15-vaiheinen vuotuinen tarkastus pienyrityksellesi - oletko parhaillaan?

Yrityksesi taloudellinen terveys on kriittinen osa menestystä. Ota ainakin kerran vuodessa aikaa selvittää yrityksesi sujuvuus ja varmista, että olet tekemässä tarvittavat toimenpiteet tavoitteidesi saavuttamiseksi. Tässä on 15 vaihetta, jotka voit tehdä tehdäksesi juuri sen

tulot

Tulot ovat rahamäärä, jonka yrityksesi tuottaa tai ansaitsee ennen kulujen suorittamista. Ilman tuloja yrityksesi ei voi tuottaa voittoa ja pysyä elinkelpoisena pitkällä tähtäimellä. Näin voit varmistaa, että tulosi johtavat positiivisiin taloudellisiin tuloksiin.

Vaihe 1: Vertaa tulotavoitteita todellisiin tuloihin

Jokainen yritys tarvitsee budjetin, joka hajottaa odotetut tulot ja kulut. Mutta muista, että budjetilla ei ole tarkoitus kerätä pölyä sen laatimisen jälkeen. Se on elävä asiakirja, jonka avulla voit tehdä parempia päätöksiä ja tunnistaa parannettavia alueita ympäri vuoden.

Nosta nykyistä budjettiasi ja vertaa tulotavoitteitasi todellisiin tuloksiin. Kaipasitko tavoitettasi? Jos on, miksi? Saatat joutua mukauttamaan menoja korvaamaan tulovaje.

Jos saavutit tai ylität tulotavoitteesi, mitä teit oikein? Voitko tehdä siitä enemmän tulevaisuudessa? Käytä osa tulosi ylijäämästäsi hätärahaston perustamiseen.

Vaihe 2: monipuolistaminen

Kun tarkistat tuloja, katso, kuinka suuri osa tuloistasi tulee yhdestä asiakkaasta tai yhdestä tuotteesta. Jos merkittävä osa tulee yhdestä lähteestä, mitä tapahtuisi, jos tulovirrat kuivuaisivat huomenna? Olisiko yrityksesi vakavissa vaikeuksissa? Monipuolistaminen uusiksi tuotteiksi tai markkinoiksi voi olla riskialtista, mutta se voi myös auttaa ylläpitämään vakauden mittaa.

Vaihe 3: ulkoista

Kuinka suuri osa ajasta käytetään tulouttamattomiin tehtäviin, kuten sosiaalinen media, kirjanpito, verkkosivujen ylläpito tai näennäisesti pohjattomien sähköpostilaatikkojen käsitteleminen? Jos näihin tehtäviin kuluva aika haittaa kasvua, on aika ulkoistaa kyseiset liiketoiminta-alueet, jotta voit keskittyä tulojen kasvattamiseen.

Vaihe 4: Tarkista asiakasluettelo

Onko sinulla asiakkaita tai asiakkaita, jotka kuluttavat energiaasi? Ehkä he ovat niitä, jotka aina hierovat hintaa tai valittavat riippumatta siitä, kuinka kovasti työskentelet miellyttääksesi heitä. Ehkä on aika leikata ne asiakkaat irti.

Yritystä perustaessaan on tavallista, että yritysten omistajat ottavat kaikki maksavat asiakkaat riippumatta siitä, kuinka vaikeat he ovat. Mutta jossain vaiheessa nuo ongelma-asiakkaat voivat maksaa sinulle enemmän menettää aikaa ja tuloja kuin ne ovat arvoisia. Jos energiaa kuluttaville asiakkaille vietetty aika huijaa sinut työskentelemästä rakastamasi asiakkaiden kanssa, kohteliaasti ja ammattimaisesti.

Kulut

On tärkeää keskittyä myyntiin ja kasvuun, mutta jos et hallitse kustannuksia, tulot lentävät ovesta niin nopeasti kuin ne tulevat sisään. Näin voit tietää paremmin yrityksesi menoista.

Vaihe 5: Katso trendit vuodesta toiseen

Katso viimeisten vuosien voitto- ja tappioraporttisi. Kuinka kulut ovat muuttuneet vuodesta toiseen? Jos yrityksesi kasvaa, kustannusten nousu jonkin verran on kohtuullista. Kulut nostavat usein tuloja. Jos et kuitenkaan kiinnitä tarkkaan huomiota, jotkut menot voivat päästä käsistä. Tutustu tarkasti menoihisi ja katso, voitko leikata kustannuksia vaikuttamatta negatiivisesti laatuun.

Vaihe 6: Tarkista toistuvat kulut

Tilauspohjainen liiketoimintamalli kukoistaa. Sen sijaan, että ostaisit tuotteita ja palveluita tarpeen mukaan, maksat kuukausittaisen tai vuosimaksun saadaksesi niitä säännöllisesti. Se on kätevä, koska sinun ei enää tarvitse huolehtia tuotteen loppumisesta tai palvelun keskeyttämisestä. Mutta tämä mukavuus tulee maksamaan, jos maksat tilauksista, joita et käytä.

Tarkista tilauksesi ja peruuta kaikki, joita et enää käytä. Mieti niitä, jotka päätät pitää, harkitse onko suunnitelman taso edelleen sinulle sopivaa. Voit esimerkiksi maksaa kirjanpito- tai sosiaalisen median hallintaohjelmistosi premium-ominaisuuksista, kun yrityksen alemman tason versio, kuten Quickbooks vastaisi tarpeitasi yhtä hyvin.

Pro-kärki: Jos yrityksesi maksaa työntekijöille tai urakoitsijoille, luotettavan palkkahallintoyrityksen pitäminen on välttämätöntä. Pikakirjat Palkanlaskenta integroituu suoraan Quickbooks-kirjanpito-ohjelmistoosi tekemällä kaikesta saumattoman ja yksinkertaisen.

saamiset

Myyntisaamiset ovat rahaa, jonka asiakkaat ovat velkaa tuotteista tai palveluista, jotka olet jo antanut. Monet yritykset ovat joutuneet alla, koska vaikka myynti oli vahvaa, sen tuotot sijaitsivat myyntisaamisissa pankin sijasta. Näin voit sijoittaa muutaman minuutin ajasta pitääksesi kassavirran vahvana.

Vaihe 7: Tarkista keräysmenettelyt

Onko sinulla erääntyneitä saamisia, jotka ovat erääntyneet 30, 60 tai 90 päivää tai vanhemmat? On aika tarkistaa keräysmenettelysi. Amerikan kaupallisten perintäyritysten tutkimuksessa havaittiin, että todennäköisyys kerätä rikolliselle tilille laskee dramaattisesti, mitä pidempään se maksetaan. 30 päivää myöhässä, sinulla on 88,7% mahdollisuus kerätä, mutta 90 päivällä myöhässä tämä mahdollisuus laskee 68,9%.

Joten miten voit välttää vaikeasti ansaittujen tulojen sitoutumisen taseeseen?

• Lyhennä maksuehtoja. Paperilaskujen postitus ja sekien vastaanottaminen olivat tavanomaisia. Tässä ympäristössä oli järkevää antaa asiakkaille 30 päivää maksua, koska se sallii postin viivästymisen. Nykyään suurin osa yritysten sähköpostilaskuista ja sähköisistä maksuista. Vaihda maksuehdot arvosta “net 30” arvoon “maksettavaksi saatuaan” ja seuraa kahden viikon kuluttua.
• Seuraa asiakkaita niin pian kuin maksut erääntyvät. Kirjalliset kokoelmakirjeet ja sähköpostit on helppo sivuuttaa. Ota puhelin ja soita asiakkaille, kun heidän maksunsa ovat myöhässä. Saat selville nopeasti ongelman ja pystyt ratkaisemaan ongelman säilyttäen samalla hyvät asiakassuhteet.
• Anna asiakkaille kannustin maksamaan. Kannustin asiakkaita maksamaan varhain tai rankaisemaan niitä, jotka maksavat myöhässä. Yhteinen kannustin on 10% alennus, jos asiakkaat maksavat 10 päivän kuluessa. Maksuviivästysmaksu voi olla kiinteä maksu tai prosenttiosuus laskun summasta. Voit esimerkiksi veloittaa 1,5% maksamatta olevasta saldosta kuukaudessa alkaen, kun lasku on 30 päivää myöhässä.

Saamisten ylläpitäminen ja erääntyneiden asiakkaiden soittaminen on tärkeä liiketoimintatehtävä, mutta tehtävä, jota varten monilla pienyritysten omistajilla ei ole aikaa tai taipumusta. Jos nämä tehtävät ovat aina tehtäväluettelosi alareunassa, muista, että ne ovat erinomaisia ​​ulkoistettavia asioita.

Vaihe 8: Tarkista sopimusten ja laskujen ehdot

Asiakkaasi eivät maksa aikataulussa, jos he eivät tiedä, mikä on aikataulu. Varmista, että asiakassopimuksissasi ja laskuissasi asetetaan selkeät odotukset siitä, milloin maksut suoritetaan ja mitä tapahtuu, kun maksut ovat myöhässä.

Keskeytätkö esimerkiksi palvelun? Tarvitsetko ennakkomaksun tulevista palveluista? Lähetetäänkö ne kokoelmiin? Kun ehdot on määritelty sopimuksissa ja laskuissa, sinulla on neuvottelualusta neuvotteluissa myöhässä maksavien kanssa.

velat

Ostovelat ovat rahaa, jonka yrityksesi on velkaa esimerkiksi apuohjelmista, varastosta ja tarvikkeista. Ostovelkojen hallinta on välttämätöntä, koska jos et hallitse velkojasi, voit nopeasti saada maineen hitaana maksajana myyjien ja toimittajien kanssa. Se voi myös maksaa rahaa myöhästymismaksujen, korotettujen korkojen ja jopa menettäneiden toimittajien muodossa. Näin voit varmistaa, että hallinnoit vastuita vastuullisesti.

Vaihe 9: Tarkista myöhäiset maksut

Maksoiko yrityksesi viivästyneitä maksuja viime vuonna? On yksi asia unohtaa maksu silloin tällöin, mutta jos menetät osan tuloista myöhästymismaksujen viivästysmaksuihin, sinun on tunnistettava syy.

Ehkä sinulla on vaikeuksia laskujen maksamisessa, koska asiakkaasi maksavat sinulle hitaasti. Tai ehkä kirjasi ovat järjestämättömiä ja hyötyisit paremmasta kirjanpitojärjestelmästä. Jälleen kirjanpito ja laskujen maksaminen ovat helppoja ulkoistaa alueita, jos ne ovat jotain, jota yrität käsitellä itse.

varat

Omaisuuserät ovat arvo-erät, jotka yrityksesi omistaa. Niihin kuuluvat aineelliset tavarat, kuten käteinen, varasto, huonekalut ja välineet, sekä aineettomat hyödykkeet, kuten tekijänoikeudet, patentit ja yrityksesi maine. Jos et seuraa omaisuutesi oikein, et ehkä tiedä miten niitä käytetään, milloin ne on korjattava tai vaihdettava tai kun menetykset tapahtuvat. Näin voit varmistaa, että suojaat sijoituksiasi.

Vaihe 10: Tarkista kiinteän omaisuuden aikataulu

Mitä omistat? Jokainen yritys tarvitsee kiinteän omaisuuden aikataulun, joka sisältää kuvaus kustakin omaisuuserästä sekä sen hankintahinnasta ja päivämäärästä. Tämä voi olla yksinkertainen laskentataulukko tai yksityiskohtainen poistoaikataulu, jota kirjanpitäjä ylläpitää. Tarkista vähintään kerran vuodessa tämä luettelo varmistaaksesi, että uusia kohteita on lisätty, jotta et menetä mitään veroilmoituksessa olevia arvokkaita poistovähennyksiä..

Etsi myös kohteita, jotka olet luovuttanut ja jotka on poistettava luettelosta. Usein yritykset korvaavan vanhan laitteen tai poistavan sen käytöstä, mutta unohtaa poistaa sen käyttöomaisuusrekisteristä. Jos joudut jättämään yrityksen henkilökohtaisen omaisuuden palautuksen osavaltiolle tai paikalliselle hallitukselle, vanhojen omaisuuserien jättäminen luetteloon voi tarkoittaa, että maksat veron vuosittain.

Vaihe 11: Tee korjaus- ja varaustarkistus

Tarkasta fyysiset omaisuutesi, kuten ajoneuvot, välineet, huonekalut ja tietokoneet. Tarvitseeko joku niistä huoltoa? Nyt on hyvä aika suunnitella se. Kun olet siinä, harkitse onko jokin fyysinen omaisuutesi vaihdettava seuraavan vuoden aikana. Jos näin on, sinun kannattaa ehkä aloittaa varausten korvaaminen korvaamiseksi nyt.

Vaihe 12: Tarkkaile online-maineesi

Yrityksesi maine ei ole taseen rivikohta, mutta älä tee virhettä: Nykypäivän verkkokeskeisessä maailmassa online-maineesi seuranta on välttämätöntä.

Google-yrityksesi nimi nähdäksesi mitä tapahtuu. Tarkista arvostelut Yelp-sivustolta ja muilta arvostelusivustoilta. Jos löydät kielteisiä arvosteluita, vastaa rakentavaan palautteeseen tavalla, joka näyttää asiakkaille, joiden haluat tehdä asiat oikein. Jos näet epätarkkoja tai sopimattomia tietoja, pohdi niiden poistamista.

Muut alueet

Tässä on joitain lisävaiheita varmistaaksesi, että yrityksesi on terveellistä ja suuntautuu minne haluat.

Vaihe 13: Tarkista oikeudellinen rakenteesi

Onko yrityksesi ainoa yritys, kumppanuus, LLC, S-yhtiö vai yritys? Onko tällä oikeudellisella rakenteella edelleen järkeä? Jos yrityksesi on kasvanut huomattavasti sen jälkeen, kun olet valinnut yhteisötyypin, keskustele kirjanpitäjäsi tai neuvonantajasi kanssa siitä, onko nykyinen yritysrakenne edelleen oikea sinulle.

Verouudistuksella tehtiin useita muutoksia yritysten, etenkin yritysten, verosäännöksiin. Saatat pystyä hyödyntämään uusia verosuunnittelumahdollisuuksia ja alentamaan verolaskuasi muuttamalla yritysrakennetta.

Vaihe 14: Tarkista yritysvakuutuksesi

Kuinka yrityksesi on muuttunut viimeisen vuoden aikana? Yrityksen koon, rakenteen ja liiketoimintamallin muutokset voivat vaikuttaa sen suojaamiseen tarvittavan vakuutustyypin ja määrän. Vakuutusohjelma, josta aloit, ei ehkä ole enää hyvä sovi.

Suunnittele tapaaminen vakuutusasiamiehesi kanssa keskustellaksesi siitä, onko sinun lisättävä vakuutusturvaa vai nostettava yleisen vastuun, omaisuuden, ammatillisen vastuun, työntekijöiden korvausten tai sateenvarjon rajoituksia. Kun olet siinä, hanki kilpailukykyisiä tarjouksia muilta yrityksiltä. Ympäristöstä ostokset saattavat antaa sinulle paremman hinnan samasta kattavuudesta.

Vaihe 15: Testaa online-tietoturvasi

Tietojesi ja asiakkaidesi tietojen turvallinen ja yksityinen pitäminen on tärkeää. Noudata näitä Kansallisen tietoturvayhdistysliiton vaiheita varmistaaksesi, että tietosi ovat suojattuja:

• Varmista, että kaikkien laitteiden suojausohjelmisto on ajan tasalla suojautuakseen viruksilta, haittaohjelmilta ja muilta online-uhilta.
• Ota automaattinen ohjelmistopäivitys käyttöön, jos se on vaihtoehto.
• Käytä aina vahvoja salasanoja ja kaksifaktorista todennusta aina kun mahdollista.
• Varmuuskopioi tiedot pilvessä tai erillisellä kiintolevyllä säännöllisesti.
• Varmista, että pääsy tietoihin tai kriittisiin järjestelmiin on rajoitettu työntekijöille, jotka tarvitsevat sitä työnsä suorittamiseen.
• Sinulla on selkeä käytäntö siihen, mitä työntekijät voivat pitää ja asentaa työtietokoneisiinsa ja laitteisiinsa.
• Kouluta työntekijöitä koskaan avaamaan epäilyttäviä linkkejä sähköpostissa tai käymään tuntemattomilla verkkosivustoilla.

Lopullinen sana

Terve yritys ei ole pelkästään voitot. Kyse on myös lukemisesta rivien välillä ja oikeiden kysymysten esittämiseksi, kuinka voit parantaa yritystäsi. Yllä olevat vaiheet vievät aikaa, joten jos et tunnu varaavan muutamaa päivää kaiken käsittelemiseen kerran vuodessa, varaa muutama tunti kuukaudessa tai vuosineljänneksessä ja jaa luettelo hallittavissa oleviin paloihin..

Minkä tahansa vaihtoehdon valitsetkin, yrityksen tarkistuksen suorittaminen voi antaa sinulle hyvän käsityksen yrityksesi tapahtumista ja auttaa välttämään myöhemmin mahdollisia taloudellisia haittoja..

Tarkastatko säännöllisesti yrityksesi taloudellisen tilanteen? Mitä vaiheita lisääisit tähän luetteloon?