6 pienyrityksen aikahallintavinkkejä tuottavuuden lisäämiseksi

Kuulostaako se äärimmäiseltä? Mieti tätä: Microsoftin tekemässä tutkimuksessa tutkijat havaitsivat, että työntekijät käyttivät vain noin 60% käytettävissä olevasta työajastaan. Tämä tarkoittaa, että viiden päivän työviikosta he olivat tuottavia vain kolme kyseisistä päivistä. Nyt soveltaa sitä omaan yritykseesi. Jos aika on rahaa, niin miltä sinusta tuntuisi ansaitsevan rahaa vain 60% työssä käytetystä ajasta?

Nyt minulla on huomionne?

Todellisuus on, että aikaa on helppo tuhlata, ja ellei sinulla ole ennalta asetettua ajatusta siitä, kuinka käytät sen, se menee ennen kuin edes tiedät sen. Mutta älä raivota - tässä on kuusi vinkkiä, joita jokainen pienyrityksen omistaja voi käyttää hyödyntääkseen aikansa parhaalla mahdollisella tavalla.

Pienyrityksen ajankäytön vinkit

1. Ohita sähköpostisi

Tämä kuulostaa todennäköisesti paljon helpommalta kuin se on, koska useimmilla ihmisillä on tapana tarkistaa omat 5-10 minuutin välein. Mutta jos lisäät kaikki minuutit, jotka tarvitaan postilaatikkosi jatkuvan tarkistamisen ja vastaamisen jälkeen, on helppo nähdä, miksi se on niin aikaavievää.

Sen sijaan, että olisit sähköpostiosoitteesi orja, aseta se alttiiksi teidän aikarajoitteet. Voit varata kaksi ajanjaksoa päivän aikana tarkistaaksesi ja vastata kaikkiin viesteihisi. Tämä vie jonkin verran vakavaa motivaatiota ja kurinalaisuutta, mutta antaa sinun keskittyä enemmän aikaa ja muita tehtäviä, jotka saattavat muuten jatkuvasti keskeytyä tarkistamalla sähköpostia.

Jos olet huolissasi siitä, että ihmiset loukkaantuvat siitä, kuinka kauan sinun täytyy vastata, aseta automaattinen vastaaja, joka ilmoittaa ihmisille, että vastaat 10–12 tuntia tai jopa 24 tuntia, jos se on yrityksesi tyypille hyväksyttävää.

2. Älä tee monitehtäviä

vuonna Psykonominen tiedote ja katsaus, asiantuntijat osoittivat, että vain noin 2,5% ihmisistä pystyy tehokkaasti suorittamaan monitehtäviä ja pärjäävät silti hyvin jokaisessa toiminnassa. Lisäksi Lontoon yliopiston psykiatrian instituutti osoittaa, että ihmisen IQ laskee 10 pistettä, kun sähköpostit, tekstit ja puhelut stimuloivat niitä liikaa..

Toisaalta ajankäytön asiantuntijat arvioivat, että keskittyminen yhteen asiaan kerrallaan kaksinkertaistaa tuottavuuden, työn tuottavuuden ja suorituskyvyn. Ja kun sinulla on pieni yritys, se voi tarkoittaa eroa menestyksen ja epäonnistumisen välillä. Pakota itsesi tekemään yksi asia kerrallaan asettamalla kello tai ajastin tietyksi ajaksi, ja keskity sitten yhteen tehtävään, kunnes se on valmis.

3. Aseta vaiheittaiset tavoitteet

Yksi asia on asettaa tavoite ja toinen asettaa yksityiskohtainen tavoite, jossa tavoitteen saavuttamiseksi tarvittavat vaiheet ja lisäykset esitetään etukäteen. Monet ihmiset asettavat yleisiä tavoitteita eivätkä koskaan seuraa niiden kanssa. Ajattele esimerkiksi miljoonia uuden vuoden päätöslauselmia, jotka asetetaan vuosittain. Tämän tyyppisten tavoitteiden ongelmana on, että vaikka he ovatkin hienoja ideoita, ihmiset vain eivät tiedä miten ne toteutetaan.

Jotta voit hyödyntää aikasi parhaalla mahdollisella tavalla yrityksessäsi, päiväsi tulisi koostua joukosta tavoitteita, joilla on erityiset virstanpylväät. Jos tavoitteesi on esimerkiksi saada viisi uutta asiakasta, sinun tulisi harkita se läpi ja kirjoittaa kaikki vaiheet, jotka sinun on suoritettava sen saavuttamiseksi. Jakamalla suurempia tavoitteita pienemmiksi vaiheiksi voit saavuttaa tavoitteesi tehokkaammin, koska tiedät tarkalleen, mitkä askeleet on tehtävä matkan varrella. Plus, kuka ei pidä pienestä positiivisesta vahvistuksesta? Tietäminen, että olet suorittanut tietyt vaiheet tavoitteesi valloittamiseksi, voi olla erittäin motivoivaa.

Sinun tulisi asettaa tavoitteet ennen lounasta ja lounaan jälkeen, ja varmista, että tärkeimmät on suunniteltu ennen lounasta. Jos tiedät, että et voi jättää syömään ennen kuin tavoitteesi saavutetaan, keskityt todennäköisemmin tehtävien suorittamiseen etkä anna itsesi sivuuttaa.

4. Järjestä aika ja tila

On vaikeaa toimia organisoidusti, kun kaikki ympärilläsi on kaaos. Esselten tekemä tutkimus osoittaa, että 43% amerikkalaisista pitää itseään järjestämättömänä ja että järjestäytymisen puute saa heidät jäämään toimistossa myöhään vähintään kaksi yötä viikossa. Sen ei tarvitse olla niin.

Organisaation asiantuntijat ovat yhtä mieltä siitä, että ensimmäinen askel tuottavuuden lisäämisessä on tyhjentää ja sitten järjestää tila. Poista kaikki mikä ei ole välttämätöntä, luo sitten järjestelmä sellaisille, jotka ovat. Käytä esimerkiksi värikoodattua tiedostokansiota kiireellisiin kohteisiin, jotka tehdään sinä päivänä, ja toista kohteisiin, jotka voivat odottaa huomenna. Tai jos olet teknikko, käytä skanneria ja luo tiedostoja tietokoneellesi tai Blackberrylle samantyyppisellä järjestelmällä.

Tilanne lisäksi on järjestettävä myös aikasi. Monet ihmiset käyttävät ajanjaksojärjestelmää, jossa he antavat itselleen tietyn ajan tehdä tehtävien luettelossa olevia asioita. Upeilla ilmaisilla online-työkaluilla, kuten e.ggtimer, gadget, joka toimii kuten muna-ajastin, voit asettaa ajan ja hälyttää sen jälkeen kun se on valmis. Mikään ei ole kuin kilpaaminen kelloa vastaan ​​tavoitteen saavuttamiseksi niille meistä, jotka ovat kilpailukykyisempiä tyyppejä.

5. Laita se kirjoittamiseen

Kirjallisuussuunnitelmaan sitoutumisesta on jotain, joka vahvistaa sen mielessäsi. Kirjoittamalla päiväsi toimintasuunnitelmasi - mukaan lukien tavoitteesi ja niiden yksityiskohdat - saat aseesi suunnitelmalla, jonka pitäisi viedä sinut tehokkaasti läpi päivän. Sinut tietysti silti kohtaa häiriötekijät, mutta jos sinulla on selkeä käsitys siitä, mitä sinun on suoritettava päiväksi, pääset todennäköisemmin takaisin takaisin käsillä olevaan tehtävään sen sijaan, että ajatte tarkoituksella yhdestä tehtävä seuraavaan.

Jotkut asiantuntijat uskovat, että sinun pitäisi luoda tämä luettelo eilen. Tällä tavalla voit aloittaa seuraavan päivän täysin valmistautuneena sen sijaan, että tuhlaa aikaa päättäessään miten lähestyä tehtäviä ja selvittää mitä sinun täytyy tehdä.

6. Muuta autostasi toimisto

Jos olet nähnyt elokuvan, Lincolnin lakimies, arvostat tätä seuraavaa, äärimmäisempää vinkkiä. Löydätkö koskaan itsesi toivovan, että saat jonkin verran työtä ajon aikana tapaamisten välillä tai hengailla autosi odottamassa kokouksen alkamista? Sen sijaan, että tuhlata tätä kallista aikaa, kytke faksi ja kopiokone koneesi ja käytä aikaa tehdä tarvittavat, mutta usein erittäin hankalat asiat tiellä ollessasi. Tarkista Possio Greta -kannettava GSM-faksi, tulostin ja skanneri. Älä koskaan jätä ajaa hukkaan. Voit myös sijoittaa älypuhelimeen tai kannettavaan tietokoneeseen mobiili-Internet-kortilla, jotta olet aina yhteydessä.

Lopullinen sana

Vanha sanonta "aika on raha" perustuu totuuteen, joka ei todennäköisesti muutu koskaan. Ja jos toimit itse yrityksessäsi, helpoin tapa lisätä tulojasi on kiinnittää huomiota siihen, miten käytät aikaa, ja tehdä sitten säätöjä, joiden avulla voit käyttää sitä paremmin.

Jos sinulla on muita ehdotuksia, joiden avulla voit hyödyntää työssäsi käytettyä aikaa, lähetä ne alla.