Kuinka kauan tärkeitä asiakirjoja (ja mitä voit pilkata) säilytetään

Jonain päivänä se voi tapahtua. Mutta tänään ei ole se päivä.

Suurin osa meistä näkee edelleen paperiasiakirjoja saapuvan koteihimme muutaman päivän välein, ellei joka päivä: säilytä kuitteja, roskapostia, laskuja, tiliotteita, veroasiakirjoja, maksaa kantoja. On houkuttelevaa lakaista se kaikki roskakoriin, mutta ihmettelemme: Tarvitsemmeko näitä dokumentteja uudelleen? Jos on, kuinka kauan meidän tulisi säilyttää ne ja kuinka meidän pitäisi säilyttää ne, jotta voimme löytää ne helposti, kun tarvitsemme niitä?

Vastaus näihin kysymyksiin riippuu erityisestä asiakirjatyypistä. Tässä on alhainen määrä siitä, mitä ärsyttävistä papereista sinun on pidettävä, kuinka kauan sinun pitää niitä säilyttää, ja paras tapa pitää ne turvassa ja järjestäytyneinä.

Kuinka kauan tärkeiden tietojen säilyttäminen

Jos joudut säilyttämään jokaisen hallussaan olevan paperipalan ikuisesti, päivittäistavarakaupan vastaanotosta pysäköintilippuun, se vie pian talossa niin paljon tilaa, että sinä ja kaikki omaisuutesi puristuvat kadulle. Onneksi se ei ole välttämätöntä. On joitain asiakirjoja, jotka sinun pitäisi säilyttää määräämättömästi, mutta on muitakin, jotka voit turvallisesti hävittää vain kuukaudessa. Tässä on opas erityyppisten asiakirjojen varastointiaikoihin.

Veroasiakirjat

Kun olet lopettanut veroilmoituksen jättämisen, et voi vain tyhjentää kaikkia sen täyttämiseen käyttämiäsi asiakirjoja. Sisäinen verovirasto (IRS) voisi tarkistaa veroilmoituksen kolmen vuoden ajan sen toimittamisen jälkeen - tai jopa kuuden vuoden ajan, jos se epäilee merkittävää virhettä - ja jos näin on, tarvitset kyseiset asiakirjat. IRS suosittelee, että sekä veroilmoitus että kaikki siihen liittyvä aineisto pidetään ”siihen asti, kunnes veroilmoituksen vanhentumisaika loppuu”, ja se tarjoaa yksityiskohtaisen luettelon tilanteista, joissa kyseinen ajanjakso voi olla missä tahansa kolmesta vuodesta ikuisesti..

Bankrateen finanssianalyytikon Greg McBride'n mukaan kaikkia näitä yksityiskohtia ei tarvitse kuitenkaan häiritä. Sen sijaan McBride sanoo Consumer Reportsille, että sinun on pidettävä kaikkia verotusta koskevia tietoja vähintään seitsemän vuotta. Tähän sisältyy itse veroilmoitus, tukilomakkeet, kuten W-2 ja 1099, ja kaikki asiakirjat, jotka liittyvät kohteisiin, joita olet vaatinut vähennyksinä, kuten:

• Lahjoitukset hyväntekeväisyysjärjestöihin
• Opinto-opiskelu ja palkkiot
• Terveydenhuollon kulut
• Asuntolainan korko
• Eläkesuunnitelman maksut
• Elatusmaksut

Pidä kiinni kaikista pankkitietueista, kuiteista ja peruutetuista sekeistä, jotka osoittavat, että sinulla on nämä kulut, jotta voit todistaa ne auditoinnin yhteydessä.

Jotkut asiantuntijat väittävät, että on syytä pitää itsesi veroilmoituksissa ikuisesti. Veroammattilainen Michael Tonkovic, puhuessaan CreditCards.com: n kanssa, huomauttaa, että IRS voi tarkastaa petosta epäillyn työnantajan tai kirjanpitäjän myös seitsemän vuoden ikkunan sulkemisen jälkeen, ja se voi pyytää palautusta osana tätä tutkimusta. Voit myös käyttää vanhoja palautuksiasi ja W-2-lomakkeitasi todistaaksesi tietyn vuoden tulosi, jos sosiaaliturvan ansioilmoituksessa on virhe.

Luottokorttitiedot

Kun teet ostoksia luottokortillasi, älä vain heitä kuitit roskakoriin, kun pääset kotiin. Pidä niitä, kunnes saat kyseisen kuukauden luottokorttilaskun, ja tarkista heidät sitten tiliotetta vastaan ​​varmistaaksesi, että se sisältää kaiken, mitä olet ostanut - eikä mitään, mitä et. Tällä tavalla voit kiistää kaikki laillisesti perimät maksut tai pyytää takaisinperintää kaikista tilaamistaan ​​tuotteista, joita et ole koskaan saanut.

Kun olet tarkistanut kuukausitiedot, voit useimmissa tapauksissa luovuttaa kuitit. Jos ne ovat kuitenkin kohteita, joita aiot vaatia veroiltasi, sinun on arkistoitava ne verotietokansioon.

Kannattaa pitää kiinni myös suurista ostoista, kuten huonekaluista, laitteista, elektroniikasta tai kodin parannuksista. Voit käyttää niitä ostotodisteena, jos joudut jättämään takuupyynnön, tai todistamaan esineen kustannukset, jos joudut jättämään kotivakuutusta koskevan vahingonkorvausvaatimuksen. Jos aiot pitää kuitin jostakin näistä syistä, tee siitä kopio tavalliselle paperille ja arkistoi, koska lämpöpaperin kuitit yleensä haalistuvat ajan myötä..

Itse luottokorttilaskelmasta voit todennäköisesti heittää sen maksamisen jälkeen. Jos tarvitset kopion siitä myöhemmin - esimerkiksi oston vahvistamiseksi -, voit hankkia sen luottokorttiyhtiöltä. Jos tiliotteessa on kuitenkin ostoksia, joista vähennät verot, pidä se kirjassa veroasiakirjojesi kanssa.

Muut laskut

Kun olet maksanut kuukauden käyttö-, kaapeli- ja matkapuhelinlaskut, pidä niitä kiinni, kunnes voit tarkistaa, että maksu on suoritettu. Se voi tarkoittaa odottamista, kunnes saat seuraavan kuukauden tiliotteen, tai vain tilisi tarkistamista verkossa muutaman päivän kuluttua.

Kun maksusi on vahvistettu, voit laskut luovuttaa useimmissa tapauksissa. Jos olet kuitenkin itsenäinen ammatinharjoittaja, pidä kiinni näistä laskuista, kunnes lähetät ensi vuoden verot. On mahdollista, että voit vähentää kaikki kustannukset tai osan niistä liiketoiminnan kuluina.

Maksa tynkit

Jos työpaikallasi ei talleteta palkkasummaa suoraan pankkitilillesi, jokaisessa sekissä on palkkakori, joka sisältää tiedot, kuten bruttopalkkasi, verot ja muut veroja edeltävät vähennykset. Asiantuntijoiden mukaan sinun tulee säilyttää nämä lomakkeet, kunnes on aika jättää ensi vuoden verot, jotta voit tarkistaa ne vuosittaisen W-2-lomakkeen perusteella, jonka saat työnantajalta. Jos W-2: n ja palkan kantojen summat eivät laske yhteen, voit pyytää muutettua verolomaketta käyttämällä kantoja todisteena.

Voit myös käyttää palkkioita varmistaaksesi, että vuoden sosiaaliturvarekisterissäsi luetellut tulot ovat oikeat. Sosiaaliturvahallinto (SSA) ei enää lähettä näitä lausuntoja postitse, joten sinun on rekisteröidyttävä tilille heidän kanssaan nähdäksesi lausunnon.

On hyvä idea tarkistaa lausekkeesi vuosittain virheiden varalta. Jos SSA alittaa tulosi yhden tai useamman vuoden ajan, se vaikuttaa etuuksien määrään, jolla sinulla on oikeus eläkkeelle siirtyessäsi. Jos löydät virheen, ota yhteyttä SSA: hon korjataksesi se mahdollisimman pian.

Vakuutusrekisterit

Jos olet kuten useimmat amerikkalaiset, sinulla on ainakin pari erilaista vakuutusta. Sinulla voisi olla esimerkiksi terveys-, auto-, henki- ja asunnonomistajia tai vuokralaisten vakuutuksia. Jokaiseen näistä erilaisista vakuutuksista tulee vakuutuksenantajan tekemä paperityö, joka osoittaa, mitä vakuutuksesi kattaa ja mitkä ovat omavastuut.

Niin kauan kuin sinulla on käytäntöä, sinun tulisi pitää kiinni sen nykyisestä paperityöstä. Sen avulla voit tarkistaa vakuutuksesi ennen hakemuksen tekemistä tai todistaa, että vakuutuksesi on riita-asemassa vakuutusyhtiön kanssa. Kun uudistat tai muutat käytäntöäsi, saat sitä varten uuden paperisarjan, jolloin voit hylätä aiemmat..

Pankkitiedot

Joka kerta kun käytät pankkiautomaattia tai teet talletuksen tai nostoa pankkiketeliikkunassa, saat kuitin. Säilytä näitä, kunnes saat kuukausittaisen tiliotteesi pankista, jotta voit varmistaa, että kaikki tapahtumasi on kirjattu oikein. Sen jälkeen voit heittää heidät.

Jos pankkitoiminta tapahtuu verkossa, sinun ei tarvitse pitää kiinni kuukausittaisista tiliotteistasi tarkistettuasi ne. Voit aina käydä pankin verkkosivustolla tai sovelluksessa saadaksesi kopion lausunnostasi kullekin kuukaudelle. Jos et tee pankkipalvelua verkossa, on hyvä idea pitää kuukausittaisia ​​tiliotteitasi vuoden - tai jopa seitsemän vuoden ajan, jos tarvitset niitä verotuksessa. Jos saat vuotuisen lausunnon, joka sisältää verotietoja, voit säilyttää sen sijaan ja hylätä kuukausitiedot.

Jos käytät edelleen paperisekkejä, pidä peruutettuja sekkejä - tai lausunnon mukana tulevia jäljennöksiä - yhden vuoden ajan. Tällä tavalla voit tuottaa sekin, kun tarvitset sitä maksun todisteena. Tutustu joka kuukausi kaikki yhden vuoden rajan ylittäneet sekit ja arkistoi ne, jotka liittyvät veroihisi, yrityskuluihisi, kodinparannuksiin tai asuntolainan maksuihin. Kaikki muut voidaan silputtaa.

Sijoitusrekisterit

Jos sijoitat osakkeisiin, joukkovelkakirjalainoihin tai sijoitusrahastoihin välitysyrityksen kautta, se lähettää sinulle neljännesvuosittain laskelman joka kolmas kuukausi osoittaaksesi, kuinka sijoituksesi sujuvat. Pidä nämä lausunnot vuoden loppuun saakka, jolloin yritys lähettää vuosikertomuksen. Tarkista neljännesvuosittaiset lausunnot varmistaaksesi, että ne vastaavat vuotuista yhteenvetoa, ja heitä ne pois. Pidä kiinni vuosittaisista yhteenvetoista niin kauan kuin omistat arvopapereita, plus vielä seitsemän vuotta, jos tarvitset niitä verotuksessa.

Jos ostat ja myyt yksittäisiä osakkeita, joukkovelkakirjalainoja tai rahastoja verkossa, saat ostovahvistuksen. Säilytä tämä vahvistus, kunnes myyt arvopaperin, jotta voit viitata siihen, kun ilmoitat verojen myyntivoitot myynnistä. Sen jälkeen sinun pitäisi todennäköisesti pitää se tiedostossa muiden veroasiakirjojen kanssa, jos tarvitset sitä tarkastusta varten.

Eläke-asiakirjat

Eläkesuunnitelmat, kuten 401 (k) ja 403 (b), lähettävät myös neljännesvuosittaiset lausunnot. Asiantuntijoiden mukaan sinun tulisi kohdella näitä samoin kuin neljännesvuosittaisia ​​lausuntoja muista sijoituksista: Pidä ne tarkistaaksesi vuositilinpäätöksesi ja heitä heidät heille.

Asiantuntijat ovat yhtä mieltä siitä, että sinun on pidettävä vuosittaiset lausunnot ainakin eläkkeelle asti, ja jotkut suosittelevat pitämään ne niin kauan kuin jatkat rahaa suunnitelmasta. Se on erityisen tärkeää Roth IRA- ja Roth 401 (k) -suunnitelmille, jotta voit todistaa, että olet jo maksanut veroja maksuista. Jos työpaikkasi on yksi harvoista, joka tarjoaa edelleen etuuspohjaista eläkejärjestelyä, asiantuntijat suosittelevat, että kaikki siihen liittyvät asiakirjat säilytetään pysyvästi, myös eläkkeelle jäämisen jälkeen.

Laina-asiakirjat

Jos sinulla on velkoja, kuten asuntolaina, autolaina tai opintolainat, pidä kiinni kaikista näihin lainoihin liittyvistä paperitehtävistä, kunnes ne maksetaan. Se sisältää lainasopimuksen ja kirjaa kaikista maksuista. Näiden tietojen säilyttäminen antaa sinun todistaa tarkalleen, minkä olet jo velkaa ja kuinka paljon olet jo maksanut.

Kun laina on maksettu, sinun pitäisi saada uusi asiakirja, joka osoittaa, että laina on maksettu kokonaisuudessaan. Sinun on säilytettävä tämä asiakirja vähintään seitsemän vuotta verotietojesi säilyttämistä varten. Jos sinulla on tilaa, kannattaa kuitenkin pitää sitä ikuisesti, jotta voit todistaa, että laina on maksettu. Asuntolainojen osalta sinun on ehdottomasti pidettävä tätä tietuetta ikuisesti.

Kiinteistövälitys Records

Jos olet asunnonomistaja, sinun on pidettävä kaikkia kodin hankintaan liittyviä kirjaa ja tekemiäsi suuria kodinparannuksia. Se sisältää kirjanpidon kaikista asunnon hankintaan liittyvistä kuluista, kuten lakimiespalkkiot ja kiinteistöpalkkiot. Tarvitset nämä asiakirjat määrittääksesi kustannusperustesi - eli kokonaisrahan kokonaismäärän, jonka olet tallentanut kotiisi - kun myyt sen. Nämä tiedot vaikuttavat summaan, jonka maksat myyntivoittoveroa myynnistä.

Vastaavasti, jos omistat loma-asunnon tai sijoitat kiinteistöjen vuokrakohteisiin, sinun tulisi säilyttää nämä samat asiakirjat kaikista omistamista kiinteistöistä pääkotiisi lisäksi. Pidä näitä asiakirjoja verotuksessa seitsemän vuoden ajan kiinteistön myymisen jälkeen.

Toinen hyödyllinen säilytettävä asiakirja on kiinteistöverolaskelmasi neljännesvuosittain. Pidä laskut samoin kuin kuitit tai peruutetut sekit todistaaksesi suorittaneesi maksut, kunnes kirjaat ensi vuoden verot. Jos olet kiista kiinteistöveron maksamista koskevista riita-asioista, pidä laskua, kunnes riita on ratkaistu.

Toinen asiakirja, joka sinun on säilytettävä - ja muista säilyttää turvallisessa paikassa - on kodin otsikko. Tämä asiakirja on laillinen todiste siitä, että omistat kiinteistön. Pidä omistusoikeus kodissasi, kunnes myyt sen. Tee sama autosi nimikkeelle, jos sinulla on sellainen.

Jos olet vuokralainen, sinulla ei ole huolestuttavia ostotietoja, mutta todennäköisesti sinulla on vuokrasopimus, jonka allekirjoitit muutettaessa. Pidä tämä asiakirja niin kauan kuin asut kotona, jotta voit viitaa siihen, jos sinulla on kiistoja vuokranantajan kanssa. Kun olet muuttanut, pidä kiinni vuokrasopimuksesta, kunnes vuokranantajasi palauttaa vakuuden. Sen jälkeen voit silputtaa sen.

Henkilökohtaiset tietueet

Jotkut omistamistasi tärkeimmistä papereista dokumentoivat elämäsi tärkeitä tapahtumia. Elämäntarinasi mennessä riippuen näihin voi sisältyä jokin seuraavista:

• Syntymätodistukset (oma ja lapsesi)
• Hyväksymisasiakirjat
• Kela-kortti
• Avioliitto lisenssi
• Avioeroasetus
• Naturalisaatiotodistus
• Sotilasvapautusasiakirjat
• Testamentit, rahastot, valtakirjat ja muut kiinteistöjen suunnitteludokumentit
• Kuolintodistukset (puolisolle ja muille lähisukulaisille)

Sinun on käytettävä näitä asiakirjoja eri aikoina elämäsi aikana. Voit esimerkiksi käyttää syntymätodistusta tai sosiaaliturvakorttia henkilöllisyystodistukseen hakeessasi ajokorttia tai passia; sinun on esitettävä avioeroasetuksesi, jos haluat mennä uudelleen naimisiin, ja perillisilläsi on oltava pääsy testamenttiin kuoleman jälkeen. Säilytä nämä asiakirjat ikuisesti ja säilytä niitä turvallisessa paikassa, kuten tallelokerossa.

Kun puhutaan tallelokeroista, Consumer Reports sanoo, että jos sinulla on sellainen, on hyvä idea pitää luettelo sen sisällöstä. Voit viitata siihen, jos epäilet, että jostakin puuttuu. Pidä tämä luettelo niin kauan kuin sinulla on laatikko.

Kuinka tallentaa levysi

Kun olet lajiteltu kaikki tietueesi ja selvittänyt, mitä säilyttää, sinun on päätettävä, missä sitä säilytetään. Asiakirjat voidaan tallentaa kahdella tavalla: paperille tai digitaaliseen muotoon. Valitsemallasi tavalla tarvitset järjestelmän kirjanpidon järjestämistä varten, jotta löydät ne helposti tarvittaessa. Ja kun työskentelet tiedostojen saamiseksi järjestykseen, voit ryhtyä muutamiin varotoimenpiteisiin suojataksesi arkaluontoisia asiakirjojasi vaurioilta ja varkauksilta.

Paperiasiakirjojen tallentaminen

Paperi-asiakirjat jaotellaan useisiin eri luokkiin. Luottokortti-, pankkiautomaatti- ja pankkitalletuskoodit on säilytettävä alle kuukauden. Voit jättää nämä kirjekuoreen tai kiinnittää ne kuittitelineeseen. Kuukauden lopussa voit tarkistaa ne kaikki luottokorttisi tai tiliotteesi perusteella ja hävittää ne.

Seuraavaksi jotkut asiakirjat - kuten neljännesvuosittaiset sijoitusraportit ja vakuutuslomakkeet - on säilytettävä vuoden ajan tai vähemmän. Kätevä tapa säilyttää ne on arkistokaapissa tai ripustetussa tiedostolaatikossa, jossa on erillinen kansio jokaiselle luokalle: koti, auto, taloudellinen ja niin edelleen. Jos sinulla on tilaa vähän ja sinulla on vain muutama tallennettava asiakirja, haitarintotiedostojen järjestäjä, jolla on useita sisäänrakennettuja taskuja, tarjoaa pienikokoisen vaihtoehdon.

Lopuksi on olemassa asiakirjoja, jotka sinun on säilytettävä pitkällä aikavälillä, kuten veroilmoitukset ja omaisuusrekisterit. Niiden avulla sinun on päätettävä, mikä on sinulle tärkeämpää: suojata tiedostojasi tai pitää ne saatavilla.

Jos säilytät pitkäaikaisia ​​asiakirjojasi arkistokaapissa yhdessä lyhytaikaisten kanssa, niiden löytäminen on helppoa tarvittaessa. Ja jos valitset lukituslokerokaapin, se pitää arkaluontoiset henkilötietosi poissa uteliailta silmiltä. Se ei kuitenkaan suojaa näitä asiakirjoja vaurioilta tulipalon tai tulvan varalta. Sitä vastoin asiakirjojen säilyttäminen paloturvallisessa kassakaapissa suojaa niitä vaurioilta ja varkauksilta, mutta se vaikeuttaa niiden saatavuutta.

Pienyrityksen asiantuntija Barbara Weltman suosittelee Consumer Reportsin kanssa puhuessaan paloturvallisen turvallisen asiakirjan valitsemista erityisen arkaluontoisille asiakirjoille: pankki- ja sijoitusilmoituksille, veroasiakirjoille, kiinteistöjen suunnitteluasiakirjoille ja eläketiedoille. Koska nämä asiakirjat sisältävät henkilökohtaisia ​​tietoja, kuten sosiaaliturvatunnuksesi, jättämällä ne sinne, missä muut löytävät ne, vaarantaa henkilöllisyysvarkauden.

On myös hyvä idea pitää vakuutusasiakirjat turvassa, jotta pystyt palauttamaan ne tulipalon, tulvan tai murtumisen jälkeen. Se sisältää vakuutuksesi ja kopion kodin inventaariosta, joka sinun on tehtävä vaatimuksen tekemistä varten. Asiantuntijat suosittelevat myös luettelon laatimista kaikista tärkeimmistä tilisi ja säilytysluettelon turvallisuudelle viitteeksi.

Sähköisten asiakirjojen tallentaminen

Talousasiakirjojen pitäminen digitaalisessa muodossa voi olla helpompaa kuin fyysisten asiakirjojen tallentaminen. Elektroniset tiedostot vievät vähemmän tilaa talossa kuin arkistokaapit, joissa on paperia, eikä tulipalo tai tulva voi niitä tuhota. Jos olet jo vastaanottanut suurimman osan laskuista ja tiliotteista digitaalisessa muodossa, on helppo arkistoida ne kiintolevylle. Jos sinulla on paperiasiakirjoja, voit muuntaa ne sähköiseen muotoon skannaamalla ne.

Elektroniset tiedostot ovat kuitenkin alttiita muille uhkille, kuten tietokoneviruksille ja hakkeroinnille. Näin voit suojata digitaaliset tietueesi seuraavilta vaaroilta:

• Käytä salasanasuojausta. Varmista ensin, että käytät vahvoja salasanoja kaikkiin online-tilisi tiliin. Vaihda salasanasi usein ja vältä saman salasanan käyttämistä useissa sivustoissa. Jos tallennat kopiota rahoitustietueista, voit suojata salasanalla joko yksittäiset tiedostot tai kansiot, joissa ne ovat. Digital Trends selittää, kuinka tämä tehdään sekä Windows- että Macintosh-tietokoneille..
• Asenna virustorjuntaohjelmisto. Tietokonevirukset ja muun tyyppiset haittaohjelmat voivat vahingoittaa tiedostoja tai estää pääsyn niihin. Näiden ongelmien välttämiseksi asenna tietokoneellesi hyvä virustentorjuntaohjelma ja pidä se ajan tasalla. Tutustu teknisiin julkaisuihin, kuten PC Magazine ja CNET, löytääksesi parhaat virustorjuntaohjelmat Windows-koneille ja Mac-koneille.
• Käytä ylijännitesuojaa. Toinen uhka tietokoneellesi on virtapiikit, jotka voivat paistaa sen herkät sisäiset komponentit. Paras tapa vähentää tätä uhkaa on pitää tietokone kytkettynä ylijännitesuojaan. Ylijännitesuojalla varustetut voimansiirtonauhat voivat suojata jopa tusinaa elektronista laitetta kerralla.
• Pidä varmuuskopiot. Riippumatta siitä, kuinka huolellisesti suojaat tietokonettasi, et voi täysin poistaa riskiä siitä, että se vahingoittuu tai varastetaan. Jos kuitenkin pidät tiedostojen varmuuskopioita pilvessä, et menetä pääsyä niihin, vaikka kadottaisit tietokoneesi. Varmista, että pilvitallennuspalveluiden tarjoaja käyttää salaustekniikkaa, jotta hakkerit eivät pääse helposti tiedostoihisi. Voit myös varmuuskopioida tiedostoja ulkoiselle kiintolevylle, joka on suojattu salasanalla.

Henkilökohtaisten tietueiden tallentaminen

Asiantuntijat ovat erimielisiä siitä, missä sinun tulisi säilyttää elintärkeitä henkilökohtaisia ​​rekistereitä, kuten syntymätodistuksia, passeja, testamentteja sekä kodisi ja auton nimeä. Weltman suosittelee näiden asiakirjojen sijoittamista pankkien tallelokeroon, mutta muut asiantuntijat huomauttavat, että näin toimimalla pääset asiakirjoihin vain pankkien aukioloaikoina. Lisäksi, jos kuolet, tallelokerosi voidaan sinetöidä, mikä tekee perillisten hankaliksi hakea sisältöä. Nämä asiantuntijat sanovat, että paloturvallinen tallelokero on paras paikka näille tärkeille asiakirjoille.

Ehkä turvallisin vaihtoehto kaikista on tehdä varmuuskopioita tärkeimmistä asiakirjoista, kuten syntymä- ja avioliittotodistuksista. Tämän avulla voit pitää yhden tallelokerossa ja yhden paloturvallisessa kassakaapissa kotona.

Vanhojen asiakirjojen murskaaminen

Suojautuaksesi identiteettivarkauksilta sinun on tehtävä enemmän kuin turvallisesti säilyttämäsi asiakirjat. Sinun on myös hävitettävä turvallisesti niistä, jotka heität ulos. Jos heität vain arkaluontoisia henkilökohtaisia ​​tietoja sisältäviä asiakirjoja roskakoriin tai kierrätysastiaan, varkaat voivat kalastaa ne roskakoristasi reunalla ja käyttää niitä hakkeroimaan tiliisi..

Tämän ongelman välttämiseksi sijoita pieneen silppuriin kotitoimistollesi. Poikkileikkausleikkuri on paras, koska se silppuu asiakirjat pieniksi palasiksi pikemmiksi nauhoiksi, jotka voidaan mahdollisesti koota uudelleen. Jokaista paperia ei tarvitse silppua, ja siinä on nimesi, mutta asiantuntijoiden mielestä on viisasta silppua kaikkea sellaista, joka sisältää sinusta enemmän henkilökohtaisia ​​tietoja kuin mitä puhelinluettelosta löytyy..

Kierrätysvalmentajan mukaan useimpien kaupunkien avulla voit hävittää pilkotut taloudelliset asiakirjat tienlaitaan, mutta joudut todennäköisesti säilyttämään ne muovipusissa, paperipussissa tai pahvilaatikossa, jotta pienet palat eivät puhaltaisi. pois. Tarkista säännöt paikalliselta kierrätystoimistolta. Voit myös muuttaa paperinlevitykset kompostiksi tai käyttää niitä uudelleen multaavana tai pakkausmateriaalina.

Yksi taloudellinen tietuetyyppi, jota sinun ei pitäisi kierrättää, on lämpöpaperille painetut säilytys- ja pankkiautomaatti-kuitit. Kuten Recycle Coach selittää, tämäntyyppinen paperi sisältää ohuen päällysteen myrkyllistä BPA-muovia, joka voi saastuttaa kokonaisen erän uusiopaperia. Jos kaupungillasi ei ole erityistä kuittausohjelmaa, heitä ne vain roskakoriin. Onneksi kuiteilla ei ole paljon henkilökohtaisia ​​tietoja niistä, joten niitä ei tarvitse ensin silppua.

On myös tärkeää noudattaa varotoimenpiteitä, kun siirrät vanhoja arkaluontoisia tietoja sisältäviä elektronisia tiedostoja. Jos siirrät nämä tiedostot vain roskakoriin - vaikka tyhjenisit roskakorin heti - tiedostoa ei poisteta lopullisesti. Sen sijaan, Electronic Frontier Foundationin (EFF) mukaan, tietokoneesi tekee tiedostosta näkymättömän ja antaa sen käyttämän tilan käytettävissä korvaamista varten. Siihen saakka, kunnes niin tapahtuu - mikä voi olla viikkoja, kuukausia tai vuosia tulevaisuudessa - tiedosto on edelleen levylläsi, josta taitava hakkeri voi hakea sen.

Jotta voit hävittää tiedostosi turvallisesti, sinun on annettava tietokoneellesi ohje korvata ne heti roskakorin jälkeen. EFF selittää, kuinka tämä tehdään sekä Macintosh- että Windows-tietokoneissa.

Lopullinen sana

Kaikkien taloudellisten asiakirjojen tallennusjärjestelmän asettaminen vie hieman työtä edessä, mutta se voi säästää aikaa pitkällä tähtäimellä. Kun tiedät tarkalleen, mitkä asiakirjat sinun on säilytettävä ja kuinka kauan, tulee rutiininomaiseksi kiinnittää kuitit kirjekuoreen, neljännesvuosittaiset lausunnot kansioon ja veroilmoitukset paloturvallisessa kassakaapissa. Kun tiedät miten käsitellä kutakin asiakirjaa heti, sinulla ei ole papereita kasaantumassa kotisi jokaiseen pintaan, etkä menettä tärkeitä tietueita, koska ne on haudattu pinoon jonnekin.

Asiakirjojen järjestämisellä on myös muita etuja. Jos kotisi vaurioituu luonnonmullistuksessa, lompakko tai kukkaro varastetaan tai IRS päättää tarkastaa sinut, voit laittaa kädet kaikkiin ongelman ratkaisemiseksi tarvittaviin asiakirjoihin heti ilmoituksella. Taloudellisen kirjanpidon järjestäminen voi jopa auttaa ymmärtämään taloudellista tilannetta, joten sinulla on parempi käsitys siitä, mitä sinulla on ja mitä ei ole varaa.

Joskus tilitietojen lajittelu voi jopa löytää puuttuvia rahaa. Saatat löytää esimerkiksi shekin, jota et ole tallentanut, lääketieteellisen laskun, jonka voit lähettää korvausta varten, tai jopa vanhan pankkitilin, jonka unohdat. Jos se ei ole hyvä kannustin taloudellisen elämäsi saamiseen kunnossa, en tiedä mikä on.

Mitä järjestelmää käytät talletustietojesi järjestämiseen kotona?