9 Vinkkejä perheenyhdistämisen suunnitteluun budjetista

Vaikka monet perheet nauttivat yhä kokoontumista jonkun kotiin tapaamiseen, perheet valitsevat yhä enemmän avokätisiä tapaamisia. Jotkut ovat monipäivisiä retkeilymatkoja matkailuautoissa ja telttoissa; toiset pidetään risteilyaluksilla tai lomakohteissa. Siellä on yksityiskohtaiset budjetit perustamista varten, arpajaiset järjestämistä varten ja t-paidat ja kahvimukit, joissa perheen harja myydään. Ei ole väliä kuinka helppoa tai ylenmääräistä yhdistämistäsi on, suunnittelulla vie paljon työtä, ja se voi tulla erittäin kalliiksi, jos et ole varovainen.

Ennen kuin lähdet yli laidan ja suunnittelet tapahtumaa, jolla kukaan ei ole varaa osallistua, tässä on joitain tapoja suunnitella hauska ja edullinen tapaaminen..

Suunnittelu budjettiystävällinen perhejuhla

Kun kyse on yhdistämisestä, haluatko, että kaikki kokoontuvat äidin ja isän taloon ja tuovat ruuan jaettavaksi? Pitäisikö sinun yrittää suunnitella "loma" perheenyhdistäminen keinona? Onko kokous iltapäivällä vai kolmen päivän tapahtumalla?

On helppo tuntea yksityiskohtien hätää, kun suunnittelet perheen yhdistämistä. Joten, otamme se askel askeleelta.

1. Aloita aikaisin

Perheyhdistyksen suunnittelu vaatii työtä, ja se ei todellakaan ole jotain, mitä voit tehdä viime hetkellä. Ihannetapauksessa sinun pitäisi aloittaa suunnittelu etukäteen; tämä antaa sinulle paljon aikaa valita päivämäärän ja sijainnin, joka toimii kaikkien aikataulujen ja budjettien mukaan. Varhainen suunnittelu antaa sinulle myös mahdollisuuden neuvotella parhaista hinnoista hotelleille, myyjille ja aktiviteetteille.

Sinun on myös saatava varhainen lukumäärä siitä, kuinka monta ihmistä voi käydä. Alkuperäinen arvio ennen suunnittelua säästää aikaa, kun etsit tapahtumapaikkoja. Esimerkiksi, jos kokouksessasi on 300 (tai enemmän) mahdollista osallistujaa, et tuhlaa aikaa tutkia valtion puistopaviljongit, joihin mahtuu vain 100 ihmistä.

Muista, että vuodenajasta riippuen sinulla saattaa olla jonkin verran kilpailua tapahtumapaikasta. Esimerkiksi suurin osa häistä tapahtuu kesällä tai syksyllä. Valmistumisjuhlat järjestetään alkukesästä ja lomajuhlat joulukuussa. Varhainen suunnittelu varmistaa, että pystyt varaamaan haluamasi paikan milloin haluat.

2. Luo perhejuhlan Facebook-sivu

Perheyhdistyksen suunnittelu tarkoittaa kommunikointia kymmenien tai jopa satojen ihmisten kanssa. Se voi muuttua nopeasti organisaation painajaiseksi, kun kaikki keskustelet mahdollisista päivämääristä, sijainneista ja toiminnoista sähköpostitse tai puhelimitse. Se voi myös kallistua, jos päätät postittaa viralliset kutsut RSVP-korttien mukana.

Säästä aikaa ja rahaa sijoittamalla kaikki viestinnät yhteen paikkaan perheenyhdistämisen Facebook-sivulla. Voit tehdä tämän sivun yksityiseksi, jotta vain ryhmän jäsenet voivat nähdä viestejä. Se on loistava tapa jakaa tietoja tulevista tapaamisista ja saada jokaisen panos siihen, mitä he haluaisivat tehdä. Katso AARP: sta hyödyllinen artikkeli perhe-Facebook-ryhmän luomisesta.

Jos olet vastuussa suunnittelusta, muista ajatella kuin markkinoija. Tavoitteesi on saada mahdollisimman monet ihmiset osallistumaan osallistumiseen niin, että kokonaiskustannukset henkeä kohti laskevat. Suunnittele hauskanpito parhaiten ja luo buzz, jotta useammat ihmiset haluavat tulla.

3. Puhu avoimesti budjetista

Jopa yksinkertaisin perheenyhdistäminen voi maksaa useita satoja dollareita, ja useimmat lopulta maksavat useita tuhansia tai enemmän.Saatat olla vastuussa suunnittelusta, mutta se ei tarkoita, että olet halukas - tai kykenevä - kantamaan laskun. Joten kuka maksaa siitä?

Et voi puhua kustannuksista, ellei sinulla ole ensin ymmärrystä siitä, millainen yhdistyminen haluat järjestää. Haluatko DIY-tapaamisen valtion puistossa, jossa kaikki tuovat ruokaa jaettavaksi, tai ylellisemmän tapaamisen risteilyaluksella tai jätkäkarjatilalla tai all-inclusive-lomakeskuksessa? Onko kokouksessasi 20 osallistujaa vai 200??

Suorita ensin perustiedot ja sitten voit alkaa luoda löysä budjetti tapahtumalle. Harkitse kaikkia todennäköisesti aiheutuvia kuluja ja lisää sitten 5–10% -tyyny odottamattomien kustannusten huomioon ottamiseksi.

4. Suunnittele varainhankinta

Seuraava askel on selvittää, kuinka rahoittaa yhdistämistäsi, ja on harkittava useita tapoja.

Voit pyytää jokaista perhettä tai osallistujaa lahjoittamaan kiinteän summan yhdistämiskustannusten kattamiseksi. Rahan pitäisi mennä pankkitilille, jonka avaat toisen perheenjäsenen kanssa, mieluiten et ole jonkun perheenjäsenestäsi. Pidä talletukset ja kulut mahdollisimman avoimina, esimerkiksi kuukausibudjetin kehyksellä, jonka lähetät kaikille sähköisesti.

Voit kerätä rahaa myös itse yhdistyessä. Pyydä osallistujia tuomaan kotitekoisia tuotteita, kuten jälkiruokia, leipiä ja hilloja myytäväksi muille perheenjäsenille, ja kaikki tuotot kattavat yhdistämiskustannukset. Voit myös arvailla lahjoitettuja esineitä, kuten:

• Kotitekoiset peitot
• Palautettu ja kehystetty antiikkiperhekuvat
• Kotitekoinen keittokirja täynnä vanhoja perheen reseptejä
• Sukupuu
• Perheen leikekirja
• Alkuperäinen tai muu käsintehty teos
• Antiikkihuonekalu

Arvonta voi kerätä paljon rahaa, ja kaikki esineet pysyvät perheen sisällä. Perheen perintöarvostelu voi olla loistava vaihtoehto perheenjäsenille, jotka vähentävät siirtymistä avustetulle asumiselle.

Jotkut perheet ansaitsevat rahaa yhdistystensä aikana tarjoamalla ilmaista ruokaa, mutta pitämällä kassabaaria ja myymällä vettä ja soodaa. Tätä varten sinun on haettava yhden päivän viinilisenssi lisenssistä kaupungissa tai kaupungissa, jossa pidät tapahtumaa. Tee tutkimuksesi ensin; Jotkut kaupungit myöntävät vain yhden päivän lisenssin tietyille ryhmille, kuten uskonnollisille järjestöille, voittoa tavoittelemattomille järjestöille tai veteraani-, poliittisille, koulutus- tai urheiluryhmille. Hakeudu aikaisin, koska hakemusten käsittely voi kestää vähintään kaksi viikkoa.

5. Pyydä talletus

Kun olet laatinut karkean budjetin, on välttämätöntä, että pyydä jokaista perhettä toimittamaan takuumaksu, jota ei palauteta määräajassa. Kun määrität summan, ota huomioon kunkin perheen taloudellinen tilanne ja harkitse tarvittaessa kuukausimaksujen sallimista.

Takuumaksun palauttaminen perheenjäseniltä on tärkeää monista syistä. Ensinnäkin se antaa sinulle varoja ostojen tekemiseen ja talletusten toimittamiseen myyjille ja tapahtumapaikoille. Se auttaa myös sinua selvittämään, kuka todella tulee; Kun perhe on sitoutunut osallistumaan yhdistämiseen, he eivät todennäköisesti palaa takaisin viime hetkellä.

Seuraa maksuja seuraamalla palvelua, kuten MyEvent. MyEvent antaa sinun perheellesi rekisteröityä tapaamiseen, maksaa talletukset tai osallistumismaksut ja jopa tehdä lisälahjoituksia. Sivuston avulla voit myös lähettää kyselyjä ja kyselyjä, tehdä sukupuun ja luoda helposti buzzia tapahtuman ympärille sosiaalisen median avulla.

6. Harkitse offseason-päivämääriä

Toki, olisi hauskaa järjestää perheenyhdistäminen hiihtokeskuksessa tammikuussa tai kauniilla Suurten järvien rannalla kesäkuun puolivälissä. Mutta maksat parhaan dollarin, jos pysyt jonkin sijainnin sesongin aikana.

Monet tapahtumapaikat pudottavat hintoja vähintään 50% offseasonin aikana, joten harkitse majoittumista kyseisessä hiihtokeskuksessa kesäkuussa tai pohjoisessa sijaitsevassa rantatalossa joulukuussa. Säästät rahaa ja sinulla on vielä paljon tekemistä. Esimerkiksi useimmissa hiihtokeskuksissa on mailia vaellus- ja pyöräilyreittejä, uima-altaita ja suunniteltuja tapahtumia. Kävelyretket talvirannalla ovat kauniita ja virkistäviä, ja useimmat pohjoiset rannat ovat tyhjiä talvikuukausina, joten sinulla on ranta itsellesi.

7. Kysy ryhmähintoja hotellihuoneista

Todennäköisesti perheesi on hajallaan ympäri maata, mikä tarkoittaa, että tarvitset hotellihuoneita ja paljon niitä. Yksi parhaimmista tavoista säästää rahaa hotellihuoneissa perheen yhdistämistä suunniteltaessa on pyytää ryhmähinta, joka voi säästää jopa 50% tai enemmän huoneiden hinnasta. Suuren alennuksen saaminen ulkopuolella sijaitseville perheenjäsenille vie kuitenkin jonkin verran neuvotteluja.

Tee ensin kotitehtäväsi. Tutki paikallisia hotellihintoja ja tee luettelo siitä, mitä kukin hotelli veloittaa tyypillisestä huoneesta, sekä mitä mukavuuksia saat loman aikana. Seuraavaksi varmista, että tiedät kuinka monta huonetta tarvitset, samoin kuin kiinteät päivämäärät sisään- ja uloskirjautumiselle.

Kun soitat, pyydä keskustelemaan johtajan kanssa; tyypillisellä varausedustajalla ei todennäköisesti ole valtuuksia neuvotella ryhmähinnoista. Kerro johtajalle, kuinka monta huonetta tarvitset ja milloin tarvitset niitä.

Jotkut johtajat saattavat kysyä, mikä on budjettisi. He käyttävät tätä numeroa usein lähtökohtana neuvotteluille. Pidä tämä itsesi suhteen aina kun mahdollista; saatat saada halvemman hinnan, jos johtaja ei tiedä hintaluokasi. Kohtelias tapa pidättää nämä tiedot on sanoa: "Puhumme edelleen eri perheenjäsenten kanssa löytääkseen hintapisteen, jolla kaikilla on varaa." Muista kertoa heille, että ostat ympäri; saatat saada alhaisemman hinnan, jos he tietävät, että soitat muihin hotelleihin.

Kirjoita kunkin johtajan nimi ja tarjous muistiin ja ilmoita heille päivämäärä, jolloin teet lopullisen päätöksen. Soita tälle päivämäärälle jokaiselle esimiehelle takaisin, kiitä heitä ajasta ja ilmoita heille päätöksestäsi. Se on yleistä kohteliaisuutta. Siellä on myös pieni mahdollisuus, että he tekevät sinulle pienemmän tarjouksen houkutella yritystäsi, jos kerrot heille, että olet päättänyt varata muualle.

8. Harkitse risteilylomaa

Yllättäen, kattava risteilyalus voi olla täydellinen paikka perhejuhlia varten monista syistä.

Risteilyalukset mahtuvat ihmisiin monenlaisilla budjeteilla. Esimerkiksi tiukemman budjetin omaavat perheenjäsenet voivat usein saada huoneita 89 dollaria per yö, kun taas ne, joilla on enemmän käytettävissä olevia tuloja, voivat valita ylellisempiä huoneita.

Risteilyt poistavat myös suurimman osan suunnittelun stressistä. Henkilöstö huolehtii ruoasta ja aktiviteeteista. Voit kaikki syödä aamiaista tai illallista yhdessä yhdessä monista ravintoloista tai ruokasalista, sitten suunnitella erilaisia ​​hauskoja aktiviteetteja päivän aikana. Voit käydä kylpylässä tätin kanssa, katsella lapsesi ja heidän serkkunsa leikkivät yhdessä vesipuistossa tai osallistua näyttelyyn isoisäsi kanssa. Sinun ei tarvitse huolehtia kokouksen järjestämisestä - tai itse suurimman osan ruoanlaitosta - tai suunnitella "perhekenttäpäivää", joka on täynnä erilaisia ​​aktiviteetteja. Ainoa mitä sinun täytyy tehdä, on ilmestyä.

Toinen etu perhejuhlimiesi järjestämisestä risteilyalukselle on, että kaikki saavat todellisen loman taas yhteydenpitoon ihmisten kanssa, joita he eivät todennäköisesti ole nähneet vuosien tai jopa vuosikymmenten aikana.

Vaikka kattava risteilylomat ovat käteviä ja hauskoja, ne voivat myös tulla kalliiksi. Vaikka antaisit paljon huomiota huoneestasi, on tärkeää pitää mielessä, että se on vasta niiden kustannusten alku, jotka aiheutuvat sinulle ja perheenjäsenillesi.

Esimerkiksi verot ja satamamaksut voivat lisätä 100–200 dollaria lipun hintaan. Sinun on maksettava lentolipusta satamakaupunkiin ja satamaan sekä taksista tai autopalvelusta lentokentältä satamaan. Jos ajat itsesi satamaan, maksat yleensä 15–20 dollaria päivässä pysäköinnistä.

Jos risteilypaketti ei ole kattava, joudut maksamaan ruoasta ja juomista, jotka voivat nopeasti koota. Esimerkiksi tyypillinen alkoholijuoma maksaa risteilyaluksella 7–10 dollaria tai enemmän, ja sen lisäksi on lisätty 15–18% juoma. Monet risteilyliikkeet lisäävät myös päivittäisen korvauksen lopulliseen laskuusi, joka on nyt USA: n mukaan 23 dollaria henkilöä kohden päivässä useimmille tärkeille risteilylinjoille..

Kuten huomaat, huoneesi hinta on vain jäävuoren huippu - ja muista aina, että huoneen hinta on per henkilö. On tärkeää tutkia kuinka paljon risteily voi todella ollamaksaa jokaiselle henkilölle päivässä, jotta perheesi jäsenet voivat päättää, onko heillä varaa siihen.

9. Harkitse valtion puistoa

Jos perheen yhdistämisen järjestäminen risteilyaluksella on sinulle ja perheellesi ulottumattomissa, toinen vaihtoehto on isännöidä kokousta paikallisessa tai valtion puistossa. Voit vuokrata paviljongin, jossa on usein hiiligrilli, 50–100 dollaria päivässä.

Joissakin isommissa puistoissa on vuokrattavissa moderneja tai maalaismaisia ​​mökkejä. Tyypillisesti ”modernissa” hytissä on vettä ja sähköä, kun taas ”maalaismaisessa” hytissä ei ole. Mökin vuokraus kaupunkien ulkopuolella sijaitseville perheenjäsenille voi olla halvempaa kuin hotellihuoneen vuokraus, ja mökki voi tarjota hiljaisen tilan lapsille tai eläkeläisille lepoa varten päivän aikana.

Joissakin puistoissa on myös vuokrattavia suuria mökkejä tai mökkejä. Nämä voivat olla useita satoja dollareita / yö, mutta jos kolme tai neljä perhettä oleskelee yhdessä rakennuksessa ja jakaa kustannukset, se voi olla erittäin edullinen.

Ennen kuin varaat hyttiä tai paviljongia, kysy, missä ovat lähimmät julkiset wc-paikat, samoin kuin muiden mukavuuksien, kuten ranta, leikkipaikka, uima-allas tai kalastuslaituri, sijainti. Jos joku perheenjäsenistäsi käyttää pyörätuolia tai kävelijöitä, kysy mahdollisista esteistä, jotka saattavat vaikeuttaa heidän vierailuaan. Monissa puistoissa on nyt erityisiä "esteettömiä" hyttejä, paviljongit ja leikkikentät.

Vältä perheen yhdistämisen järjestämistä tärkeällä lomalla, kuten 4. heinäkuuta tai työpäivänä; osavaltioiden puistot veloittavat korkeimmat maksunsa näinä päivinä. Haluat myös varata hyttejä ja paviljongit mahdollisimman aikaisin, koska monet osavaltion puistot varaavat kuukausia - tai jopa vuoden - etukäteen.

Vaikka valtion puistot voivat olla loistava valinta, harkitse näitä muita paikkoja edulliseen tapaamiseen:

• Eläintarha
• Teemapuisto
• Leirintäalue tai matkailuautopuisto
• Kirkko tai uskonnollinen konferenssi tai retriittikeskus
• Messualue
• YMCA
• Paikallinen järvi tai ranta

Lisäkeinot kustannusten leikkaamiseen

On paljon muita tapoja pitää perheesi yhdistäminen kohtuuhintaisina, mukaan lukien seuraavat.

• Tallenna valokuviin. Valokuvaajan palkkaamisen sijasta pyydä perheenjäsentä täyttämään tämä rooli. Harkitse osallistumismaksun luopumista tai jopa digitaalikameran antamista, jos he suostuvat valokuvaamaan tapahtuman ja järjestämään valokuvat myöhemmin.
• Tallenna musiikkiin. Jos kokouksesi tapahtuu suuressa juhlasalissa, pyydä musikaalisesti taipuvaista perheenjäsentä soittamaan DJ. Tarjoamme jälleen kerran kannustimena luopua perheensä palkkioista tapahtumasta.
• Säästä majoituksissa. Harkitse useiden loma-asuntojen vuokraamista hauskasta kohdasta, kuten rannalta tai vuoristosta, ja pidä kukin perhe jakamaan kustannukset tasan. Voit kaikki tehdä ruokaa kotona, mikä voi vähentää 30% tai enemmän yhdistämiskustannuksista, ja sinulla on runsaasti ruokapöytiä kerätäksesi ja puhuaksesi.
• Säästä ruokaa. Ruoka on valtava kustannus tapaamisissa. Pidä se yksinkertaisena perustamalla baari ja antamalla jokaiselle omien aterioidensa. Voit esimerkiksi asettaa hot dog -palkin jokaisella luovalla täydentämisellä, jonka voit kuvitella. Nacho-baari, hampurilainen-baari, taco-baari ja jäätelöbaari ovat myös varmasti osumia.

Lopullinen sana

Perheesi yhdistäminen voi olla uskomatonta ilman, että sinun on vietettävä omaisuuksia palkkaamalla bändi, tekemällä matkamuistoja tai kokoamalla kaikki yhteen Yhdysvaltain Neitsytsaarten lomakohteeseen. (Vaikka se kuulostaa hyvältä, eikö niin?)

Tärkeintä on, että yhdistäminen antaa jokaiselle mahdollisuuden yhdistyä uudelleen ja kokea perheen voimakas veto. Nämä ovat sinun kansaasi. Heillä on selkänsä ja kiinnittyvät sinuun, kun kukaan muu ei halua. Vietämällä aikaa tarinoiden kertomisessa, kuvien jakamisessa, nauramalla toistensa ominaispiirteistä ja pitämällä hauskaa, syntyy siteitä ja sementtisuhteita ystävyyteen riippumatta siitä, kuinka paljon rahaa päätät käyttää.

Oletko koskaan suunnitellut perheenyhdistämistä tai käynyt siellä? Mitä vinkkejä voisit jakaa säästääksesi rahaa?