6 väärän viestinnän syyt - kuinka yksinkertaista kieltä käytetään tehokkaasti

Kun tarkastellaan miesten ja naisten, nuorten ja vanhojen, ystävien ja perheenjäsenten välisiä jännitteitä, näyttää siltä, ​​että useimmat ihmiset ovat syyllisiä huonoon viestintään. Mutta on mahdollista kehittää tehokkaita viestintätaitoja oppimalla puhumaan ja kirjoittamaan yksinkertaisesti ja selkeästi selkeää kieltä, joka useimpien ihmisten on helppoa ymmärtää.

Yhteinen viestintä

"Jos sinulla on aikaa, yritä leikata nurmikko tänään iltapäivällä", sanoi isä, kun hän käveli ulos ovesta mennäkseen toimistolleen. Hänen teini-ikäinen poikansa, pää alaspäin, keskittyen aamiaiseen, morisee vastauksena: "Uh-huh." Isän kauhistuttamiseksi piha pysyi koskemattomana, kun hän palasi kotiin. Poika, kun hänen vihainen isänsä kohtasi sitä, anteeksi toimimattomuuteensa selityksellä: "Sanoit" jos minulla olisi aikaa ", ja olin kauppakeskuksessa koko päivän."

Tämä kohtaus toistuu joka päivä tuhansissa kodeissa ympäri maata. Isä oli syyllinen siihen, ettei se sanonut mitä tarkoitti: Hänen aikomuksena oli ohjeistaa poikaa leikkaamaan ruoho sinä iltapäivänä, vaikka se tarkoittaisi, että hänen piti muuttaa aikatauluaan tai jättää käyttämättä jotakin muuta toimintaa. Isä lisäsi väärän ehdon ”jos sinulla on aikaa” välttääkseen näyttävän hallitsevan, odottaen hänen poikansa tulkitsevan lausuntonsa merkityksen. Hänen poikansa keskittyi luonnollisesti ehdolliseen "jos sinulla on aikaa", eikä suuntaan "nurmikon leikkaaminen". Tämän seurauksena molemmat osapuolet kokivat toisensa kohtelevan epäoikeudenmukaisesti.

Samanlaisia ​​väärinkäsityksiä syntyy työssä, kouluissa, leikkikentällä ja kotona. Puhumisessa tai kirjoittamisessa syntyy väärinkäsityksiä huonon sananvalinnan ja sen epäonnistumisen vuoksi, että viestintä sisältää kaksi yhtä kriittistä komponenttia: puhuja ja kuuntelija tai kirjoittaja ja lukija. Kuten Boston Celticsin NBA Hall of Fame -valmentaja Red Auerbach sanoi: "Se ei ole mitä sanot heille ... se mitä he kuulevat."

Tehokkaan viestinnän testi

Viestintä on tehokasta, kun ajatuksen vastaanottaja ymmärtää puhujan tai kirjoittajan tarkoittaman joko kuuntelemalla tai lukemalla. Hyvä viestintä on yksinkertaista ja suoraa, joskus tunne lisää, mutta ei koskaan hämmentävää.

Esimerkiksi, kun hän pyysi poikaansa leikkaamaan nurmikon, edellisen skenaarion mukainen isä olisi ollut menestyvämpi, jos hän olisi käyttänyt aikaa varmistaakseen poikansa kuuntelevan ja valinnut sanansa tarkemmin:

”Mike”, sanoi isä puheelleen poiketen kävellessään ulos ovesta töihin. Isä pysähtyi odottaen teini-ikäisen nostavan silmänsä vilja-ainesta, jonka hän oli makaamassa. “Olemme menossa pois kaupungista tänä viikonloppuna, joten sinun on leikattava nurmikko tänään. Onko siinä mitään ongelmaa? ”

"Ei Herra. Menin ostoskeskukseen Tedin ja Jimin kanssa, mutta saan sen tehdä ennen kuin lähden. ”

"Loistava. Arvostan sitä. Nähdään tänä iltana ”, isä sanoi ovea kohti. Nurmikko leikattiin ja reunattiin, ja perheen ilta ei ollut tapahtumarikas.

Puhuja ja kuuntelijat olivat yhtä mieltä viestistä “leikkaa nurmikko tänään”. Isä ei lisännyt väärää valintaa, ja poika toisti ymmärtäneensä viestiä ja vahvisti viestin.

Poliisi, joka puhuu rikollisen kanssa, vanhempi, joka puhuu lapsen kanssa, johtaja henkilöstölle tai saarnaaja parilleen, selkeä kieli yhdistettynä muihin viestintätaidoihin lisää ymmärrystä ja suhteita osapuolten välillä.

Väärinkäytön syyt

Tutkijoiden mukaan ihmiset alkoivat puhua noin 100 000 vuotta sitten, ja kirjoittaminen alkoi noin 4000 B.C. Ennen kirjoitettua kieltä ihmiset käyttivät kuvia (luolapiirroksia), jotka kehittyivät sanasymboleiksi. Kielen kehitys, jota jotkut ovat kutsuneet ”ihmisen kommunikaatiojärjestelmäksi”, osoittaa väärän vanhan sanonnan ”kuva on tuhannen sanan arvoinen”, koska melkein mahdotonta välittää ehdollisia, monimutkaisia ​​tai monimutkaisia ​​ideoita yksinkertaisella kuvalla.

Vaikka jotkut kielitieteilijät viittaavat siihen, että englanninkielisten sanojen tarkka laskenta on mahdotonta, Global Language Monitor väitti, että 1. tammikuuta 2012 oli 1 013 913 sanaa, ja uusi sana luotiin 98 minuutin välein. Valittavissa olevien sanojen suuren määrän vuoksi mahdollisuus häiriintyneeseen viestintään on suuri, vaikka kahdella ihmisellä olisi samankokoinen sanasto. Jokaiselle tunnetut sanat, samoin kuin kunkin sanan ymmärretty merkitys, voivat vaihdella huomattavasti erilaisista ympäristöistä, kulttuureista ja kokemuksista johtuen.

1. Väärin kohdistetut sanastot

”Pelkkä kieli” tarkoittaa niiden sanojen suosimista, jotka ovat kaikkien sanastoissa - mitä kielitieteilijät nimittävät ”ytimen sanastoon” -, jotka koostuvat noin 200–300 sanasta. Nämä sanat ovat enimmäkseen verbejä, asesanoja ja demonstraatioita, kuten “hänen” ja “se”, jotka auttavat erottamaan puhujan tai kirjoittajan viittaaman aiheen. Näitä sanoja käytetään usein ja monissa yhteyksissä ilmaistakseen merkitys ja tarkoitus, yleensä ilman väärinkäsityksiä.

Viestinnän aloittajana puhujan tai kirjoittajan on valittava sanat, jotka kuuntelija tai lukija ymmärtää helposti. Esimerkiksi 10-vuotias ei todennäköisesti ymmärrä ”lukuisan” merkitystä, joten “runsaasti” tai “paljon” olisi parempi vaihtoehto. Kommunikaattorin tulee aina ottaa huomioon yleisönsä kommunikoidessaan.

2. Sotkuinen ajattelu

Sotkuinen ajattelu johtaa sotkuiseen puhumiseen, mikä tapahtuu yleensä, kun joku alkaa puhua ennen ajatteluprosessinsa loppuun saattamista. Seurauksena on, että kuuntelijat käyvät pitkillä, muunnelluilla matkoilla, jotka ovat täynnä ristiriitoja, vieraita tietoja ja ennenaikaisia ​​johtopäätöksiä.

Sotkuinen ajattelu tapahtuu yleensä stressin tai tunnetilojen aikana. Muista Platonin huomautus: Viisaat ihmiset puhuvat, koska heillä on jotain sanottavaa, kun taas tyhmät puhuvat, koska heidän on sanottava jotain. Toisin sanoen, mieti ennen viestisi tarkoitusta viestissäsi ja valitse puhuttaessa tarkka, selkeä ja helposti ymmärrettävä kieli.

3. Virheelliset määritelmät

Homofonit ovat sanoja, jotka kuulostavat samanlaisilta tai melkein samanlaisilta, mutta niillä on eri määritelmät. Esimerkiksi ”huomaamaton” tarkoittaa varovaisuutta ja huolellisuutta, kun taas ”diskreetti” tarkoittaa erillistä tai erillistä.

Muita esimerkkejä ovat:

• inhottava - poikkeava
• varajäsen - vaihtoehto
• purkaa - purkaa
• muuttamaan - maahanmuuttamaan
• kampela - perustaja
• lauma

Sanavalintasi on tärkeä, koska väärä sana voi hämmentää kuuntelijaa tai lukijaa. Epävarmoissa tapauksissa tutustu sanakirjaan - äläkä vain käytä sanaa.

4. Väärä Civility

Vaikka kohteliaisuus on toivottava piirre kaikissa yhteiskunnissa, sitä ymmärretään usein väärin ja tulkitaan väärin. Civility on asiayhteyskysymys - mikä voi olla epäkohteliasta tai ajattelematonta yhdessä tilanteessa, voisi olla oikein toisessa. Vanhemman, joka varoittaa lasta kadulle, ei pitäisi arvostaa lapsen tunteita hänen turvallisuudestaan; alaisen huonoista tuloksista kurinalainen esimies ei saisi laimentaa tai sekoittaa viestiä toivoessaan, että heidät pidetään ”mukavana”. Civility tarkoittaa tietoisuutta ja huomaavaisuutta siitä, miten teot ja sanat vaikuttavat muihin, mutta se ei tarkoita pelaajaa pensan ympärillä tai tunteiden väärentämistä.

5. Huolimaton kielitapa

Tajuttomat ajattelun, puhumisen ja vuorovaikutuksen mallit kehittyvät ajan myötä. Nämä tottumukset vaikuttavat päivittäiseen toimintaan ja suhteeseesi ympäristöösi. Ne ilmestyvät puhumisessa ja kirjoittamisessa ja johtavat usein väärään viestintään.

Ole varovainen, kun käytät seuraavaa:

• Lyhenteet. Lyhenteet ovat lyhennettyjä lausekkeiden tai organisaatioiden nimien versioita, jotka muodostetaan yhdistämällä aakkosellisia merkkejä uuden sanan luomiseksi, kuten OSHA - lyhenne sananhallituksen työturvallisuus- ja työterveyshallinnolle. Lyhenteet säästävät aikaa ja saattavat parantaa taustan merkitystä. Valitettavasti lyhenteet ovat niin yleisesti puheessa ja painetussa muodossa, että niiden merkityksiä tulkitaan usein väärin. Esimerkiksi lyhenteen ”ACA” merkitys voitaisiin tulkita oikein nimellä ”edullinen hoitolaki”, “American Correctional Association”, “American Camp Association” tai “American Chiropractic Association”. Jos käytät lyhennettä, muista antaa sen merkitys, jotta yleisösi ei sekoitu.
• Erinta ja kielitaito. Monet sosiaaliset, liike- tai ammattiryhmät kehittävät erityisiä sanastoja kuvaamaan ryhmälleen ominaisia ​​käsitteitä ja toimintoja (”žargonia”). Esimerkkejä ovat “baluster” arkkitehtuurissa, “arabesque” baletin ja “all in” pokerissa. Puhelinkielet ovat lauseita ja sanoja tietyiltä maantieteellisiltä alueilta, joita käytetään yleensä keskustelussa, mutta ei muodollisessa kirjoittamisessa. "Kattilanesteen" merkitys, termi, jota käytetään kuvaamaan ruukkuun jääneet mehut herneiden tai viheriöiden keittämisen jälkeen, ymmärrettäisiin helposti etelästä, mutta vähemmän Mason-Dixon-linjan yläpuolella. Erimielisyys ja puhekielet voivat lisätä väriä puheeseen ja kirjoittamiseen, jopa parantaa ymmärrystä siellä, missä niiden merkitykset ymmärretään, mutta väärinkäsityksen mahdollisuus on edelleen suuri.
• Oletukset, stereotyypit ja viittaukset. On hyvin tiedossa, että oletusten käyttö - ottaen jotain itsestään selvänä tai ilman todisteita - voi tehdä sinusta näyttämään huonolta. Stereotyypeillä (epätarkat yksinkertaistetut yleistykset) ja viittauksilla (epäsuorat, usein virheelliset viitteet) voi olla sama tulos: tarkoitus viestin sekoittaminen ja kuuntelijoiden tai lukijoiden sekoittaminen. Niiden käytöstä on vähän hyötyä ja paljon menetettävää, joten välttää niitä aina kun mahdollista.
• taikasanoja. Sanat, jotka kuulostavat vaikuttavalta, mutta joilla ei ole erityistä merkitystä, ovat itsessään erityisluokassa. Heillä ei ole paikkaa älykkäässä puheessa tai kirjoittamisessa. Sanasanojen käyttö on niin räikeää, että juomapelit rakennetaan niiden käytölle poliittisissa puheissa. Poliitikot eivät kuitenkaan ole ainoat syylliset osapuolet - jotkut yrityskulttuurit ovat pahamaineisia niiden käytölle. The Dilbert-periaatteen luoja Scott Adams ehdottaa jopa, että työntekijät oppivat käyttämään suuria, epämääräisiä sanoja edetessään johtamisen kautta, mieluummin lauseen, kuten ”Olen hyödyntänyt monisäikeistä työkalua tärkkelysresurssin käsittelemiseen” tai ”minä” käytin haarukallani perunan syömiseen. ”

6. Hallituksen puhetta ja legalilaisia

Oikeudelliset ja sääntelyasiakirjat ovat erityisen hämmentäviä johtuen sekä teknisten termejen käytöstä että kulttuurista, joka palkitsee usein sanamäärät laadun ja tarkoituksellisuuden vuoksi. Liuskekivikirjoittajan Matthew Yglesiasin mukaan "Vaikeasti ymmärrettävät säännöt ovat lakimiehen paras ystävä, ja yritysten tarve lakimiehille on valtava [kilpailuetu] suurille tai vakiintuneille yhteisöille."

Huonosti kirjoitetut hallitusasiakirjat johtivat viime kädessä vuoden 2010 tavallisesta kirjoittamisesta annetun lain hyväksymiseen ja julkisen selkeän kielen verkkosivuston PlainLanguage.gov perustamiseen "selkeän kielen käytön edistämiseksi kaikessa hallituksen viestinnässä". Kuten saatat odottaa, parannetun kirjallisen viestinnän tarve ulottuu Yhdysvaltojen rajojen ulkopuolelle ja jopa englannin kielelle. Eri puolilla maailmaa on organisaatioita, jotka pyrkivät parantamaan hallitusten asiakirjojen ymmärtämistä selkeän kielen avulla: Kanadan Plain Language Association International, Ranskan COSLA ja CHIARO! Italiassa.

Lopullinen sana

Selkeä kieli yhdistettynä muihin hyviin viestintätaidoihin auttaa lisäämään asiaankuuluvan tiedon tarkkaa viestintää. Yhdistämällä iteratiivinen "palautteen silmukka" tärkeään tai kriittiseen viestintään voit parantaa dramaattisesti puhutun ja kirjoitetun sanan ymmärtämistä ja säilyttämistä. Pyydä vain kuuntelijaa tai lukijaa toistamaan ymmärtämisensä viestinnästä omin sanoin varmistaakseen, että oikeat tiedot on vastaanotettu ja muistettava. Ja kun epäilet, muista akatemiapalkinnon saaneen näyttelijä Charlie Kaufmanin sanat: "Jatkuvasti puhuminen ei välttämättä ole kommunikointia."

Kuinka varmistat, että kommunikoit tehokkaasti?