6 Kotitoimiston organisaation ideat ja vinkit

Jos työskentelet kotoa, on välttämätöntä suojata työtilasi ja yrityksesi kehittämällä toimiston hallintasuunnitelmaa. Hyvä kotitoimiston hallinta vahvistaa ammattitaitoasi ja kasvattaa voittoa riippumatta siitä, hankitaanko se ergonomisesti oikeita kotitoimistokalusteita tai kehittää varmuuskopiointisuunnitelma tietokoneen ja Internetin toimintahäiriöiden varalta..

Kotitoimiston hallintavinkkejä

1. Luo erillinen työtila

On viisasta luoda erillisyyden tunne kotitoimistossasi, vaikka työtilasi olisi osa toista huonetta tai kellarin nurkassa. Vaikka erillisen huoneen käyttäminen ei olekaan aina mahdollista, yritä parhaasi mukaan löytää kotisi kohta, joka on ”toimistosi alue”. Jos sinulla ei ole seiniä tai väliseiniä toimistosi alueelle, voit luoda mielenrajoja rajoittamalla työtehtäväsi (mukaan lukien puhelinkeskustelu ja sähköpostiin vastaaminen) tähän sijaintiin.

On monia syitä, miksi talosi alueen syventäminen nimenomaan vain työtä varten on tärkeää:

• Selkeästi määritelty kotitoimistotila asettaa rajat sekä sinulle että kotitalouden jäsenille. Lapset, kämppikset, puolisot ja kumppanit oppivat kunnioittamaan tarvetta keskittyä työhösi, jos he tunnistavat helposti, kun työskentelet, eivätkä ole käytettävissä henkilökohtaisten tai perhekysymysten käsittelemiseen.
• Se vähentää riskiä, ​​että työhön liittyvät paperityöt ja laitteet katoavat muualla kodissasi.
• Se auttaa sinua luomaan ammatillisen läsnäolon tapaamalla asiakkaita.
• Jos aiot käyttää kotitoimiston verovähennystä, on helpompi puolustaa tarkastusta vastaan, jos pystyt osoittamaan, että työsi tapahtuu kotisi alueella, jota käytetään yksinomaan työhön.

2. Mene Pro toimistotarvikkeiden ja huonekalujen kanssa

Isoäitisi antiikkipöytä ja tuolisarjat saattavat näyttää kauniilta, mutta se on todennäköisesti ergonominen ja organisatorinen painajainen. Varmista, että kotitoimistossasi on mukava työtuoli ja hyvin suunniteltu tietokonepöytä suojaamaan itseäsi kehon rasitukselta ja vähentämään sotkua.

Sinun ei tarvitse ostaa näitä kappaleita uusia - tutustu Craigslistiin löytääksesi henkilöitä ja yrityksiä, jotka myyvät vanhoja toimistokalusteita. Toinen vaihtoehto on löytää, löytyykö läheltäsi toimistokalustekauppoja, jotka käsittelevät käytettyjä huonekaluja - jotkut saattavat jopa toimittaa ne. Pidä silmäsi kuivalla liiketoiminnan ulkopuolella tapahtuvaa myyntiä varten, koska nämä kaupat myyvät usein kalusteitaan, toimistokalusteitaan ja jopa toimistolaitteita (kuten tietokoneita ja tulostimia) yrittäessään selvittää varastonsa..

3. Luo erilliset sähköposti- ja puhelintilit

Viestinnässä on parasta välttää liiketoimintaa sekoittamasta iloon. Et halua, että lapsesi vastaavat asiakkaan puheluun, etkä halua ottaa riskiäsi sisällyttää asiakkaasi joukkoviestiin, joka sisältää uusimmat lolcats-meemit. On myös helppo jättää huomiotta tai jättää käyttäjien sähköposteja ja viestejä unohdamatta, jos he tulevat henkilökohtaisiin postilaatikoihisi ja tileihisi.

Jos et halua häiritä erillistä puhelinlinjaa, voit silti hankkia erillisen numeron, joka yhdistetään vastaajaan, jolloin voit vastaanottaa viestejä asiakkailta ja mahdollisilta käyttäjiltä, ​​jotta voit soittaa heille takaisin rauhassa..

4. Hyödynnä kotitoimistopalveluita

Tutustu toimisto- / yrityspalveluihin, joita tarjoavat paikalliset kopiokaupat sekä yritysketjut, kuten FedEx Office tai omalla alueellasi oleva UPS Store. Monet näistä paikoista kohdistavat palvelunsa pienten ja kotiyritysten omistajille, joilla ei ole postihuonetta tai joilla ei ole varaa palkata tukihenkilöstöä.

Palvelut vaihtelevat sijainnin mukaan, mutta kopiointipalveluiden, yksityisten postilaatikoiden ja pakettikuljetusten lisäksi nämä kaupat voivat myös hyväksyä paketteja puolestasi (mikä on tärkeää, jos saat paljon toimituksia) ja voivat jopa tarjota asiakkaille ilmaisia ​​ja alhaisia -kustannustietokoneen käyttö.

5. Tee varmuuskopiointisuunnitelmat

Kukaan ei halua ajatella tapahtumia, jotka voisivat ohittaa niiden liiketoiminnan, mutta jos olet pienyrityksen omistaja, on tärkeää, että teet niin. Jos et tunnista yritykseesi kohdistuvia uhkia, joudut rypistämään, kun asiat eivät mene suunnitellusti.

Luonnonkatastrofeista pitkäaikaisiin sairauksiin olosuhteiden muutos voi lopettaa yrityksesi, jos et pysty jatkamaan työskentelyä. Jopa lyhytaikainen ongelma, kuten sähkökatkos tai tietokoneen toimintahäiriö, voi vahingoittaa yritystäsi, jos et pysty täyttämään asiakkaan määräaikaa tai käsittelemään tilauksia tehokkaasti..

Suurten tapahtumien suunnittelu
Luonnonkatastrofit, terrorismi, kansalais levottomuudet tai sairauksien puhkeamiset voivat olla tuhoisia niin suurille kuin pienillekin yrityksille, ja jopa parhaiten suunnitellut suunnitelmat voivat vaikeuttaa yksittäisten yritysomistajien saamaan yritystoiminnansa uudelleen omaksi. Yhdysvaltain pienyritysten hallinto tarjoaa verkkosivuillaan kattavaa tietoa liiketoimintakatastrofien suunnittelusta, samoin kuin hallituksen ohjelmista, jotka voivat auttaa yrityksen omistajia palauttamaan toimintansa sen jälkeen, kun suuri tapahtuma aiheuttaa häiriöitä yhteisössä.

Suunnittelu odottamattomalle
Asioita, jotka voivat häiritä kykyäsi saada työtä, ovat sähkö- ja laiteviat, laiteviat, sairaudet, loukkaantumiset ja perheen hätätilanteet. Vaikka jotkut näistä olosuhteista ovat väistämättömiä, riskit menettää asiakkaita ja asiakkaita, jos et pysty noudattamaan määräaikoja, lähettämään tuotteita ajoissa tai yksinkertaisesti tarjoamaan normaalin palvelutasosi.

Tässä on ideoita yleisten skenaarioiden hallintaan:

• Tunnista online-paikat. Tarkista lähiympäristöstäsi paikkoja, joissa on langaton internet ja joiden avulla asiakkaat voivat käyttää palvelua pitkään. Kahvilat, kopiokaupat, laivakaupat ja julkiset kirjastot ovat kaikki mahdollisia paikkoja, joissa löytyy WiFi. Myös ystävien ja perheen kodit voivat olla hyviä paikkoja verkkoon pääsyyn - muista soittaa ja kysyä ennen kuin lähdet! Tunnista useita työystävällisiä hotspot-alueita omalla alueellasi ja tee muistiin niiden aukioloajat, jotta et tuhlaa aikaa siirtyessäsi paikasta toiseen, kun Internet kaatuu.
• Katso maksutelevisiolaajakaistaa. USB-modeemin ja pay-as-you-go-laajakaistan avulla voit pysyä kotona, jos tavallinen Internet-palvelu sammuu.
• Varmuustekniikka. Vaikka tiedostojen ja projektien varmuuskopiointi on hyvä idea, sinulla tulisi olla myös joitain varmuuskopiointitekniikoita, jos tietokoneesi menee Fritz-levylle. Helpoin tapa tehdä tämä on ostaa edullinen kannettava tietokone tai netbook, jota voit käyttää, jos ensisijainen tietokoneesi menee alas. Vaikka voit pitää sen sijaan vanhemman työpöydällä olevan mallin käsillä, se ei ole kannettava tai ladattava, mikä tekee siitä hyödyttömän, jos kärsit sähkökatkoksesta samanaikaisesti tietokoneen toimintahäiriön kanssa. Voit myös tutkia varmuuskopiopalveluita, kuten Backblaze ja Mozy.
• Osta keskeytymätön virtalähde (UPS). UPS voi suojata koneesi virtapiireiltä ja antaa sinulle tarpeeksi aikaa sammuttaa työpöytäjärjestelmäsi - sekä lähettää pikaviestin asiakkaille ilmoittaaksesi, että olet jonkin aikaa ilman virtaa. Amazonista voi löytää keskeytymättömiä virtalähteitä niin alhaalta kuin 50 dollaria.
• Pidä paperikopio tärkeistä tiedoista. On hyvä idea saada paperikopio asiakkaasi yhteystiedoista, jotta voit pitää yhteyttä heihin, vaikka et pääse Internetiin tai tietokoneesi tiedostoihin.

6. Tiedä milloin on aika siirtyä uuteen tilaan

Vaikka monet ihmiset pystyvät toimimaan kotiyrityksessä onnistuneesti, saatat joutua kohtaan, jossa ei ole enää käytännöllistä työskennellä kotona, ainakin kokopäiväisesti. Ehkä sinun on tavata säännöllisesti henkilökohtaisesti asiakkaiden kanssa, varastoida paljon inventaarioita tai työskennellä ympäristössä, jolla on vähemmän häiriötekijöitä.

Harkitse sellaisia ​​yhteistyötiloja, joiden avulla voit vuokrata työpöydän jaetussa toimistotilassa, jos sinulla ei ole varaa tai et tarvitse koko toimistoa. Monet yhteistyötilat antavat sinun vuokrata tilaa tarpeidesi mukaan, joten sinun ei tarvitse sitoutua kokopäiväiseen sopimukseen, jos tarvitset vain tapaamisen asiakkaita pari kertaa kuukaudessa. Toinen vaihtoehto on toimistojen jakaminen, jonka avulla voit jakaa toimistokustannukset kumppaniksi toisen toimistovuokralaisen tai omistajan kanssa.

Lopullinen sana

Kotiin tekemisen haasteet ja palkkiot voivat pysyä tasapainossa, kun perustat kotitoimiston, joka toimii hyvin. Muista, että yksikään toimisto ei toimi itse. Hyvien päätösten tekeminen ja itsekurin käyttäminen auttavat pitämään yrityksesi sujuvana pitkän matkan ajan.

Mitkä ovat parhaimpia vinkkejä kotitoimistosi tai työtilasi tehokkaaseen pitämiseen?