10 yksinkertaista tapaa parantaa yrityksesi kirjoittamistaitoja

Mieti nyt, kuinka paljon aikaa olet hukannut yrittääksesi salata sähköpostiviestin tai raportin, joka on kirjoitettu huonosti. Sen lisäksi, että lukeminen on turhauttavaa ja ärsyttävää, huono kirjoittaminen voi myös johtaa vakaviin väärinkäytöksiin, menetettyihin mahdollisuuksiin tai jopa työtapaturmiin..

Asia on, että hyvä kirjoitustaido on arvokasta monin tavoin. Ja kun parannat aikaa, voit maksaa merkittäviä osinkoja koko uran ajan. Katsotaanpa useita tekniikoita, joilla voit parantaa yritystoiminnan kirjoitustaidojasi.

Kiinteän kirjoitustaidon arvo

Hyvä kirjoittaminen on välttämätöntä työvoimassa monista syistä.

Ensinnäkin hyvä kirjailija auttaa sinua eristymään joukosta ja parantaa mahdollisuuksiasi ylennykseen tai korotukseen. Se voi auttaa vakuuttamaan pomosi toimimaan projekteissa ja ideoissa, joista olet intohimoinen. Hyvä kirjoittaminen saa sinut näyttämään älykkäämmältä, uskottavammalta ja ammattimaisemmalta. Se auttaa välttämään sekaannuksia ja väärää tulkintaa, luomaan luottamusta ja suhdetta työtovereiden kanssa ja voittamaan asiakkaita.

Hyvä kirjoittaminen on erityisen tärkeää sosiaalisen median käytön lisääntymisen vuoksi. Olemme kaikki nähneet ammattilaisia ​​Twitterissä, LinkedInissä tai Facebookissa kirjoittamalla kirjoitusvirheitä tai käyttäessäsi sanaa väärin. Tämä ei ole vain kiusallista, kun niin tapahtuu sinulle, mutta se voi myös vaikuttaa maineesi ja uskottavuuteesi tulevaisuudessa.

Kirjoituksesi on yksi ensisijaisista välineistä, joissa sinua arvioidaan koko elämäsi ajan. Päivittäin lähettämäsi sähköpostit, tekstit ja raportit ovat fyysinen esitys ja tietue sinä. Ajan myötä nämä edustustot rakentavat mainetta ja vaikuttavat suhteisiin, joita tarvitset menestyäksesi urallasi.

Kirjoituksesi kommunikoi ajatuksesi, ja on tärkeää, että nuo ajatukset välitetään selkeimmällä ja ilmeisimmällä tavalla kuin mahdollista.

Kurt Vonnegut sanoi: ”Miksi sinun pitäisi tutkia kirjoitustyyliäsi sen parantamiseksi? Tee niin kunnioituksen merkiksi lukijoillesi riippumatta siitä, mitä kirjoitat. "

Hyvät viestintätaidot ovat välttämättömyys riippumatta siitä, oletko yrittäjä, joka tarvitsee kirjoittaa loistavan lehdistötiedotteen, johtaja, joka kirjoittaa päivittäin sähköposteja kiireiselle joukkueelle, tai joku uutta työpaikkaa etsittävä henkilö, joka tarvitsee kirjoittaa voittaja saatekirje. Sanoilla on merkitystä elämässä, ja hyödyt suuresti siitä, että osaat käyttää niitä tehokkaasti.

Kuinka parantaa kirjoittamistaitojasi

Suuri kirjoittaminen vie aikaa ja harjoittelua. Kuten ikoninen liikemies David Ogilvy sanoi: ”Hyvä kirjoittaminen ei ole luonnollinen lahja. Sinun on opittava kirjoittamaan hyvin. ”

On olemassa useita tapoja, joilla voit nopeasti parantaa parannuksia omaan kirjoituksesi.

1. Ajattele ennen kirjoittamisen aloittamista

Ennen kuin aloitat kirjoittamista, lopeta ja mieti, mitä haluat ja täytyy sanoa. Kysy itseltäsi: "Mitä tämän henkilön on tiedettävä tai ymmärrettävä tämän sähköpostin lukemisen jälkeen?"

Voit käyttää myös ”5 W + H”, jota kaikki toimittajat käyttävät työhönsä tekeessään:

• Kuka: Kuka on minun yleisöni?
• Mitä: Mitä heidän on tiedettävä?
• Kun: Milloin tämä pätee, milloin tämä tapahtui tai milloin heidän on tiedettävä se?
• Missä: Missä tämä tapahtuu??
• Miksi: Miksi he tarvitsevat näitä tietoja?
• Miten: Kuinka heidän tulisi käyttää näitä tietoja?

Sinun on myös kysyttävä itseltäsi: "Pitäisikö minun todella lähettää tämä sähköposti?"

Jokaisen alan ammattilaiset ovat hukassa sähköpostien kanssa joka päivä, joista monet ovat tarpeettomia. Säästä itsesi ja lukijasi aika varmistamalla, että jokainen lähettämäsi sähköpostiosoite on todella tarpeellinen ja osuva.

2. Pidä se lyhyt

Kun olet tunnistanut, mitä sinun on sanottava, mene kohtaan nopeasti. Ihmiset painostavat aina aikaa, ja he arvostavat lyhyyttäsi.

Tarvitsetko vakuuttavampaa? Pysäytä ja mieti, kuinka turhautuneena tunnet, kun olet lukenut sähköpostin, joka on kolme kertaa pidempi kuin sen on oltava, ja tärkeimmät kohdat on haudattu alareunaan. Se on ajanhukkaa ja energiaa, totta?

Älä tee yleisöäsi käymään läpi tätä - ole lyhyt.

Se voi auttaa ajattelemaan Miten ihmiset lukevat. Romaani Elmore Leonard tarjoaa ytimekäs, mutta hieno neuvoja, kun hän sanoo: "Yritä jättää pois se osa, jonka lukijat yleensä ohittavat." Yleensä tämä tarkoittaa pitkiä kappaleita, joilla on enemmän tekemistä sen kanssa sinä halua sanoa kuin mitä lukijan on kuulla. Pidä lukija aina mielessä.

Jos huomaat, että et voi kirjoittaa alle puolen sivun pituista sähköpostia, sähköposti ei ole paras tapa välittää näitä tietoja. Soita sen sijaan henkilölle ja puhu heille suoraan.

3. Vältä haastavia sanoja

Kirjallisesti tavoitteesi on olla selkeä ja suora. Jos lukijasi täytyy käyttää Googlea selvittääksesi, mitä yrität sanoa, he tulevat vieraantuneiksi ja ärsyttäviksi.

Mark Twain sanoi kerran: "Älä käytä viiden dollarin sanaa, kun viisikymmentä senttiä sana tekee." Vältä kiusausta käyttää kukkaisia, vaatimattomia sanoja kuulostamaan älykkäämmin. Pysy viidenkymmenen sentin sanoilla.

Vältä samalla tavalla, kun mahdollista. Erikieli saa sinut kuulostamaan vaatimukselliselta, ja se voi vieraannuttaa lukijaasi entisestään. Sen sijaan kirjoita tapa, jolla puhut. Pidä se luonnollisena ja suorana.

4. Käytä aktiivista ääntä

Aktiiviset lauseet ovat suoria, lihavoituja ja mielenkiintoisempia kuin passiiviset lauseet. Passiiviset lauseet ovat heikkoja ja sanallisia; ne ovat kuin raaja kädenpuristus. Kirjoituksesi paranee dramaattisesti, jos yrität käyttää aktiivisia lauseita aina kun mahdollista.

Katso esimerkiksi seuraavia kahta virkettä:

1. Kissa naarmutti naista.
2. Kissa naarmutti naista.

Ensimmäinen lause kirjoitetaan aktiivisella äänellä. Se on selkeää ja suoraa. Toinen virke on passiivinen.

Aktiivisessa lauseessa aihe suorittaa verbin toiminta. Passiivisessa lauseessa subjekti antaa toimien tapahtua että niitä. Tässä on toinen yksinkertainen esimerkki:

1. Golfaaja osui palloon.
2. Golfari osui palloon.

Ensimmäisessä virkkeessä kohde (golfari) suorittaa toimenpiteen (lyödä palloa). Toisessa virkkeessä aihe (golfaaja) tulee verbin jälkeen; se vastaanottaa toiminnan.

Passiivisen äänen havaitsemiseksi etsi verbin edestä muotoja verbistä "olla", kuten "tulee" tai "oli". Esimerkiksi ”Kokous pidetään klo 20.00” on passiivista. Sano sen sijaan: "Kokous on klo 20.00."

5. Ole aina ammattitaitoinen

Joskus on houkuttelevaa heittää vitsi tai sisällyttää toimisto-juoruja sähköpostiin. Nämä lisäosat eivät kuitenkaan edistä viestiäsi ja voivat vaikuttaa negatiivisesti maineesi. Heitä ymmärretään myös helposti väärin.

Kyllä, sinun on oltava aitoja ja annettava äänesi loistaa kirjoittaessasi. Mutta sinun on myös pysyttävä ammattimaisena; se on tasapainottava teko. Hyvä tapa tarkistaa sisältösi asianmukaisuus on kysyä: "Olisinko tyytyväinen tähän, jos se olisi sanomalehden etusivulla huomenna?" Jos tämä saa sinut kuristamaan, tee joitain muokkauksia.

6. Selvitä toimintakehotuksesi

Liikeviestintääsi lähetetään tarkoituksella; On harvinaista, että kirjoitat sähköpostin, joka on puhtaasti informatiivista. On todennäköistä, että sinun on lukijasi tehtävä jotain: soita sinulle takaisin, antaa sinulle lisätietoja, vahvistaa heidän läsnäolonsa kokouksessa jne..

Älä jätä lukijaasi päättämään, mitä haluat heidän tekevän näiden tietojen kanssa. Selvitä se ja ole tarkka. Esimerkiksi:

• Lähetä muokkaukset tiistaina kello 17.00 mennessä.
• Soita tälle asiakkaalle takaisin perjantaina ongelman ratkaisemiseksi.

Ota selvää mitä haluat ja saat todennäköisesti parempia tuloksia lukijoiltasi.

Pro-vinkki: Muista, että jos tarvitset välittömiä toimia jonkin suhteen, keskustele vastaanottajan kanssa henkilökohtaisesti. Nouse pöydältäsi ja mene heidän toimistoonsa, tai soita heille puhelimitse. Kirjoittaminen on tärkeä väline, mutta mikään ei estä henkilökohtaista keskustelua, kun joudut saamaan aikaan jotain.

7. Käytä sähköpostiosoitteesi riviä asianmukaisesti

Sähköpostisi aihepiiri on tehokas työkalu; ajattele sitä sähköpostisi otsikkona. Otsikon tehtävä on varmistaa, että vartalo lukee. Tätä varten otsikoiden on oltava lyhyitä, suoria, tehokkaita ja täsmällisiä.

Katso esimerkiksi seuraavia kahta sähköpostin aiheriviä:

1. Maanantai kokous
2. Osallistuen maanantaina 14. lokakuuta kello 14.00 neljännesvuosittaiselle kokoukselle

Ensimmäinen aiherivi on epämääräinen ja jättää paljon kysymyksiä vastamatta. Mikä maanantaistapaaminen? Mistä kokous on kyse? Pitäisikö minun edes tietää tästä kokouksesta?

Toinen aiherivi on paljon tarkempi, ja siksi se todennäköisemmin avataan ja luetaan nopeasti. Se viestii siitä, mistä kokouksesta kirjoittaja puhuu, milloin se on, ja mitä tarvitset, kun käydään tässä kokouksessa.

Älä koskaan jätä sähköpostin aiheriviä tyhjäksi. Sähköpostisuodattimet luokittelevat tyhjät aiherivit usein roskapostiksi, joten täytä se, jotta et unohda sähköpostiasi.

Pro-vinkki: Jos sinun on kysyttävä vain yksinkertainen kysymys, käytä viestin loppumekniikkaa (EOM). Kirjoita vain kysymyksesi sähköpostin otsikkoriville ja lisää sen loppuun ”EOM”. Tämä säästää lukijasi aikaa, koska he voivat vastata nopeasti ilman, että sinun on luettava tarpeetonta tekstiä.

Esimerkiksi otsikkorivilläsi voi olla sanoa: “Osallistuitko tämän maanantaina klo 14.00 pidettävässä kokouksessa? EOM.”

Varmista, että vastaanottajat tietävät, mitä EOM tarkoittaa, ennen kuin käytät tätä tekniikkaa. Sitten, ihannetapauksessa he vastaavat palautussähköpostinsa aihepiiriin jotain, kuten: "Kyllä, minä olen siellä. EOM.”

8. Kiinni yksi aihe sähköposteissa

Pidä sähköpostisi keskittyen yhteen tiettyyn pisteeseen tai ideaan aina kun mahdollista. Jos sinun on käsiteltävä toista aihetta, kirjoita erillinen sähköposti. Keskittyminen yhteen aiheeseen yhtä sähköpostia kohti antaa lukijallesi aikaa käsitellä sanojasi ja vastata suoraan. Se auttaa heitä myös järjestämään sähköpostinsa tehokkaammin ja löytämään arkistoidut sähköpostit nopeammin.

Alla on esimerkiksi esimerkki sähköpostista, joka kattaa liian monta aihetta:

Sähköpostin otsikkorivi: Maanantai kokous 

ruumis: Hei Steve, 

Kiitos kaikesta viime viikon neljännesvuosiraporttien parissa tekemästänne työstä. Teit hienoa työtä! Mielestäni meidän on lyhennettävä esittelyä, mutta muuten se on hienoa.

Kirjoitin nähdäksesi, olisitko osallistuvan tämän maanantai kokoukseen. Jos on, voisitko tuoda kopion ensimmäisestä vuosineljänneksen raporttiluonnoksesta? Haluaisin näyttää sen Susanille.

Kosketko myös koskaan sydämessäsi Al Thompsonin kanssa Syrakusassa? Hänellä oli joitain valituksia viimeisestä lähetyksestään, ja meidän on varmistettava, että niihin puututaan. Kerro minulle kuinka tämä käy ilmi.

Kiitos,

Jim

Pysäytä ja mieti, kuinka monta asiaa Steveä on pyydetty käsittelemään tässä sähköpostiviestissä.

Ensinnäkin hänen on selvitettävä, haluaako Jim hänen muokata esittelyään vai aikooko Jim tehdä sen itse; se ei ole selvä. Tämän jälkeen hänen on vahvistettava olevansa maanantaina pidettävässä kokouksessa ja muistettava myös tuoda mietintöluonnos. Viimeiseksi hänen on käsiteltävä näitä asiakasvalituksia ja kerrottava Jimille, mitä tapahtui.

Sähköpostiviestissä on joitain tärkeitä muistutuksia, ja Steve ehkä haluaa tallentaa sen. Mutta otsikossa sanotaan yksinkertaisesti: ”maanantai's Meeting”. Jos hän haluaa tallentaa sen muistutuksena käsitellä näitä asiakasvalituksia, otsikolla ei ole mitään tekemistä todellisen aiheen kanssa. Hänen on muistettava, että muistutus asiakkaiden valitusten käsittelemisestä oli sähköpostiviestissä, jonka otsikko oli ”maanantai's Meeting”.

Pyydä lukijaasi suosiota ja tee asiat heille mahdollisimman helpoksi. Pidä se yksinkertaisena yhdellä aiheella sähköpostia kohti.

9. Älä koskaan käytä sähköpostia huonojen uutisten toimittamiseen

Älä koskaan käytä sähköposteja huonojen uutisten toimittamiseen. Jos joudut lomauttamaan jonkun joukkueestasi tai antamaan palautetta, joka kuulostaa vähemmän ruusuiselta, tee se henkilökohtaisesti. On helppo, että väärinkäsityksiä tapahtuu sähköpostitse, mahdollisuus, joka lisääntyy, kun käytät sähköpostia toimittamaan huonoja uutisia. Henkilökohtaisesti voit kommunikoida myötätunnolla ja empatialla, ja voit käyttää kehon kieltä ja ääniääniä välittääksesi edelleen vilpittömyytesi ja aikomuksesi. Tätä et voi vain tehdä sähköpostitse.

10. Oikoluku, Oikolukema, Oikolukema

Kielioppi ja kirjoitusvirheet ovat kiusallisia, ja ne vahingoittavat uskottavuuttasi. Toki, voit luottaa oikeinkirjoituksen työkaluihin, mutta ne eivät kaappaa kaikkea, varsinkin sanoja, joita käytetään kontekstista.

Kun olet kirjoittanut, korjaa se heti. Ja mahdollisuuksien mukaan laita se pois ja lue se uudelleen muutamaa tuntia (tai muutama päivä) myöhemmin. Jotka etäisyyden kirjoittamisesta auttavat sinua havaitsemaan virheet, jotka olet saattanut unohtaa ensimmäisen lukemisen yhteydessä.

Pro-vinkki: Kun luet oikolukua, lue jokainen lause huolellisesti. Ottakaa huomioon George Orwellin lausunto, joka sanoo: "Tarkka kirjailija kirjoittaa jokaisessa kirjoittamassaan lauseessa itsellesi ainakin neljä kysymystä: Mitä yritän sanoa? Mitkä sanat ilmaisevat sen? Mikä kuva tai idioomi selventää sitä? Onko tämä kuva tarpeeksi tuore, jotta sillä olisi vaikutusta? Ja hän kysyy luultavasti vielä kaksi: Voinko laittaa sen lyhyemmin? Olenko sanonut jotain, joka on väistämättä ruma? ”

Jos sähköposti tai raportti on erityisen tärkeä, anna se luotettavalle ystävälle tai kollegalle lukea yli, ennen kuin lähetät sen aiotulle yleisölle. Tuore silmäpari saattaa havaita uusia virheitä, jotka unohdit.

Pro-vinkki: Jos tarvitset lisäapua yritystoiminnan kirjoittamisessa, käytä Grammarlyn kaltaista palvelua, joka skannaa tekstin ja tunnistaa sekä yksinkertaiset että monimutkaiset kielioppivirheet (mukaan lukien väärässä yhteydessä käytetyt oikein kirjoitetut sanat). Saat myös selitykset jokaisesta virheestä, jotta voit parantaa kirjoitustasi tulevaisuudessa.

Lopullinen sana

Kuka tahansa voi oppia olemaan parempi kirjoittaja, ja paras tapa parantaa omaa kirjoitustasi on harjoitella. Mitä enemmän kirjoitat, sitä paremmin saat. Voit myös harkita ilmaisen online-liiketoiminnan kirjoituskurssin ottamista Courseran kautta. Kurssin perusti Colorado-Boulderin yliopisto, ja se on ilmainen, jos teet tarkastuksia.

Mitä virheitä teet useimmiten yrityksesi kirjoittamisessa? Mitä luulet tekeväsi hyvin?