14 kysymystä, joita voit kysyä, kun valitset yrityksesi palkkahallinnon tarjoajan

Jos yrityksesi maksaa työntekijöille tai urakoitsijoille - vaikka kyse olisi yksityisyrityksestä tai mikroyrityksestä, jolla ei ole muita perinteisiä työntekijöitä kuin sinä - on aika tutkia pienyritysten palkkahallinnon tarjoajaa. Tarvitset ammattimaisen palkkakumppanin, jos:

• Valitse verottaa läpikulkuyritystäsi LLC: nä - sitä kutsutaan S-corp-vaaliksi, joka on yleinen laillinen yritysrakenne, joka voi tarjota veroetuja yksinmyyjille ja pienyritysten omistajille. tai
• Ulkoista säännölliset tehtävät, projektit tai yrityspalvelut riippumattomille urakoitsijoille, joille maksat suoraan; ja
• Et halua hallita palkkalaskennan laskentaa, palkanlaskennan suorittamista ja osavaltion ja liittovaltion vero- ja raportointivaatimusten noudattamisen aika- ja yksityiskohtavaltaista prosessia..

Kymmenien maineikkaiden palkkahallinnon tarjoajien kanssa, jotka ovat avoinna yrityksille, yhden valitseminen ei ole pieni tehtävä. Ja koska tämän päätöksen haluat tehdä vain kerran, panokset eivät ole triviaalia. Valitse viisaasti, muuten palaat ennenaikaisesti palkkahallinnon tarjoajien markkinoille.

Tärkeimmät näkökohdat pienyritysten palkkalistojen tarjoajan valitsemiseksi

Arvioidessasi monia pienyritysten palkanlaskentavaihtoehtoja siellä, ota huomioon seuraavat tärkeät tekijät varmistaaksesi, että valitset parhaan valinnan yrityksellesi ja sen työntekijöille.

1. Onko sillä hyvä maine?

Palkkalistoilla, joilla on hyvä maine, on taipumus noudattaa lupauksiaan. Näennäisestä yksinkertaisuudesta huolimatta palkanlaskenta on monimutkainen yritys, jossa kulissien takana on paljon liikkuvia osia. MyPayrollHR: n, syyskuussa 2019 epäonnistuneen pilvipohjaisen prosessorin, joka sulkeutui äkillisesti yhden viimeisen työnantajan vetäytymisen jälkeen, varoittava tarina työnantajille, jotka ovat vakuuttuneita siitä, että palkanmaksun tarjoajat ovat vaihdettavissa.

Vakiintuneet operaattorit pitävät QuickBooks Palkanlaskenta ovat lisänneet ja hienostaneet palkka- ja henkilöstöominaisuuksia monien vuosien ajan ja kehittäneet kiivaasti uskollisia seuraamuksia prosessissa. Jos et halua uskoa yrityksesi väitetysti tärkeintä ei-tärkeätä yritystoimintaa alkuvaiheelle, joka saattaa hyvinkin väittää, ota sen sijaan vakiintunut pelaaja.

2. Hoitaako se palkanlaskentaveron laskemisen ja maksamisen?

Palkanlaskennan verohallinto on aikaa vievä, yksityiskohtiin keskittyvä näkökulma, joka ajaa lukemattomat yritysomistajat, jotka muuten tekisivät oman palkanlaskennan, palkkahallinnon tarjoajien aseisiin. Miksi maksaa palkanlaskennan käsittelystä, joka ei sisällä automaattista palkkaveron laskentaa, arkistointia ja maksamista?

Jos haluamasi palkkahallinnon tarjoaja ei tarjoa kattavaa verohallintaa kaikissa hintapisteissä, mieti huolellisesti, ennen kuin jatkat. Ainakin kevät suunnitelmalle, joka sisältää verohallinnon.

3. Onko se mobiiliystävällinen ja mobiili-toiminnallinen?

Harvinainen on pilvisovellus, joka ei korosta sen mobiiliystävällisyyttä. Mobiiliystävällisissä sovelluksissa on puhdas, suurempi etuosa teksti ja terävät kuvakkeet, jotka näyttävät luettavilta ja selkeiltä pieninäyttöisissä laitteissa, kuten älypuhelimissa. Se on välttämätön näkökohta jokaiselle yrityksen omistajalle tai palkanlaskennan johtajalle, joka haluaa joustavuuden hallita ja suorittaa palkanlaskentaa tien päällä.

Mutta mobiiliystävällisyys ei ole ainoa huomio usein liikkuville käyttäjille. Jos odotat tekevän merkittäviä palkanlaskutoimituksia älypuhelimellasi tai tablet-laitteellasi tai aiot palkata henkilöstöammattilaisen tekemään samoin, valitse myös palkkahallinnon tarjoaja, jolla on erinomaiset mobiilitoiminnot - älä sellaista, jonka mobiilisovellus tai sivusto on vaalea jäljitelmä sen täyden ominaisuuden työpöytätuote.

4. Ansaitseeko se käyttäjiltä korkeita pisteitä??

Kaikilla palkkahallinnon tarjoajilla ei ole vakiintunutta vakiintumista tai kotitalouden nimen tilan etuja. Useimmat eivät. Kun harkitset vain niitä prosessoreita, joilla on monen vuoden vakiotulokset, saatat unohtaa laadukkaat käynnistykset, jotka tekevät asiat eri tavalla ja paremmin kuin omahyväiset vakiintuneet operaattorit.

Aloita etsimäsi luotettavia tietoja uusimmista palkanlaskentaprosessoreista viemällä hyvämaineiset tekniikka- ja yritysjulkaisut, mukaan lukien Money Crashers, puolueettomiin arvosteluihin. Täydennä asiantuntija-arvosteluita ja palautetta, jonka todelliset käyttäjät ovat jättäneet Capterran kaltaisille alustoille. Ja tarkista valitusmallit valtion asianajajien ja yksityisten välimiesten, kuten Better Business Bureau, kanssa.

5. Tarjoaako se integroitua ajan seurantaa?

Integroitu aikaseuranta ei ole yleensä kaupankäynnin katkaisija pienyrityksille, joilla on tasapainoisesti palkatut työntekijät ja jotka on vapautettu ylityökorvauksista, tai niille, jotka ovat yksinomaan sopimustyöntekijöitä.

Mutta se on kriittinen työnantajille, joilla on tuntipalkansaajat, ja tuskin, kun nämä työntekijät työskentelevät eri tunteja jokaisena palkkajaksona. Kaikilla ravintoloilla ja kahviloilla, kiinteistöjen ylläpitäjillä ja vuodenaikojen yrityksillä on laajat aikataulutarpeet, jotka edellyttävät tiivistä palkkalaskentaa.

6. Asennettuna, suorittaako se palkanlaskennan automaattisesti?

Manuaalinen palkanlaskenta on merkittävä aikavika yrityksille, joilla on useita työntekijöitä ja urakoitsijoita. Sen sijaan, että luopuisit tuntien kulutuksesta varmistamalla, että olet valmis suorittamaan palkanlaskentaa, valitse palkanmaksupalveluntarjoaja, joka automatisoi prosessin alkuperäisen asennuksen jälkeen. Esimerkiksi kaikki QuickBooks Palkanlaskenta hintapisteet tarjoavat automaattisen palkanlaskennan suoraa talletusta maksaville työntekijöille, aina mahdollisuus ennakoida suoritusta ja mahdollisuus lisätä erityisiä korvauksia, kuten bonuksia ja palkkioita tarpeen mukaan.

7. Voiko se sallia saman päivän suoran talletuksen??

Kaikki muu liikkuu nopeammin näinä päivinä. Miksi et palkkahallintoyrityksen suora talletuskäsittely?

Kaksipäiväinen suora talletusstandardi on lähes yhtä vanhentunut kuin paperitšekki. Koska työttömyys on lähellä historiallista matalinta tasoa, lahjakkaat työntekijät etsivät mitään tekosyitä siirtyäkseen eteenpäin. Jo tyytymättömille työntekijöille hidas palkanlaskenta on usein sananlaskun olki, joka murtaa kamelin selän. Ei ole mitään syytä houkutella kohtaloa.

Suunnitelmasta riippuen johtavat palkanlaskennan alustat, kuten QuickBooks Payroll, tarjoavat seuraavan päivän ja saman päivän suoran talletuksen vähentämällä tai poistamalla palkanmaksun ja talletuksen välisen eron. Se on ominaisuus, jonka avulla voit myydä nopeita maksuja yhtenä monista uusista vuokralaisista tarjoamistasi työntekijäystävällisistä eduista.

8. Onko ammattilaisille helppo käyttää?

Vaikka sinulla on resursseja palkata osa- tai kokopäiväinen kirjanpitäjä, palkkahallinnon alusta, joka on suunniteltu ihmisille, jotka eivät ole kirjanpitäjiä mielessä, palvelee sinua paremmin. Palkanlaskenta on helppoa monimutkaista. Mutta se ei ole rakettitiede, joten ei ole mitään syytä luottaa alaiseen tai ulkopuoliseen myyjään navigoimaan palkkahallintasarjan käyttöliittymässä tai tulkitsemaan sen raportteja.

Ennen kuin ostat palkkasuunnitelman, viettää aikaa selata palveluntarjoajan ohjesisältöä. Etsi laajoja arkistoja, opetusvideoita, asiantuntijoiden kirjoittamia artikkeleita selkeästi englanniksi ja käyttäjän luomaa sisältöä. Katso ja lue tämä sisältö saadaksesi käsityksen alustan käyttöliittymästä ja ominaisuuksista, kysy itseltäsi: Voinko käyttää tätä ohjelmistoa palkanlaskentaan tekemättä kalliita, aikaa vieviä laskentavirheitä?

9. Onko hinnoiteltu asianmukaisesti?

Palkanlaskenta on alue, jolla yleensä maksaa enemmän laadukkaammasta tuotteesta. Toisin sanoen saat täältä sen, mitä maksat.

Älä kuitenkaan maksa ominaisuuksista ja ominaisuuksista, joita et tarvitse, tai maksa enemmän, kuin ne ovat arvoisia tekemistäsi. Löydä palkkahallinnon tarjoaja, joka tarjoaa useita suunnitelmavaihtoehtoja, jotka kattavat useita hintapisteitä, mitä paremmin voidaan skaalata lisäämällä työntekijöitä ja tervetulleeksi monimutkaisempiin HR-haasteisiin.

Arvioidessasi potentiaalisia palkkahallinnon tarjoajia, kiinnitä erityistä huomiota vastaavien suunnitelmien ominaisuuksien määrään ja laatuun. Kun vertaat kahden tietyn palveluntarjoajan tarjoamia lähtötasotasuunnitelmia, etsi mahdollisia räikeitä puutteita tai tervetulleita sulkeumia. Vertaa sitten hinnoittelua määrittääkseen, mikä on parempi arvo.

10. Saako uusille käyttäjille erityishinta?

Monet palkanmaksun tarjoajat tarjoavat uusille tileille erityisen hinnoittelun. Ilmaiset kokeilujaksot, useimmiten 30 päivää - ja joskus pidemmätkin - ovat melko yleisiä. Niin ovat pitemmät alennukset. Esimerkiksi, QuickBooks Palkanlaskenta tarjoaa 50%: n alennuksen kolmelta kuukaudelta, mikä vastaa 45 päivää ilmaiseksi, uusille käyttäjille, jotka luopuvat 30 päivän ilmaisesta kokeilujaksosta.

11. Auttaako se uutta vuokraraportointia??

Valtion työvoiman sääntelyviranomaiset vaativat yrityksiä ilmoittamaan uudet vuokraukset pian niiden syntymisen jälkeen. Mikään palkkahallinnon tarjoaja ei anna uusia vuokraraportteja puolestasi. Mutta monet tarjoavat lomakkeet, jotka sinun on tehtävä niin tarkasti ja nopeasti.

12. Takaako palkanlaskentaverotulokset?

QuickBooks Palkanlaskenta ei ole ainoa palkanhallinnan tarjoaja, joka laskee, arkistoi ja maksaa palkanlaskentaverot automaattisesti ilman, että käyttäjiltä vaaditaan minimaalista panosta. Mutta se ansaitsee kiitosta asiakasystävällisestä vero-ominaisuudesta. Veroton rangaistusvakuus lupaa korvata IRS: n sakkojen ja korkojen enimmillään 25 000 dollaria vuodessa, kun välität IRS-veroilmoituksen 15 päivän kuluessa vastaanottamisesta.

Hienosta painosta huolimatta QuickBooks-palkkasumman verorangaistukset antavat runsaasti mielenrauhaa yritysten omistajille, jotka ovat huolissaan palkkahallinnon suorittajan huolimattomuudesta palaavan heidän pureskeluunsa. Se on ele, jonka muutama palkkaveron tarjoaja toistaa.

13. Sisältääkö se erilaisia ​​palkkarakenteita ja työntekijäluokituksia??

Palkanhallintayritykselläsi ei pitäisi olla mitään vaikeuksia mukauttaa yrityksesi palkkatarpeet riippumatta siitä, kuinka monimutkainen tai vaihdettava. Etsi palveluntarjoajia, joiden avulla on helppo muuttaa asioita, kuten työntekijöiden tuntihinnat, ylityökorvaukset, erityiset palkkahinnat, vapautettu tila ja bonuksen kelpoisuus. Tarvitset palkkahallinnon tarjoajan, joka kasvaa yrityksesi mukana lisääessäsi ja mainostaessasi urakoitsijoita ja työntekijöitä.

14. Sisältyykö se integroituna muihin HR-tuotteisiin tai tarjoaako heille suoraa pääsyä??

Palkanlaskenta ei ole ainoa henkilöstöpalveluyritys, jota yritykset tarvitsevat kasvaessaan. Pysy askeleen edellä suunnitelmasi ja vältä epätoivottuja yhteensopimattomuuksia nykyisten ja tulevien henkilöstötoimintojen välillä valitsemalla palkanlaskentaohjelmisto, joka integroituu saumattomasti muihin henkilöstöhallinnon ja kirjanpidon keskeisiin tuotteisiin, kuten etuuksien hallintaan ja työntekijöiden korvausten hallintaan. Etsi kannustimia ostaa useita palveluita samanaikaisesti. QuickBooks Palkanlaskenta asiakkaat saavat 50%: n alennuksen kolmelta kuukaudelta, kun he kirjautuvat esimerkiksi QuickBooks-kirjanpitoon.

Lopullinen sana

Palkanhallinnan tarjoajavalinnallasi on konkreettinen vaikutus pienyritykseesi. Ihanteellinen palkkamyyjä merkitsee suurimman osan näistä laatikoista, muun muassa:

• Täysin mobiiliystävällinen ja mobiilikäyttöinen kokemus
• Helppo käyttää ammattilaisille
• Erinomainen arvo useisiin käyttötapoihin
• Lisäarvonlisätoiminnot, kuten integroitu ajan seuranta ja kirjanpito
• Täydellinen mielenrauha palkanlaskennan verohallinnasta
• Joustavuus ja skaalautuvuus kasvaville yrityksille riippumattomien urakoitsijoiden sekä osa- ja kokopäiväisten työntekijöiden kanssa
• Käytöstä poistaminen, mukaan lukien automaattinen palkanlaskenta
• Työntekijäystävälliset ominaisuudet, kuten saman päivän suora talletus

Nämä ovat kohtuullisia vaatimuksia yrityksille, jotka hakevat lupauksensa täyttävää täyden palvelun palkanmaksajaa.

Joillakin yrityksillä on muita neuvottelemattomia myös mahdollisille palkanmaksajalle. Älä pelkää työntää myyntikontaktejasi selittääksesi kuinka ne vastaavat tarpeitasi. Jos he todella haluavat yrityksesi, he tekevät parhaansa tullakseen läpi.

Onko sinulla parempana pienyritysten palkkahallinnon tarjoajaa? Mikä on suosikkisi asiasi siinä?