamaan tehtäväluettelosi päivä etukäteen, joten mikään ei mene tekemättä - vaikka et pääse siihen tänään.

4. Ota perheesi mukaan

Jos sinulla on lapsia kotona, tarvitset kaikkien yhteistyötä uran suhteen. Soita perheen kokoukseen ja selitä lapsillesi, että sinun on keskityttävä työaikana - ja pyydä puolisoltasi kättä pitämään lapset viihdyttävinä ja miehitetyinä. Kotoa työskentelystä tulee ryhmätyötä, kun pyydät kaikkia tekemään omalta osaltaan pysymään tuottavuutena.

Yksi tuntemasi perhe käyttää ”valaisinjärjestelmää”. Kotona työskentelevä vanhempi asettaa punaisen, keltaisen tai vihreän ympyrän toimiston ovelle sen päivän tapahtumien perusteella: Vihreä tarkoittaa tuloa oikealle, keltainen tarkoittaa kysyä ensin ja punainen tarkoittaa ei häiritse. Se tekee tuottavuudesta eräänlaisen pelin lapsille erittäin visuaalisella ja helposti ymmärrettävällä tavalla.

Mutta vaikka sinulla ei olisi lapsia, saatat joutua ilmoittamaan hiljaisen työympäristön tarpeestasi muulle tärkeälle. Jos puolisosi tai parisi työskentelevät perinteisemmässä ympäristössä, ajatus kotitoimistosta voi tuntua rentoaltaalta, mikä voi aiheuttaa melua ja häiriöitä, kun yrität keskittyä. Aseta työtilan perussäännöt, kuten koputtaminen ennen toimistoon tuloa tai tiettyjen tuntien välistä hiljaista aikaa.

5. Pysy tehtävässä

Sähköpostisi tarkistaminen on välttämätöntä etätyön aikana, varsinkin jos se on työtovereidesi suosikki viestintätapa. Sähköposti-välilehden jatkuva napsauttaminen voi kuitenkin haitata omia projektejasi ja häiritä työnkulkua.

Sen sijaan sulje sähköpostiosoite, poista kaikki puhelinilmoitukset käytöstä ja tarkista viestit ja sosiaalinen verkostoituminen vain määritettyyn aikaan koko päivän ajan. Vaikka tarkistaisitkin joka 30. minuutti, saat silti jonkin verran vankkaa, keskeytymätöntä työaikaa. Toinen vaihtoehto pitää puhtaat postilaatikot ja lopettaa henkilökohtaisten viestien ohittaminen on luoda erillinen sähköpostiosoite vain työtä varten ja yrittää lukea, lajitella ja vastata kirjeenvaihtoon vastaavasti..

Jos olet taipuvainen tarkistamaan suosikkisivustosi, kun sinun pitäisi työskennellä, kokeile LeechBlockia, laajennusta, jonka avulla voit "kieltää" aikaa imevät sivustot tiettyjen tuntien välillä - voit jopa asettaa "sallitut" sisäänkirjautumisajat, kuten kuin viisi minuuttia Facebookista 45 minuutin työn jälkeen. Tällä hetkellä LeechBlock toimii vain Firefoxissa, mutta muilla selaimilla on samanlaiset laajennukset - WasteNoTime Safarille ja StayFocusd Chromen käyttäjille..

6. Käytä erillistä selainta

Minulla on tietokoneellasi kaksi eri selainta: yksi työhön ja toinen satunnaiseen surffailuun. Satunnainen surffailuselain on täynnä häiriötekijöitä avoimista välilehdistä kirjanmerkkeihin, sähköposti-ilmoituksiin ja viesteihin. Kun minulla on vapaa-aikaa, käytän surffaselainta, jotta voin nopeasti tarkistaa suosikkisivustoni ja olla yhteydessä muihin.

Toisaalta työselaimeni on melkein täysin paljain. Pidän vain työhön liittyviä kirjanmerkkejä ja pidän sitä sovelluksilla ja laajennuksilla, jotka auttavat minua pysymään tuottavana. Tuloksena on kyky käyttää Internetiä häiritsemättä hauskoja videoita tai sosiaalisen verkostoitumisen syötteitä.

7. Järjestäytyminen

Kun työskentelet kotoa, työsi voi todella tulla stressaavammaksi. Yhtäkkiä taistelet kodin ja työelämän välillä, ja ahdas aikataulu voi häiritä työnkulkuasi. Tämä tarkoittaa, että sinun on tehtävä kaikki voitavasi kotitoimistosi optimoimiseksi ja organisoimiseksi.

Järjestäytyminen ennen kuin koskaan istu pöydälläsi, voi tehdä stressistä vähemmän ja tuottavampaa koko päivän. Yksi suosikki sovelluksistani järjestäytymiselleni on Evernote, iOS-, Android- ja Windows-sovellus. Sen avulla voit pitää ideoita, muistiinpanoja, kuvia ja muistutuksia yhdessä paikassa, mikä tekee siitä täydellisen tuon ”eureka” -hetken ollessa poissa työpöydältä..

Puhtaan toimiston pitäminen on myös erittäin hyödyllistä pysyä asioiden päällä. Järjestämällä ja arkistoimalla irtonaisia ​​papereita aiot viettää vähemmän aikaa etsimällä niitä, kun tulee aika, kun tarvitset niitä. Arkistokaappi maksaa noin 50 dollaria ja se enemmän kuin maksaa sinulle takaisin säästää aikaa ja lisääntynyttä tuottavuutta. Se tekee myös työympäristöstäsi paljon miellyttävämmän.

8. Luo asetetut tunnit

Kodin ja työelämän erottaminen työelämästä ei ole aina helppoa, kun tietokone on vain muutaman metrin päässä. Paras tapa käsitellä työuupumista on luoda aikataulu. Vaikka voi olla mahdotonta sivuuttaa työtä kokonaan tuntien jälkeen - varsinkin jos työskentelet freelancerina ja sinulla on tiukat määräajat -, voit aina asettaa etusijalle. Aseta sääntö, että työaikasi on 9–17, ja vastaat vain kiireellisiin sähköposteihin sen jälkeen.

Jos työsi vaatii työtuntien seuraamista, sovellus, kuten Toggl, voi olla suureksi avuksi. Se merkitsee työskentelemääsi aikaa ja antaa sinun lähettää päivityksiä ja aikatauluja esimiehillesi. Mutta vaikka sinun ei tarvitse käsitellä tunteja, se voi lisätä tuottavuutta antamalla sinulle tiedon kuinka kauan vietit projektin ja kuinka paljon aikaa vietit Internetissä.

Muista vain, että suunnitellessasi työaikataulua tulisi suunnitella myös taukoja ja aterioita. Ne ovat olennainen osa järkevyyden säilyttämistä. Aamupäiväinen, keskipäivän ateria ja iltapäivätauko - vaikka olisikin vain potkaista takaisin ja käydä suosikkisivustoillasi - voivat auttaa sinua pysymään keskittyneenä ja välttämään sivuuttamista, kun sinun pitäisi työskennellä..

9. Syö keittiössä

Syöminen työpöydälläsi voi tuntua ketterältä, kun työskentelet kotona, mutta huomaan, että jos pidän välipalaa tietokoneellani, syöminen häiritsee minua pian. Koska minun on melkein mahdotonta työskennellä, kun toinen käsi kuljettaa ruokaa suuhuni, päädyn yleensä käyttämään sitä tekosyynä lopettaa työskentely ja surffata sen sijaan.

Paras veto on tehdä kotitoimistostasi ruoka-alueeton. Pidä vesipullo tai kahvikuppi kätevällä nopealla siemailla, mutta jätä pääruokailu keittiöön tai ruokasaliin. Tällä tavalla saat ansaitun tauon, mutta kun olet palannut pöydällesi, olet valmis pääsemään töihin.

10. Sijoita kuulokkeisiin

Pari vuotta sitten mieheni sai minut pariksi melua vaimentavia kuulokkeita jouluksi. En tajunnut, ennen kuin aloin käyttää niitä työhön, millainen huomaavainen ja arvokas lahja he olivat.

Ajattele kaikkia kotona olevia ääniä, jotka voivat häiritä keskittymiskykyäsi. Soittava puhelin, kova televisio, leikkivät lapset, ovikello ja jopa säännölliset keskustelut voivat aiheuttaa kadotuksen ajatusjunaan tai turhautumisen. Ja koska ei ole mahdollista (eikä oikeudenmukaista) odottaa, että melu loppuu yksinkertaisesti työskennellessäsi, melua vaimentavat kuulokkeet ovat seuraavaksi paras asia.

Ne lähettävät taajuuden, joka auttaa tukahduttamaan säännölliset kotitalousäänet, ja ovat erityisen tehokkaita, kun pariksi on soitettu musiikkia. Samoin White Noise Lite voi myös olla pelastaja. Kiinnitä vain valtameren ääniä, jotta voit keskittyä paremmin työhön, kun olet “vyöhykkeellä”. Kuulokkeet toimivat myös suurena indikaattorina perheelleni - jos ne ovat päällä, se tarkoittaa, että äiti työskentelee eikä sitä tule häiritä..

11. Käytä pilvipohjaista tiedostojakoa

Etätyö voi tarkoittaa tiedostojen jatkuvaa jakamista kodin ja yrityksen toimistojen välillä. Vaikka on mahdollista lähettää sähköpostia edestakaisin, liitteet voivat kadota sekoituksessa, varsinkin jos päivität säännöllisesti kopioita.

Erinomainen ratkaisu on pilvipohjainen tiedostojenjakopalvelu, kuten Dropbox, Google Drive tai Trello. Mahdollisuus päivittää reaaliaikaisesti tiedostojen jakaminen eliminoi melkein kokonaan vanhentuneiden asiakirjojen käsittelyongelman. Voit jopa ohittaa aiemmat tiedostot sekaannuksen vähentämiseksi, jotta kollegat, pomo tai asiakkaat pääsevät siihen. Se pitää myös postilaatikkosi vapaana valtavista tiedostoista, jotka vievät paljon tilaa.

12. Pidä moitteetonta kalenteria

Koko päivän läsnäolo voi merkitä monia tehtäviä, kuten ajaa lapsia tapaamisiin tai viettää lounastunti puhelimessa. Vahva kalenteri auttaa sinua välttämään ylimääräisiä aikatauluja ja kaksinkertaisia ​​varauksia. Käytä Microsoft Outlookia, Worktime iOS: lle tai My Work Schedule Androidille - tai yksinkertaisesti älypuhelimesi kalenteria.

Yrittäminen synkronoida työtovereiden ja asiakkaiden kanssa voi myös olla tuskaa, kun et työskentele yhdessä fyysisessä toimistossa. Asenna kokoukset jaetulla Google-kalenterilla ja voit kirjautua sisään ja valita kaikille sopivan aikavälin. Voit myös lähettää kutsuja ja vahvistuksia.

13. Pyydä apua

Sinun ei tarvitse tehdä kaikkea yksin. Palkkaa lastenhoitaja lapsillesi tai harkitse avustajan tai taloudenhoitajan palkkaamista vähentämään velvollisuuksiasi ja pitämään sinut keskittyneenä. Palkkaan aina äidin auttajan muutamalle tunnille päivittäin kesällä, kun lapseni ovat koulun tauolla. Saan keskeytymättömän työajan, ja lapseni saavat tarvitsemansa ylimääräisen huomion.

Onko sinulla lapsia tai lentää yksin, kotona työskenteleminen tarkoittaa, että muistutat jatkuvasti kaikista tekemistäsi askareista ja lisäät stressiä perinteiseen toimistotyöhön. Jos tunnet jääväsi jälkeen, pyydä kumppaniasi astumaan sisään ja ottamaan vastuut, jotka häiritsevät sinua eniten. Voit olla tuottavampi, jos keskityt 100-prosenttisesti työhön, eikä pesualtaan likaisiin astioihin tai suoritettaviin tehtäviin.

14. Tule ulos ja seurustele

On todella helppoa tulla käytännöllisesti liimattuksi työtuoliin, varsinkin kun se sijaitsee kätevästi lähellä keittiötäsi ja sänkyäsi - mitä muuta tarvitset? On kuitenkin tärkeää, että jos työskentelet kotona, yrität päästä pois talosta ja seurustella säännöllisesti.

Olitpa sitten läsnä toimilounalla, käymässä työmessuilla tai teollisuuskonferenssissa tai edes tapaamassa ryhmää muita kotona työskenteleviä ammattilaisia, voit olla tuottavampi vietettyäsi jonkin aikaa poissa töistä. Lisäksi voit noutaa vinkkejä ja ideoita muilta, kuten sinulta.

Jos sinusta tuntuu, että olet liian kiireinen päästäksesi ulos talosta ja yhteydenpitoon muiden kanssa, harkitse sitä osana työtä ja lyijykynä ajoissa poissa työpöydältäsi tapaamiseksi. Vaikka se olisi vain menossa kuntosalille puolen tunnin ajaksi, tunnet todennäköisesti olevan paljon inhimillisempi, kun pystyt tekemään tauon, mennä ulos ja puhua ihmisille päivän aikana.

Lopullinen sana

Vaikka kotona tehtävällä on monia etuja, se voi varmasti olla vaikeaa, jos et ole valmis sen haasteisiin. Testaamalla vesialueita ja näkemällä, mikä todella auttaa pitämään sinua tiellä ja työtehtävissä, voit muuttaa kodin keikan toteuttamiskelpoiseksi uraksi - joka tarjoaa sekä ammatillisen että henkilökohtaisen maailman parhaat puolet.

Työskenteletkö kotoa? Mitkä ovat parhaat vinkkisi tuottavuuteen?