Kuinka estää petokset ja työntekijöiden varkaudet yrityksessäsi - käytännöt ja suunnitelmat

Vaikka saatat ajatella, että huijarit ovat paatuneita rikollisia, jotka siirtyvät työpaikasta toiseen, Journal of Accountancy raportoi, että suurin osa työpetoksia tekevistä henkilöistä on ensimmäistä kertaa rikollisia. Lisäksi hyvin harvat petosyritykset tekevät työtä huijatakseen yritystä.

Tämä tarkoittaa, että huolellinen vuokrauskäytäntö ja perusteelliset taustatutkimukset eivät riitä estämään petoksia tapahtumasta yrityksessäsi. On kuitenkin tiettyjä tekijöitä, jotka tekevät yksilöstä todennäköisemmän petoksen.

Sertifioitujen petosten tutkijoiden liitto väittää, että on olemassa kolme tekijää, jotka ovat tyypillisesti paikoillaan petoksissa. Ensinnäkin petokseen syyllistynyt tuntee taloudellisen paineen - suuret velat, runsas elämäntapa, taloudellisissa ongelmissa olevat perheenjäsenet ja rahapeliriippuvuudet ovat kaikki mahdollisia paineen lähteitä..

Toiseksi henkilö tarvitsee tavan rationalisoida petokset. Sisäinen monologi "Minulle ei makseta tarpeeksi", "Työskentelen kovemmin kuin pomo tekee", "Yhtiö ei koskaan menetä tätä" ja "Ansain tämän" kaikki auttavat henkilöä perustelemaan epäeettisen käytöksen..

Viimeinkin yksityishenkilöt tarvitsevat mahdollisuuden petoksiin. Vaikka et yrityksen omistajana voi aina vaikuttaa yksilön taloudelliseen tilanteeseen tai asenteeseen, voit vaikuttaa mahdollisuustekijään tarkistuksilla ja tasapainoilla ja asianmukaisilla sisäisillä valvontatoimilla.

Yleiset petokset

1. Omaisuuden väärinkäyttö

Varmennettujen petostentutkijoiden järjestön mukaan omaisuuden väärinkäyttö on yleisimpiä petosten tyyppejä, joita esiintyy pienyrityksissä. Omaisuuden väärinkäyttö tapahtuu, kun työntekijä tai urakoitsija suunnittelee yrityksen varojen, kuten käteisvarojen tai varaston, varastamista tai väärinkäyttöä koskevaa järjestelmää.

Kiinnitä erityistä huomiota siihen, kuinka yrityksesi kerää käteistä rahaa asiakkailta. Jos oikeita toimenpiteitä ei ole paikallaan, henkilö voi siepata käteisen ja piilottaa sen omistajalta.

2. Kuoriminen

Rahoitus, suosittu tapa varastaa käteistä, tarkoittaa saapuvan maksun varastamista ennen kuin se voidaan kirjata kokonaisuudessaan yhtiön tilinpäätökseen. Sano esimerkiksi, että asiakas haluaa ostaa tuotteen tiili- ja laastikaupasta. Tukahduttava myyntityöntekijä voi hyväksyä tavaroiden maksun, mutta tasata käteisellä kaupan kirjaamisen sijaan.

Kuormituksen avulla työntekijä voi joko tallentaa vain osan maksusta - esimerkiksi kirjata vain 50 dollaria, joka maksetaan, kun 100 dollaria annettiin - tai jättää kirjaamaan maksun kokonaan. Koska myyntitapahtumaa ei kirjata, myymälävarastota ei myöskään päivitetä. Tämä tarkoittaa, että varsinainen yritysvarasto on todellisuudessa pienempi kuin mitä kirjanpito heijastaa.

Kuoriminen ei ole vain henkilökohtaisten liiketoimien kohteena. Kirjanpito- tai toimistotyöntekijä, joka vastaanottaa asiakasmaksuja, voi myös tasata saapuvan käteisen. Työntekijä voi sitten väärentää luottoilmoituksen tai kirjata tilin kerättämättömäksi, jotta yritys ei huomaa maksun puuttuvan.

Monimutkaiseen, mutta melko yleiseen myyntisaamiseen liittyviltä petoksilta edellytetään asiakasmaksujen lakkauttamista. Laskutusjärjestelmässä kirjanpitäjä tai kirjanpitäjä taskuttaa käteismaksun, jonka asiakas maksaa asiakkaan tilille. Tilinpitämiseksi pulaan kirjanpitäjä käyttää toiselta asiakkaalta saatua maksua ensimmäisen asiakkaan tiliä kohti. Jos toinen asiakas havaitsee väärän tilin saldo, kirjanpitäjä käyttää kolmannen asiakkaan maksua alijäämän kattamiseen - ja niin edelleen.

Koska maksuja hoidetaan niin huonosti, joku tarttuu lopulta järjestelmään. Huijarit voivat silti pitää liputusjärjestelmiä kuukausien tai jopa vuosien ajan kiinni.

3. Käteinen Larceny

Käteisvarojen määrä on samanlainen kuin rasvaaminen siinä mielessä, että työntekijä tai urakoitsija varastaa saapuvaa rahaa. Ero verrattuna käteisvaroihin on, että työntekijä varastaa käteisellä, kun se on kirjattu yrityksen kirjanpitoon.

Esimerkiksi työntekijä voi varastaa rahaa kassakoneesta tapahtuman kirjaamisen jälkeen. Työntekijä voi kirjata vilpillisen kassakoneen maksamisen peittääkseen käteisvarojen puutteen. Työntekijä voi esimerkiksi mitätöidä aiemman myynnin tai myöntää palautuksen ja ottaa vastaavan käteisvarojen rekisteristä.

Merkkejä siitä, että käteistä varastetaan
Niiden rasitusjärjestelmien havaitseminen, jotka sisältävät käteisvarojen sieppaamisen ennen sen kirjaamista, on hankalaa. Saatat huomata nämä varoitusmerkit:

Alhainen mainosjakauma. Jos myymälävarastot ovat pienempiä kuin niiden pitäisi olla kirjojen mukaan, on mahdollista, että työntekijä ei kirjaa kaikkea myyntiä.
Puutteet numeroituissa asiakirjoissa. Ravintoloissa ja muissa yrityksissä, jotka käyttävät ennalta numeroituja tositteita, tositteiden aukko saattaa tarkoittaa, että työntekijä heitti kuitin ja piti käteisellä.
Asiakasvalitukset. Jos työntekijä laskee maksuja, asiakkaat yleensä soittavat ja valittavat, että heidän tiliotteensa saldot eivät ole oikein.
Alhainen tulo tiettyjen vuorojen aikana. Jos kassakokoelmat ovat pienempiä kun tietty työntekijä työskentelee, se saattaa viitata käteisvarkauksiin.

Sisäinen valvonta käteisvarojen estämiseksi

Vaatii johtajan hyväksynnän luottojen, myymättömien tilien tai tilien poistamiseksi. Kun joku muu on mukana kaupassa, petollisella työntekijällä on vähemmän mahdollisuuksia varastaa huomaamatta.
Anna kuukausittaiset tiliotteet. Työntekijä harvemmin sekoittaa asiakasmaksuja, jos asiakkaat päivittävät säännöllisesti tilinsaldonsa.
Instituutin pakollinen loma-aika ja työvuorot. Leikkausjärjestelmät hajoavat nopeasti, kun syyllisellä työntekijällä ei ole mahdollisuutta liikuttaa käteistä.
Suorita yllätyslaskelmat. Vertaamalla rekisterissä olevaa kassaa kassalle, johtajat voivat nopeasti tunnistaa kassaerot.
Videokamerat. Työntekijät käyttäytyvät vähemmän todennäköisesti huonosti, kun rekistereitä seuraa videokamera.
Lukitse laatikot. Lähettämällä asiakasmaksut suoraan pankkilukkoon, käteinen ei kulje työntekijöiden käsissä eikä työntekijöillä ole mahdollisuutta varastaa sitä.

4. Vilpilliset käteismaksut

Sen sijaan, että nostaisi rahaa liiketoiminnan yhteydessä, muut petostajat varastavat lähtevät käteismaksut. Kaikista tavoista, joilla työntekijät ja urakoitsijat väärinkäyttävät yrityksen varoja, käteisvarojen varastaminen vilpillisillä käteismaksuilla on yleisimmin käytetty taktiikka.

5. Laskutusohjelmat

Työntekijät voivat laskuttaa tavaroista ja palveluista, joita yritys ei koskaan saanut, ja taskuttaa käteistä. Työntekijä väärentää laskut valmiilla palveluilla tai tuotteilla, ja kun sekki on suoritettu, petos laskuttaa sen itse. Työntekijällä on maksu, joka on myönnetty olemattomalle myyjälle, käyttämällä shell-yrityksen nimeä, jonka työntekijä tai ystävä tai perheenjäsen omistaa.

Työntekijät voivat myös tehdä yhteistyötä olemassa olevan myyjän kanssa ylihinnoittaakseen yritystä tuotteista. Vastineeksi täydennetyn laskun läpikäynnistä myyjä laskee työntekijälle voitot.

Merkit laskutusjärjestelmästä

Myyjän hinnat ovat nousseet huomattavasti. Kun yhden myyjän hinnat ovat nousseet korkeammalla prosentilla kuin teollisuusstandardi, voi olla, että et saa reilua kauppaa.
Työntekijän suosiminen tiettyyn myyjään. Työntekijä, joka vaatii tiettyä myyjää tai joka ei ole avoin vastaanottamaan tarjouksia muilta urakoitsijoilta, saattaa saada takaisin paluun.

Sisäinen valvonta laskutusjärjestelmän estämiseksi

Pidä hyväksyttyjen toimittajien luetteloa ja kirjoita tarkastuksia vain hyväksytyille toimittajille. Tämä estää sinua maksamasta kuoriyhtiöitä tai työntekijöiden ystäviä. Ennen kuin lisäät myyjän luetteloon, tee tutkimusta ja varmista, että se on laillinen yritys.
Pidä hyväksytyn myyjäluettelon mukana hyväksyttyä hinnastoa. Tämän vuoksi työntekijöiden on vaikea nostaa hintoja yhteistyössä myyjien kanssa.
Pyydä kopio vastaanottoraportista ennen shekkien allekirjoittamista. Tällä tavalla allekirjoitat sekit vain tuotteista, jotka yritys tosiasiallisesti sai.

6. Kustannusten korvausjärjestelmät

Toinen tapa saada rahaa ulos yrityksestä on huijata kuluraportteja. Työntekijät voivat saada keinotekoisen suuren korvaustarkastuksen lisäämällä henkilökohtaisen kulut, olemattomat kulut tai lisäämällä muuten kustannukset kulujen korvauspyyntöön.

Merkkejä kulujen korvausjärjestelmästä

Ylimääräiset kuluraportit. Jos tietyt työntekijäkuluraportit ovat korkeampia kuin historialliset keskiarvot tai muiden työntekijöiden raportit, se on merkki siitä, että työntekijä viettää liian paljon.
Työntekijä ei lähetä kuitteja. Kun alkuperäisiä kuitteja ei liitetä kuluraporttiin, et koskaan tiedä, aiheuttiko työntekijä tosiasiallisesti kustannukset.

Sisäinen valvonta kustannusten korvausjärjestelmien estämiseksi

Vaadi kuitit korvauskorvauksista. Jos et, työntekijät voivat lisätä kuluja, joita he eivät koskaan aiheuttaneet.
Dokumentoi yrityksesi kulujen korvauskäytäntö. Siinä on tehtävä selväksi, minkä tyyppiset kulut voidaan korvata ja mitkä eivät ole sopivia korvaamiseen. Lähetä kopio käytännöstä kaikille työntekijöille.
Vertaa kaikkien tietyn matkan aikana käyneiden työntekijöiden kuluraportteja. Jos yksi on paljon korkeampi kuin muut, se on merkki siitä, että kulut ovat kasvaneet tai työntekijä käyttää ylenpalttisesti tarkoitukseen.

7. Tarkista peukalointiohjelmat

Työntekijät tai urakoitsijat, joilla on pääsy lähteviin yritystarkistuksiin, voivat peukaloida heitä omaksi hyödykseen. Jos tyhjiä sekkejä ei pidetä turvassa, joku voi varastaa muutaman ja antaa ne itselleen tai ystävälle. Kirjanpitäjä, joka laatii shekkejä yrityksen omistajan allekirjoittamista varten, voi myöhemmin muuttaa shekin nimeä, siepata sen ja käteisellä itse.

Tarkkailun peukaloinnin merkit

Tarkastusnumeroiden aukot. Jos numeroiduissa tyhjissä sekissä on peräkkäinen aukko, on mahdollista, että joku nosti muutama.
Myyjän valitukset. Kun myyjä ilmoittaa, että se ei ole vastaanottanut maksuja, vaikka katkaisit sekin, maksu on ehkä sieppattu.

Sisäiset valvontatoimenpiteet estääksesi tarkistuksen

Pidä tyhjät sekit turvallisina. Niiden tulisi olla lukittu toimistollesi aina. Älä jaa avainta, ja tee sekit vasta, kun kirjanpitäjäsi on valmis tulostamaan ne.
Tarkista yrityspankkitietosi joka kuukausi. Etsi tarkistussummat, joita et tunnista. Pyydä pankkiasi sisällyttämään käteissekkien kuvan skannaus, jotta voit varmistaa, että niitä ei käsitelty ennen vahvistusta.

8. Vaihto-omaisuuden ja muun omaisuuden varkaus

Vaikka käteinen olisi turvallinen, työntekijät voivat löytää tapoja varastaa tai käyttää väärin fyysisiä hyödykkeitä, kuten tietokoneita, yrityksen tuotteita ja varastoja.

Vastaanottojärjestelmät
Vastaanottoprosessiin osallistuvat työntekijät voivat varastaa varastoja tai tuotteita toimituspaikassa. Tarkastavat työntekijät voivat muokata saapuvaa toimitusraporttia ja raporttia vastaanottavaa yritystä peittääkseen petokset. Jos näillä työntekijöillä on myös pääsy ostorekisteriin, he voivat muuttaa ostovaatimuksia vastaamaan vääriä toimitusraportteja.

9. Omaisuus Larceny

Jos omaisuuden tarkkailemiseksi ei ole olemassa monia fyysisiä valvontatoimenpiteitä, työntekijät ja urakoitsijat voivat yksinkertaisesti viedä yrityksen omaisuuden pois tiloista eikä koskaan palauttaa sitä.

Merkit siitä, että omaisuus varastetaan

Alhainen mainosjakauma. Jos varastot kirjoja kohden ovat todellisia varastotasoja korkeampia, joku voi varastaa.
Heikkolaatuinen inventaarioasiakirja. Jos asiakirjojen ostamista ja vastaanottamista tukevat asiakirjat eivät ole alkuperäisiä tai näyttävät muuttuneilta, saatat olla tekemisissä varkauden kanssa.

Sisäinen valvonta fyysisen omaisuuden varkauksien estämiseksi

Suorita satunnaiset varastonlaskut. Tämä voi johtaa varastonpulaan ja vähentää työntekijöiden varastamista.
Erilliset varastotiedot. Saman henkilön ei pitäisi olla vastuussa sekä tuotteiden ostamisesta että vastaanottamisesta.
Asenna turvakamerat. Tarkkaile erityisesti huoneita ja alueita, joissa varastoja ja arvokkaita tuotteita varastoidaan.
Pidä varastot ja varat turvassa. Alueet, joilla on arvokasta omaisuutta, tulisi lukita, kun mahdollista, ja vain tietyillä työntekijöillä tulisi olla avaimet.

Lisää vinkkejä pienyritysten petoksien estämiseksi

Lisäksi on olemassa yleisiä strategioita, joita voit käyttää petosten välttämiseksi. Muuttamalla hallintotapaa ja tapaa, jolla siirrät tehtäviä, voit vähentää mahdollisuutta, että joku huijaa yritystäsi.

1. Tunne työntekijäsi

CPA-yritys Cowan, Gunteski & Co. toteaa, että voit piilottaa mahdolliset petokset alkuunsa, jos tiedät muutokset työntekijöiden käyttäytymisessä ja asenteissa. Ota yhteyttä työntekijöiden kanssa määräajoin ja keskustele siitä, miten asiat sujuvat.

Pidä silmällä erityisesti näitä käyttäytymispiirteitä, jotka useimmiten liittyvät petoksiin:

Eläminen heidän varallisuutensa ulkopuolella - esimerkiksi työntekijä, jolla on pieni palkka, ajaessasi ylellisyyttä ajoneuvoa tai tekemässä runsasta lomaa
Taloudelliset vaikeudet tai vaikeudet päästä loppumaan
Ylläpitää epätavallisen läheisiä suhteita tiettyyn myyjään
Ei halua antaa toisen työntekijän ottaa osaa tehtäviään
Älä koskaan soita sairaana tai ota lomaa
Avioero tai kamppaileminen perheongelmien kanssa

Tietysti et koskaan halua olettaa, että työntekijät varastavat vain siksi, että heillä on joitain näistä piirteistä. Silti, jos epäilet, että petoksia tapahtuu, voit kohdistaa seurannan ja petosten estämisen ponnisteluihin osastoihin ja alueille, joilla työskentelevät korkean riskin työntekijät. Yritä auttaa henkilöstöä, joka on stressaantunut tai kamppailee taloudellisella tavalla kaikin mahdollisin tavoin - pidät enemmän työntekijöitä ja rakennat työntekijöiden uskollisuutta.

2. Hallitse rehellisesti

Yrityksen omistajana käyttäytyminen voi vaikuttaa työntekijöiden asenteisiin varkauksista. Jos leikkaat nurkkaa etkä toimi eettisesti, puolestasi työskentelevät ihmiset ovat taipuvaisempia tekemään samoin. Toisaalta, jos yrität toimia yhdessä ollaksesi rehellinen ja eettinen liikesuhteissasi, työntekijät ymmärtävät, että heiltä odotetaan samaa käyttäytymistä.

Luo käytännesäännöt, jotka kuvaavat käyttäytymistä, jota odotat jokaiselta yritykseltäsi. Tee myös selväksi, että ovesi on aina avoin työntekijöille, jotka haluavat jakaa huolensa liiketoiminnasta. Sertifioitujen petosten tutkijoiden liitto totesi, että useimmat johtajat saavat ammatillisista petoksista tiedoksi joutumisensa vuoksi, joten harkitse tuntemattoman vihjelinjan käyttöönottoa epäillyistä petoksista.

3. Erilliset tehtävät

Yksi parhaimmista sisäisistä valvontatoimenpiteistä petosten estämiseksi on tehtävien erottaminen. Toisin sanoen yhden henkilön ei pitäisi olla vastuussa niin monista tehtävistä, että petokset voidaan tehdä ja peittää ilman omistajan tietämystä. Petosmahdollisuuksien poistamiseksi kenelläkään ei pidä olla omaisuuden (kuten käteisvarojen ja arvokkaiden tuotteiden) hallussapitoa, kykyä tallentaa tai muuttaa kyseisten omaisuuserien kirjanpitotietoja ja valtaa valtuuttaa omaisuutta koskevia liiketoimia.

Tehtävien erottaminen on hankalaa pienessä yrityksessä, koska sinulla ei yksinkertaisesti ole tarpeeksi ihmisiä keskuudessa tehtävien jakamiseen. Silti on olemassa vaiheita, joiden avulla voit jakaa avaintoiminnot vain kahden tai kolmen työntekijän kanssa.

Sano esimerkiksi, että sinä ja toimistopäällikkö olette ainoat kaksi työntekijää yrityksessäsi. Vaikka toimistopäällikölläsi on mahdollisuus käyttää käyttämättömiä varoja, sovittamalla tiliotteesi ja luomalla laskuja ja pankkitalletuksia, sinun tulisi olla se, joka tarkistaa tiliotteen, avaa postin, tarkistaa tapahtumat ja hyväksyy luottoilmoitukset..

Jos sinulla on kolmas työntekijä - esimerkiksi toimistoavustaja - pyydä työntekijää sovittamaan tiliotteesi, avaamaan posti ja valmistelemaan pankkitalletukset. Tämä vie jonkin verran vastuuta levyltäsi ja vaikeuttaa varastettujen maksujen piilottamista toimiston päällikölle.

Lopullinen sana

Sisäisen valvonnan toteuttaminen on kriittinen osa yrityksesi suojaamista. Se voi kuitenkin olla hankalaa tehdä käytännössä.

Työntekijät ja urakoitsijat eivät ehkä ymmärrä miksi heidän velvollisuutensa muuttuvat. Ilmoita työntekijöillesi, että valvonta on olemassa, jotta työntekijät ja yritys voidaan suojata. Ota heidät mukaan liiketoiminnan turvallisuuden parantamiseen ja pyydä heidän säännöllistä panostaan. Päivittäistä työtä tekevillä henkilöillä voi olla oivalluksia tietyistä prosesseista, jotka voivat auttaa sinua parantamaan hallintaa. He voivat myös kertoa sinulle, mitkä säätimet toimivat hyvin ja mitkä eivät.

Oletko koskaan omistanut tai työskennellyt yrityksessä, jossa joku petti? Miten se tapahtui?