Kuinka luoda kotirekisteröintijärjestelmä arkistointia varten

Mutta vuotuisten verojen suorittaminen ei ole ainoa syy, että hyvä arkistointijärjestelmä on käytössä. Tärkeää on säilyttää kuitit osoittaaksesi, kuinka paljon olet maksanut kiinteistöstä ja sijoituksista, sekä todistaa, kun ostot tehtiin. On melkein mahdotonta saada lainaa paljastamatta tulojasi ja menojasi koskevia tietoja.

Paperityön seuraaminen on välttämätöntä, ja se voi aiheuttaa ongelmia valmistautumattomille ja järjestäytymättömille. Järkevän kotirekisteröintijärjestelmän luominen voi kuitenkin olla melko yksinkertaista.

Arkistojärjestelmän asentaminen

Jos et ole vielä siirtynyt paperittomaan järjestelmään, jolla voit tallentaa asiakirjoja, voit silti hallita järjestelmää helposti seurataksesi kaikkia tietueitasi..

1. Osta tarvittavat tarvikkeet

Käy suosikkitoimistotarvikekaupassasi ja tee seuraavat ostot:

• Yksi kirjekokoinen taskutiedosto, joka laajenee kolmeen ja puoli tuumaa (noin 3 dollaria)
• Useita tiedostokansiota (alle 1 dollari kukin)
• Tiedostokansioiden tarrat (noin 3 dollaria 250 tarran pakkauksesta)

2. Luo tarroja

Merkitse laajeneva kansio vuodelle. Luo sitten tunniste jokaiselle tiedostokansiolle seuraavasti:

• Henkilökohtaiset kulut, kuten vaatteet, kirjat, päivittäistavarat ja viihde
• Lääketiede / hammas-
• Yleishyödylliset laskut
• Suuret ostot ja kodinparannukset
• tiliotteet
• Investoinnit
• Luottokorttilaskelmat ja kuitit
• Maksa tynkä
• Verotiedot

3. Järjestä asiakirjat ja tiedostot

Kun kansiosi on merkitty, aloita arkistointijärjestelmän järjestäminen. Vuoden edetessä voit lisätä uusia kansioita, jotta voit pitää kuitit uusista luokista, joita sinun pitää seurata, kuten koulutus-, lemmikkieläin- tai matkakulut.

Sijoita tiedostokansiot laajentuvan kansion sisälle ja pidä arkistojärjestelmäsi tukevasti kiinnitettynä laatikkoon tai arkistokaappiin. Aina kun ostat tai laskutat maksua, tee tapana laittaa kuitti välittömästi oikeaan kansioon.

Luo laskujen kansiota auttaaksesi pysymään laskutusmaksujen edessä. Pidä tämä kansio hyvin näkyvässä paikassa, jotta sinua muistutetaan käydä sitä säännöllisesti maksamaan maksamatta olevat laskut. Kun olet maksanut jokaisen laskun, aseta levy sopivaan kansioon arkistointijärjestelmässäsi.

Sinun olisi myös luotava kansio, jonka otsikkona on ”Vaatii huomio”. Jos sinun on esimerkiksi tehtävä kysely epäilyttävistä maksuista luottokortillasi tai jos sinun on otettava yhteyttä myyjään, joka ei ole antanut sinulle luottoa viimeisimmän laskusi maksamisesta, sinun on pidettävä kirjaa tai muistutusta tämä kansio.

Päivittäinen arkistointitapa

Toteuttamalla tämän järjestelmän, voit vähentää hajautettujen papereiden etsimiseen kuluvaa aikaa järjestämällä tiedostosi järjestettyihin, asianmukaisesti merkittyihin tiedostoihin. Luo päivittäinen rutiini tiedostojen ylläpitämiseksi johdonmukaisesti ja kunnolla:

1. Kerää posti ja käy se läpi työpöydälläsi tai keittiön pöydällä.
2. Avaa jokainen postilaatikko ja varaa roskaposti ja kirjekuoret kierrätettäväksi.
3. Aseta laskut "Laskut maksettavaksi" -kansioon.
4. Aseta kuitit oikeaan kansioon. Esimerkiksi lääketieteellisistä palveluista tehdyt yhteenvedot tulee laittaa ”Lääketiede / hammaslääketiede” -kansioon.
5. Kaikkien välitöntä huomiota tarvitsevien tulee mennä Needs Attention -kansioon, jotta voit huolehtia siitä nopeasti.

Mitä pitää ja kuinka kauan

Useimmissa tapauksissa sinun on pidettävä kirjaa vähintään kolme vuotta, koska IRS etsii yleensä kolme vuotta historiastasi verotarkastuksen aikana. IRS voi kuitenkin hakea lisätietoja kolmesta vuodesta historiaasi, joten siksi on suositeltavaa tallentaa tietueet kuudeksi vuodeksi.

Tässä on joitain tietueita, joita sinun tulisi säilyttää kuusi vuotta:

• Kuitit kaikista veroilmoituksessa ilmoittamista vähennyksistä
• Välityslaskelmat liiketoimista, jotka ilmoitetaan veroilmoituksessa
• Veronilmoituksessa ilmoitetut talon tai muun omaisuuden myyntiin liittyvät tiedot
• Pienyrityksesi veroilmoituksessa ilmoitetut tulot ja kulut

Jokainen paperi, joka tukee veroilmoituksessa ilmoitettuja tietoja, tulisi tallentaa kuuden vuoden ajan ilmoittautumispäivästäsi.

On kuitenkin joitain tietueita, jotka haluat säilyttää ikuisesti:

• Veronpalautukset
• sopimuksia
• Omaisuusasiakirjat ja päätöslauselmat
• Tiedot muista eläkesuunnitelmiin osallistumisestasi
• Henkivakuutukset
• Kiinteistösuunnitteludokumentit, kuten valtakirja tai luottamussopimukset

Paperityö hylättävä

Kun olet täyttänyt vuoden veroilmoituksen, jotkut paperityöt voidaan hylätä. Ellei se koske veroilmoitusta, sinun pitäisi voida päästä eroon seuraavista kohteista:

• Pankkitalletuskortit ja pankkiautomaatit
• Palkka-tynkit
• Utility kaapeli lasku kuitit

Lopullinen sana

Nykyisen kaltaista aikaa ei ole mahdollista aloittaa paperityön järjestämistä. Mitä nopeammin perustat järjestetyn arkistointijärjestelmän, sitä nopeammin voit hyötyä turmeltumattomasta kodista tai toimistosta. Saatat myös olla paljon helpompaa käyttää mitä tahansa paperityötä tai tallentaa sitä milloin tarvitset.

Käytätkö kotitiedostojärjestelmää? Mitkä strategiat ovat toimineet sinulle hyvin?

(valokuvalevy: Bigstock)