Mikä on yhteistyöhön - Hyödyt ja haitat, jaetun toimistotilan piilokustannukset

Jos harkitset siirtymistä coworkingiin, harkitse kaikki kustannuksista ennen sukellusta.

Mikä on yhteisöllinen?

Coworking on toimistojen jakamisjärjestely yksilöiden ja (joskus) pienten yritysten välillä. Joissain tapauksissa järjestely on hyvin epävirallinen: Liiketilan omistaja, joka omistaa tai vuokraa liian suuren toimistotilan, vuokraa sitten työpöydät ja toimistot muille. Yhteistyötilat toimivat myös muodollisena liiketoimintana, vuokraten työ- ja toimistotilaa freelancereille, puhelinmiehille ja jopa liikematkustajille. Toimintamallit vaihtelevat. Jotkut työtoimistoyritykset veloittavat päivä-, viikko- tai kuukausivuokran, kun taas toiset myyvät jäsenyyksiä, joiden avulla jäsen voi käyttää työtilaa ja sen mukavuuksia. Työpaikat eivät yleensä käytä pitkäaikaisia ​​jäsenyyssopimuksia tai vuokrasopimuksia.

Tilajärjestelyt coworking-toimistossa myös vaihtelevat. Jotkut työtoimistoyritykset vuokraavat työpöydän ensin tullutta palvellaan ensin - tulet kannettavan tietokoneesi työskentelemään joka päivä ja istut kaikissa käytettävissä olevissa työtiloissa. Muut toimistot ovat muodollisempia ja jakavat työpisteitä tai toimistoja jäsenille. Tilasta ja järjestelystä riippuen sinulla voi olla muodollisia toimistoja ja avoimia istuimia.

Jotkut työtilojen omistajat tarjoavat toimistotilan ja yhteisen mukavuuksien käytön lisäksi myös aktiivisesti jäsenten välistä yhteistyötä sponsoroimalla verkottumistapahtumia tai ”tutustumalla sinut” -sivustoille, joiden avulla jäsenet voivat esitellä itsensä toisilleen..

Miksi työpaikat?

Vaikka kotoa työskenteleminen on hyvä vaihtoehto joillekin, toiset päättävät vuokrata ja työmatkaa työtoveritoimistoon päivittäin. Tästä syystä:

1. Vähentynyt stressi
Työstä jättäminen toimistolta on paljon helpompaa, kun sinulla on tosissaan toimisto poistua. Kotoa työskenteleminen voi olla stressaavaa, etenkin jos siellä ei ole kotitoimistoa tai erillistä työtilaa, johon vetäytyä. Jotkut kotona työskentelevät ihmiset tuntevat syyllisyyttä, jos he eivät työskentele koko ajan. Tämä voi luoda jännitteitä muiden perheenjäsenten kanssa ja vaikeuttaa myös rentoutumista.

2. Parannettu aikahallinta
Lapset, lemmikkieläimet, naapurit, toimituskuljettajat, televisiot, keittiöt ja kirjat ovat kaikki suuria häiriötekijöitä. Monien mielestä työpäiväkatkojen minimointi on vaikeaa, ja lukuisat keskeytykset voivat muuttaa kahdeksan tunnin työpäivän 12 tai 14 tunnin yhdeksi.

3. Lisää sosiaalista vuorovaikutusta
Tämä ei ole tärkeää kaikille, mutta jotkut ihmiset arvostavat lähtöä ja mahdollisuutta puhua ja olla vuorovaikutuksessa muiden kanssa liiketoimintaympäristössä.

4. Verkottumismahdollisuudet
Työtoverit voivat olla suuria näkymiä tai lähteitä.

5. Ammattimainen asetus
Työtoimisto tarjoaa etätyöntekijöille ja freelancereille ammattitaitoisen, hiljaisen vaihtoehdon tapaamiseen asiakkaiden kanssa kotona tai kahviloissa.

6. Alhainen huoltovaatimus
Työtilojen johto tai omistajat kantavat vastuun toimistojen ja yhteisten laitteiden ylläpidosta.

7. Halvempaa ja vähemmän riskialtista kuin yksityisten toimistojen vuokraus
Yksityisen toimiston vuokraus, etenkin suurkaupungissa, on hieno vaihtoehto. Vuokrat ovat yleensä korkeat, samoin kuin toimiston kalustamisesta, toimistotarvikkeiden ostamisesta, kiinteistöjen laskujen maksamisesta, tilan puhdistamisesta ja urakoitsijoille tarvittavista rakennuksen kunnossapitotöistä aiheutuvat kustannukset. Lisäksi monet kaupalliset vuokranantajat vaativat vuokralaisia ​​allekirjoittamaan pitkäaikaisia ​​vuokrasopimuksia. Vuokralaiset, joilla on kassavirtaongelmia tai jotka joutuvat lähtemään kaupungista liikematkoille, voivat joutua maksamaan vuokranmaksun, vaikka heillä ei olisi siihen varaa tai jotka eivät tarvitse tilaa. Yhteisyrityksen avulla jäsenet voivat jakaa apuohjelmien, Internetin ja toimistolaitteiden kustannukset tarjoamalla samalla lyhytaikaisia ​​jäsenyyssuunnitelmia.

Coworking piilokustannukset

Vaikka työtoverit voivat olla kätevä ja kustannustehokas vaihtoehto kotona työskentelemiseen tai liiketoimiston vuokraamiseen, on tärkeää olla tietoinen joistakin selvästi vähemmän kustannuksista, jotka aiheutuvat työskentelystä yhteisessä tilassa. Tietenkin, jos olet tottunut työskentelemään perinteisessä toimistossa, nämä kustannukset eivät välttämättä ole niin "piilotettuja", mutta jos olet työskennellyt kotoa, jotkut näistä kuluista kohtaavat (tai kohtaavat uudelleen), saattavat kiinnostaa sinua vartija.

1. Työmatka
Ellei työtoverisi ole kävelymatkan päässä kodistasi, sinun on otettava huomioon työmatkakulut. Hinnat vaihtelevat, mutta sisältävät kaasun, auton ylläpidon ja julkisen liikenteen hinnat. Työmatka lisää myös palkatonta aikaa työpäiväsi. Ja työpaikan pysäköintitilanteesta riippuen joudut ehkä maksamaan myös pysäköintimaksut.

2. Lasten ja lemmikkien hoito
Jos aiot viettää koko päivän työskentelemällä poissa kotoa, saatat joutua maksamaan lastenhoito- tai lemmikkihoitopalvelut.

3. Ruoka ja juoma
Kun työskentelet kotoa, sinulla on keittiö, kahvinkeitin ja päivittäistavarat. Jos työskentelet poissa kotoa etkä halua pakata lounasta joka päivä, joudut ostamaan mikroaaltokelpoiset ennakkomahdollisuudet varastoitavaksi toimistossa tai maksamaan lounaat paikallisissa ravintoloissa. Kofeiinipitoisuus on toinen asia: Jotkut työtoimistot tarjoavat kahvia ja kuumaa vettä teelle, mutta paikallisen Starbucksin tai riippumattoman paahtimen sireenilaulu saattaa vetää sinut pöydältäsi useammin kuin haluat. Valitettavasti näiden lattien kustannukset kasvavat nopeasti.

4. Seurustelu
Vaikka pakkaat lounaasi päivittäin ja pidät kiinni kahvista toimisto-K-kuppiautomaatista, ystävälliset toimistokaverit voivat silti pyytää sinua lounaalle, kahville tai jälkityöjuomille. Jos olet yksinäinen tyyppi tai et välitä verkottumisesta, näiden tarjousten hylkääminen ei välttämättä ole ongelma. Mutta jos haluat seurustella, mene eteenpäin ja laske uudelleen viihdebudjettisi näiden verkostoitumistoimintojen mukauttamiseksi.

5. Varastointi
Jotkut yhteisötilat vuokraavat säilytyslokeroita jäsenille, joilla ei ole pysyvää työpöytää. Kaapien vuokrauksen etuna on, että sinun ei tarvitse kuljettaa kannettavaa tietokonetta ja muita tarvikkeita kotiin joka ilta. Haittana on, että vuokra on lisäkustannus.

6. Teknologia ja elektroniikka
Yhteistyötilat eivät yleensä sisällä tietokoneen käyttöä, joten suunnittele oman kannettavasi tuominen töihin. Tuo kannettavan tietokoneesi lisäksi kaikki haluamasi oheislaitteet, kuten iso näyttö, ergonominen näppäimistö tai ohjauspallo. Vaikka näiden esineiden vetäminen päivittäin töihin ja työstä on mahdollista (samoin kuin niiden unohtaminen kotona), saatat paremmin säästää vaivaa ostamalla toisen sarjan oheislaitteita työpaikalle..

7. Toimistopalvelut
Kaikkia yhteisötiloja ei luoda yhtäläisiä. Jotkut toimistot tarjoavat jaetun kopiokoneen / tulostimen / faksilaitteen ilmaisen käytön, kun taas toiset toimistot saattavat veloittaa tästä käytöstä. Samoin jotkut toimistot sisällyttävät vuokralle langattoman veron, kun taas toiset veloittavat ylimääräisestä yhteydestä tai vaativat sinua toimittamaan oman hotspot-järjestelmän turvallisuussyistä. Ennen sopimuksen allekirjoittamista on tärkeää tietää tarkalleen, mitä vuokra kattaa, jotta voit ottaa huomioon ylimääräiset kulut.

8. Toimistotarvikkeet
Suunnittelet ostaa omia kynääsi, kirjekuoria, niittejä, paperiliittimiä ja muita tavanomaisia ​​tarvikkeita.

9. Vaatteet
Yhteistyö tarkoittaa, että et voi enää työskennellä pyjamassa sotkemattomilla hiuksilla. Vaikka suurin osa toimistoista ei määrää pukeutumiskoodia, on olemassa yleinen odotus, että jäsenet näyttävät kokoonpantuina ja edustuskelpoisina. Lisäksi työmatkalla liikkuminen lisää vaatteiden ja kenkäsi kulumista, kun rohkaiset elementtejä. Valmistaudu kasvattamaan vaatteitasi ja henkilökohtaista trimmaustalousbudjettiasi, kun kirjaudut sisään työtoverille.

10. Snifflien hoito
Jos olet koskaan työskennellyt toimistossa, sinulla todennäköisesti ei ole niin rakastettuja muistoja vilustumisesta, punoksesta ja muista sairauksista, jotka ovat säännöllisesti vallanneet työpaikan. Valitettavasti jaettu työtila tarkoittaa jaettuja bakteereja, joten valmista immuunijärjestelmäsi ikävään shokkiin.

11. Verot
Yhteisyrityksen jäsenmaksut tai vuokra voivat olla verovähennyskelpoisia, mutta niin ovat myös kotitoimiston kulut. Keskustele veroneuvojasi selvittääksesi, vaikuttaako siirtyminen yhteisötilaan vai ei verovelvoitteesi, ja jos se vaikuttaa, kuinka paljon.

12. Vakuutus
Tarkista vuokrasopimuksesi tai liittymissopimuksesi selvittääksesi, onko tila vakuutettu ja kattaako vakuutus sinulle, asiakkaillesi tai vierailijoillesi sattuneita onnettomuuksia tai tappioita. Jos näin ei ole, keskustele vakuutusasiamiehen kanssa saadaksesi tietoa suojausvaihtoehdoista. Tämä on tärkeä kysymys, joten kannattaa ehkä ajaa toimiston vakuutusturva lakimiehenne ohi.

13. Varkaus
On yleistä, että työtilojen turvallisuus on turhaa, varsinkin kun jäsenet tulevat ja menevät vapaasti ilman todellista valvontaa. Valitettavasti tämä tekee työsi ja henkilökohtaiset esineesi alttiiksi varkaudelle.

Kustannusten minimointi

Lisäkustannuksista huolimatta monet ihmiset kokevat, että työtoverit tarjoavat suuria etuja perinteisiin koti- tai liiketoimistoihin nähden. Jos päätät allekirjoittaa coworking-sopimuksen, tässä on joitain tapoja minimoida kustannukset:

1. Ennakkomaksu vuokrasta tai jäsenyydestä
Jotkut yhteisötilat tarjoavat alennuksia jäsenille, jotka maksavat ennakkomaksun tai vuokraavat. Kysy tilapäälliköltä, jos tämä on mahdollista. Jos näin on, neuvottele myös kirjallinen palautussopimus, jos sinun on poistuttava kaupungista tai palattava kotitoimistollesi.

2. Katso kuukausivuokrauslukujen ulkopuolelle
Muista, että työtoverin todelliset kustannukset eivät ole vain vuokraasi tai kuukausimaksuja. Ota selvää, mikä sisältyy työkavereiden jäsenyyteen ja mikä maksaa ylimääräistä. Vain sitten pitäisikö sinun murskata numeroitasi.

3. Sijainti, sijainti, sijainti
Valitse mahdollisuuksien mukaan kotisi lähellä oleva työpaikkatila. Läheisyys tarjoaa sinulle mahdollisuuden säästää työmatka-aikaa ja -kuluja samalla kun voit ajaa kotona lounaalle. Jos kodin lähellä ei ole työtiloja, yksinkertaista elämääsi ja säästä aikaa valitsemalla toimisto, joka on lähellä ostosmahdollisuuksia, pankkitoimintaa, terveyskerhoja tai suosikkikohteitasi. Jos matkustat paljon tai työskentelet usein ulkopuolella olevien asiakkaiden kanssa, etsi toimistoa lähellä lentokenttää. Haluat myös ottaa huomioon sellaiset tekijät kuin pysäköinti ja julkisen liikenteen läheisyys. Aika on rahaa, varsinkin jos olet freelancer, joten älä aliarvioi saavutettavuuden merkitystä toimistoa valittaessa.

4. Varastoi lounas ja välipalat paikan päällä
Jos työtilaasi sisältyy keittiö, pidä jäätyneitä ruokia, mikroaaltokelpoisia keittoja ja voileipäkiinnikkeitä toimistossa. Osta iso säilytysastia, kirjoita nimesi siihen pysyvällä merkinnällä ja täytä se voileipäkääreillä, leivonnaisilla ja juustoilla, jotta voit tehdä omia lounaita. Näiden esineiden hankkiminen vähentää houkutusta ruokailla ulos tai antaa ruokaa toimittaa.

5. Hyödynnä kahvila- ja ravintolakampanjoita
Sinun pitäisi milloin tahansa välttää täyden hinnan maksamista. Monet ravintolat tarjoavat halpoja lounas erikoistarjouksia, joten muista kysyä paikallisilta ravintoloilta lounasvalikoitaan. Jotkut kahvilat tarjoavat alennusta, jos tuodaan oma muki tai termos. Kysy myös suosikkipysäkkeistäsi punch -kortin kanta-asiakasohjelmista.

6. Tee julkisen liikenteen työmatkoista tuottavia
Jos et saa autoja, käytä työmatkan aikaa seurataksesi ammatillista lukemista tai tarkistaaksesi sähköpostia. Jos liikkumisen lukeminen ei tue sinulle, kuuntele alan podcasteja matkalla toimistoon.

7. Katso lähiliikenteen veroetuja
Jos olet etätyöntekijä, selvitä osallistuuko yrityksesi lähiliikenteen veroetuohjelmaan, jonka avulla voit maksaa julkisen liikenteen kulkulukemat verojen edeltävillä dollareilla, jotka on vähennetty palkkasummastasi. Nämä ohjelmat voivat säästää satoja dollareita vuosittain.

8. Tarkista Transit Pass -asetukset
Seuraa, kuinka paljon kulutat kuukausittain bussi- ja junahintoihin. Monet julkisen liikenteen yritykset tarjoavat useita hintarakenteita, joten tarkista jokainen vaihtoehtosi varmistaaksesi, että saat parhaan tarjouksen.

9. Neuvottele sopimukset paikallisten yritysten kanssa
Paikalliset kauppiaat, jotka eivät ole tietoisia yhteisötilasta, saattavat olla halukkaita tarjoamaan erikoistarjouksia sen jäsenkunnalle. Keskustele työyhteisösi johtajan kanssa saadaksesi selville, onko hän halukas puhumaan paikallisten yritysten kanssa erikoisalennusten tarjoamisesta sinulle ja toimistokavereillesi.

Lopullinen sana

Teknologia tekee työtoverista erinomaisen vaihtoehdon freelancereille ja etätyöntekijöille, jotka eivät halua työskennellä kotoa. Silti on tärkeää tunnustaa kaikki työtoveriin liittyvät lisäkustannukset. Näiden kulujen sisällyttäminen budjettisi ennen päättämistä liittyä yhteisötilaan on viisas ja välttämätön askel yrityksen ja henkilökohtaisen talouden hallinnassa.

Käytätkö työpaikkaa? Kuinka se toimii??