10 vinkkiä tehokkaan viestintätaidon kehittämiseksi työpaikalla
Nuori avustaja, hellittämättä kaunaa ja toivottomuutta, ei tiennyt miten vastata kolmen sivun muistioon, jossa lueteltiin epäonnistuminen tehtävien epäonnistumisen jälkeen ja odotukset, joita ryhmä ei ollut täyttänyt. Muistiossa pääteltiin uhkana, että ”asioiden piti muuttua tai muuten” ja että hän, johtaja, ei enää välittänyt yksilöistä heidän puutteidensa vuoksi. Ystäväni, joka on keskeytynyt sen jälkeen, kun luopuu siitä, mikä hän piti epäoikeudenmukaisesta arvioinnista, tai pysyi välillä, kun jatkoa eteneminen saattaa viivästyä tai mahdotonta, kysyi minulta: ”Mitä minun pitäisi tehdä? Lopeta tai pysyt siellä toivoen, että minua ei potisteta? ”
Tuloskeskeinen viestintä työpaikalla
Kaikella viestinnällä on tulos. Mutta oliko tässä tapauksessa tulos, jonka halusi haltija, joka kirjoitti muistion? Liikesuhteet, etenkin esimiesten ja alaisten väliset, ovat usein kivisiä johtuen huonosta viestinnästä, tosiseikkojen puuttumisesta tai virheellisestä tulkinnasta, paineistetuista ympäristöistä ja molemminpuolisesta sitoutumisesta menestykseen. Kuten urheilussa ja politiikassa, monet liikevirheet ovat pakottamatta. Moolimäkistä tulee vuoria, ja virheistä tulee katastrofeja tunteiden ja ylikuormituksen vuoksi.
Tutkimukset ovat osoittaneet, että tunteet ohittavat usein älykkyyden, seurauksena siitä, että joudut taistelemaan tai paeta aikuisia ennen kuin pedot söivät ihmisiä, jotka olivat hitaita päättäessään, ovatko ne vaarallisia. Onneksi useimmissa yrityksissä ei ole ”tappaa tai tapetaan” -ympäristöä - mutta meillä on silti edellytykset reagoida siihen.
Tässä tapauksessa esimiehen pyrkimykset motivoida työntekijöitään palovat. Vaikka kaupan ulkonäössä ja toiminnassa oli ilmeisiä puutteita, jotka oli korjattava, muistion tuloksena oli keskittyä huomio persoonallisuuksiin, ei suoritukseen. Vaikka muistio oli epäilemättä kartaattinen johtajalle lyhyellä aikavälillä, pitkän aikavälin vaikutus oli luottamuksen menetys ja luottamus hänen johtamiskykyyn, päivittäisten jännitteiden lisääntyminen esimiehen ja muiden työntekijöiden välillä , ja todennäköisyys, että tulevat potentiaaliset johtajat ja heidän kertynyt institutionaalinen tietonsa menetetään merkittävästi. Kuinka johtaja olisi voinut käsitellä tilannetta toisin?
Viestintä tehokkaasti: Johtaja
On olemassa useita asioita, joita johtaja voi tehdä parantaakseen viestintätaitojaan:
1. Mieti tilannetta ennen toimenpiteiden aloittamista
Tunteemme houkuttelevat meitä tekemään nopeita päätöksiä pinnallisen näytön perusteella, joka ei ehkä heijasta ongelman todellista luonnetta. Johtaja oletti, että myymälän huono ulkonäkö johtui työntekijöiden ponnistelujen tai huomiotta puuttumisesta. Hän ei katsonut, että useiden myymälöiden työntekijät oli irtisanottu taloudellisen tilanteen takia, kun taas kaupan työmäärä pysyi ennallaan. Jokainen apulaispäällikkö oli vastuussa useammista alueista, joissa työskenteli vähemmän ihmisiä.
Lisäksi jokaista avustajaa oli vaadittu ottamaan palkan alennus suurasiakkaan menetyksen vuoksi, ja jokainen oli huolissaan siitä, että asiakasmenetykset hidastaisivat heidän omaa ylennystä myymäläpäälliköksi. Vaikka pyrkimyksiä ei ollut tarkoitettu, heidän työnsä kärsi todennäköisesti omien huolenaiheidensa takia.
2. Kerää ja vahvista tiedot ennen päätöksen tekemistä
Meillä on taipumus sekoittaa oireet sairauteen ja näin ollen hoitaa oireita kuin taustalla olevaa sairautta. Teknologia antaa meille mahdollisuuden kaapata valtavia määriä dataa ja leikata ja noppaa sitä, jotta se näyttää miltä tahansa haluamallemme. Mutta data edustaa ongelmaa, ei itse ongelmaa. Avustajien työn tarkkaileminen ja heidän puhuminen ja heidän kuuntelemisensa heidän työnsä näkökohdista olisi saattanut johtaa erilaiseen johtopäätökseen kuin mitä johtaja saavutti.
3. Keskity ongelmiin, ei persoonallisuuksiin
Johtajan muistio hyökkäsi jokaisen avustajan luonteen perusteella väittämällä, että he olivat laiskoja, hyljänneet tai pettäneet hänet. Seuraukset tehostivat muistion emotionaalista taustaa, varjoittaen sen tosiasiallisen sisällön ja tarkoituksen.
Assistentit reagoivat vastauksena tunteisiin pysähtymättä harkitsemaan tosiseikkojen paikkansapitävyyttä tai yrittämättä antaa johtajalle mitään selityksiä. Aina käsitellessään aiheita, joilla voi olla tunnepitoista sisältöä, "24 tunnin säännön" tulisi olla voimassa: Älä lähetä sähköpostia, viestejä, kirjeitä, muistioita tai raportteja muille, ennen kuin sinulla on päivä pohtia sen sisältö ja oletko varma, että se välittää tosiasiat ja haluamasi sävyn.
4. Hallinnoi yksilöitä, ei ryhmiä
Johtajan muistio osoitettiin kaikille ja kenellekään. Täsmällisyyden puuttuminen antoi jokaiselle vastaanottajalle mahdollisuuden välttää henkilökohtaista vastuuta, koska kukin tunsi omat ponnistelunsa täyttävän odotukset. Seurauksena on, että muistio ei onnistunut saamaan toivottua tulosta ja pahensi jo jo koskettavaa työympäristöä. Ryhmäviestintä on täydellinen yleisen tiedon, koulutuksen ja kiitoksen tarjoamiseen; niitä ei kuitenkaan pidä käyttää yksittäiseen ohjaukseen tai kritiikkiin. Muista, kiitosta julkisesti ja kritisoida yksityisesti.
5. Tapaa alaisia kasvokkain
Kirjallisten sanojen tarkoitus ja tarkoitus ilman fyysisen läsnäolon tilannetta ymmärretään usein väärin, ja ne voivat johtaa sekaannukseen ja ristiriitoihin. Ei voi korvata sitä, että etsit jonkun silmältä ja näet hänen reaktionsa keskusteluun sisällön selventämiseksi ja ymmärryksen ja yhteisymmärryksen varmistamiseksi..
Johtajat piiloutuvat usein muistioiden ja muistiinpanojen taakse ikään kuin heidän alaisensa olisivat robotteja, jotka siirretään paikoilleen ja ohjelmoidaan. Menestyneet johtajat pyrkivät kuitenkin henkilökohtaiseen sitoutumiseen ja rakentavat luottamuksen, keskinäisen kunnioituksen ja jaetun kokemuksen siltoja. Ole fyysisesti käytettävissä ja “kävele kävelyllä” ja kerro ihmisillesi, että olet heidän kanssaan hyvien ja pahojen kautta.
6. Määritä tehtävät suoraan ja selvästi
Ihmiset toimivat parhaiten, kun tietävät, mitä heiltä odotetaan. Hyvät johtajat yksilöivät tavoitteet ja toimenpiteet yksinkertaisella, ymmärrettävällä tavalla, osoittavat vastuun yksiselitteisesti ja vahvistavat, että tiedot ymmärtävät ne, joille ne on suunnattu. Hyvät johtajat seuraavat ja antavat korjaavan panoksen varmistaakseen, että kaikki hänen alaisensa ovat samalla sivulla ja työskentelevät kohti samaa tavoitetta.
Johtajan tulisi aina muistaa, että kukaan työntekijä ei ota työtä odottaen, että hänet huomioidaan, huomiotta jätetään tai hänellä ei ole merkitystä työssä. Työntekijät haluavat, että heidän ikätoverinsa pitävät heistä ja arvostavat niitä ja ovat ylpeitä työnantajastansa. Johdon haasteena on ylläpitää ja kehittää edelleen tätä työntekijöiden innostusta ja sitoutumista, jopa stressin aikana.
Virheet ovat osa kasvamista, ja epäonnistuminen ja kurssin korjaaminen ovat säännöllisiä tapahtumia liiketoiminnassa ja elämässä. Suhtautuminen alaisten kanssa niin, kuin haluat, että sinusta kärsitään samanlaisessa tilanteessa, on paras tapa, jonka johtaja voi suorittaa.
Viestintä tehokkaasti: Työntekijä
Ystäväni, apulaisjohtaja, voi myös oppia tästä tapahtumasta. Hänen reaktionsa, vaikka se oli ymmärrettävää, pahensi tilannetta turhaan. Seurauksena hän ja muut avustajat kärsivät turhasta huolestumisesta ja hukkasivat aikaa ja vaivaa harkitseessaan keskenään kokemaansa vääryyttä. Tämä aika ja energia olisi voitu käyttää paremmin kaupan ongelmien ratkaisemiseen ja asiakaspalvelun parantamiseen. Vaikka hän eikä muut avustajat eivät voineet vaikuttaa johtajan tunteisiin, jotka johtivat muistioon, heidän vastauksensa siihen oli heidän hallussaan.
Jos asetat samanlaiseen tilanteeseen, sinun tulee:
1. Älä koskaan räätälöi kriitikkoa
Annoit tai vastaan kritiikkiä, sen tulisi perustua havaittuihin toimiin ja tuloksiin, ei tarkoitukseen. Minkään toiminnan takana on mahdotonta tietää motiiveja, vain toiminnan fyysiset vaikutukset ja lopputulos. Seurauksena on, että kritiikki on annettava ja hyväksyttävä tunneettomasti, tarkastettava sen pätevyyden ja asianmukaisuuden suhteen ja toteutettava, kun toiminta on perusteltua..
Toisin sanoen, älä ole liian herkkä tai puolustava, kun saat palautetta. Harkitse saatuja tietoja tarkoituksenaan saada erilainen tulos, ei henkilökohtainen hyökkäys.
2. Ymmärrä tilanne
Tässä tapauksessa kritiikin syynä oli myymälän fyysinen kunto ja ulkonäkö. Muina aikoina rakentava kritiikki on osa säännöllistä työntekijöiden suorittaman suorituksen arviointia, jonka tarkoituksena on antaa molemmille osapuolille palautetta. Käytä molempia mahdollisuuksia luodaksesi suhteesi ja saadaksesi tietoa. Käytä arvostelua tilaisuutena saada ja antaa tietoja, jotka muuten saattavat jäädä huomaamatta.
3. Ole ymmärtäväinen
Aina kun saat perusteettoman henkilökohtaisen hyökkäyksen tai kritiikin, tunnusta lähde ja sen olosuhteet ennen hyppäämistä johtopäätökseen. Valitettavasti ihmisillä on huonoja päiviä, ja he vastaavat usein hyökkäämällä toisiin pienestä tai ilman syytä. Kun päät ovat viileämpiä ja paineet ovat vähemmän, ota yhteyttä hyökkääjään saadaksesi lisätietoja ongelmasta ja siitä, kuinka voit olla osa ratkaisua. Saatat huomata, että hyökkäyksen kannustin oli lähettäjän ylireagointia tai että sillä ei ollut mitään tekemistä sinun tai työsi kanssa.
4. Opi virheistäsi
Urasi vaiheesta riippumatta voit jatkaa oppimista. Työelämäsi aikana työskentelet eri kykyjen ja kykyjen esimiesten kanssa. Jotkut muistat heidän erinomaisen johtajuutensa takia, kun taas toiset muistat koska he olivat niin köyhiä johtajia. Jopa jälkimmäinen voi opettaa sinulle jotain.
Tässä tapauksessa ystäväni oppi tuntemaan itsensä, kun hänet syytettiin perusteettomasti huonosta suorituksesta. Toivottavasti hän muistaa tunteensa ennen kuin hän tekee samoja virheitä ihmisten kanssa, jotka raportoivat hänelle tällä hetkellä tai tulevaisuudessa. Joskus huonot esimerkit ovat tehokkaampia kuin hyvät.
Lopullinen sana
Johtaminen ja johtaminen on opittu taito. Tehokkailla johtajilla on kokemusta taajuuksien molemmilta puolilta ottaen ohjeita ja antamalla heille. Ja yrityksen menestys liittyy suoraan sen johtajien taitoihin ja kykyyn johtaa työntekijöitä vaikeina ja testausaikoina.
Analysoimalla ja harkittuasi viestinnässäsi sekä alaisten että esimiesten kanssa, voit oppia paremmin johtamaan missä tahansa asennossa. Tällä tavalla et vain suojaa tulevaisuudennäkymiäsi nousta yrityksesi riveille, vaan luo myös tuottavamman ja paremman työympäristön itsellesi ja kollegoillesi.
Mitä muita tehokkaita viestintävinkkejä voit ehdottaa?
