Kuinka kirjoittaa ja jakaa tuloksia tuottava lehdistötiedote
Lehdistö ei kuitenkaan koskaan käytä monia lehdistötiedotteita, koska ne joko eivät sovellu tiettyyn julkaisuun tai eivät sisällä kiinnostavia uutisia. Jos yrität levittää sanaa organisaatiostasi tai tapahtumastasi, on tärkeää ymmärtää, kuinka valmistella lehdistötiedote, joka saa sinut huomaamaan - ja saa haluamasi tulokset.
Tehokkaan lehdistötiedotteen komponentit
Voit lisätä yrityksesi mahdollisuuksia näkyä mediassa kirjoittamalla aiheista, jotka vaikuttavat suoraan ja positiivisesti yhteisöön. Esimerkiksi, jos yrityksesi laajenee, muista keskittyä siihen, miten laajennus luo työpaikkoja. Tai jos yrityksesi osallistuu paikallisen hyväntekeväisyysjärjestön keräilyyn, korosta tämä lehdistötiedotteessasi ja kutsu yhteisöä tukemaan asiaa.
Lisäksi on välttämätöntä sisällyttää seuraavat seikat:
1. Silmiinpistävä otsikko
Toimittajan huomion kiinnittämiseksi on tärkeää, että kirjoitat erinomaisen otsikon. Loppujen lopuksi otsikon tehtävä on rohkaista toimittajaa tai muuta mediaalan ammattilaista jatkamaan lehdistötiedotteesi lukemista. Käytä siksi otsikossa aina aktiivista ääntä passiivisen äänen sijasta. Esimerkiksi ”Yrityksen laajennus lisää paikallista työllisyyttä 500 prosentilla” on tehokkaampaa kuin ”Yhtiö laajentaa tehtaan länsipäätä 2000 jalalla”.
2. Sitoutuva johto
Kun kiinnität toimittajan huomion tarjoamalla aiheen, joka sekä julkaisun yleisölle että toimittajalle olisi mielenkiintoista, on erittäin tärkeää jatkaa toimittajan sitoutumista. Voit tehdä niin kirjoittamalla lyijyn (lehdistötiedotteen alku) siten, että se kutsuu lukijoidesi sydämiä tai mieliä. Muista vastata mahdollisimman nopeasti kysymyksiin “kuka”, “mikä”, “missä” ja “miksi”. Muista myös, että sinun ei tarvitse tarjota huomattavaa määrää yksityiskohtia tässä vaiheessa - se tulee myöhemmin.
3. Tarjoukset
Jotta lehdistötiedotteellesi annettaisiin enemmän sisältöä, sisällytä tiedotteita käsittelevien yksilöiden ja ryhmien tukevat lainaukset. Esimerkiksi, jos pieni yrityksesi isännöi tapahtumaa, jolla kerätään rahaa tietylle hyväntekeväisyysjärjestölle, sisällytä lainaukset hyväntekeväisyysjärjestön päätöksentekijöiltä - ja jos mahdollista, lisää tarjouksia ihmisiltä, joihin varainkeräilijä vaikuttaa suoraan. Sähköpostilla tai puhelimella suoritettujen lyhyiden haastattelujen tulisi riittää kerätäksesi kaikki tarvitsemasi tarjoukset.
Varmista, että käyttämäsi tarjoukset ovat älykkäitä ja tukevat lehdistötiedotteen tavoitetta. Jos lainausmerkeissä on kieliopillisia virheitä, varmista, että korjaat virheet muuttamatta asiayhteyttä.
4. Yhteystiedot
Muista lisätä tarkkoja yhteystietoja lehdistötiedotteeseesi, jotta toimittajat voivat ottaa sinuun tai organisaatioosi yhteyttä kysyttäessä. Sisällytä myös asiakkaille suunnatut yhteystiedot, jotta he voivat ostaa tuotteen tai palvelun. Anna lehdistötiedotteen lopulla yhteenveto itsestäsi tai yrityksestäsi taustasta, tehtävästäsi ja palveluistasi.
5. Faktat, tilastot ja merkinnät
Lisää lehdistötiedotteellesi sisältö tukevat tilastot hyvämaineisesta lähteestä lehdistötiedotteeseesi. Sisällytä esimerkiksi yrityksesi toimitusjohtajan, asiantuntevan yritysanalyytikon tai jopa tyytyväisen kuluttajan tarjoukset.
6. Sanojen taloudellinen käyttö
Toimittajilla on rajoitetusti aikaa, joten pidä lehdistötiedotteesi lyhyinä ja ajan tasalla. Lisäksi, jos voit käyttää viittä sanaa kahdeksan sijasta sanoaksesi jotain, tee se ja rajoita lehdistötiedotteen koko noin yhdelle sivulle. Toimittaja voi aina soittaa sinulle, jos hän tarvitsee lisätietoja. Voit kuitenkin halutessasi liittää yritystiedotteen viitteeksi.
7. Tarkkuus ja oikea kielioppi
Ennen kuin lähetät lehdistötiedotteen tiedotusvälineille, varmista, että kaikki tiedot ovat oikeita ja vanhentumattomia ja että asiakirjassa ei ole kielioppi- tai kirjoitusvirheitä. On tärkeää, että näytät olevan ammattitaitoinen ja luotettava - saat vain yhden kuvan tehdäksesi hyvän ensivaikutelman.
8. Ammattikuvat
Kaikilla julkaisuilla ei ole kykyä ottaa valokuvia sinusta tai organisaatiostasi. Siksi on erinomainen idea, että ammattilaatuiset valokuvat ovat valmiit mediayhteystietoihisi. Näiden kuvien tulee olla jpeg-muodossa ja kooltaan vähintään 5000 × 500 pikseliä ja 72 pistettä tuumalla (DPI) verkkotiedotusvälineissä - ja korkeampi tulostusta varten, mikä vaatii usein kuvien koon 300 DPI.
Vaihtoehdot lehdistötiedotteen kirjoittamiseen
Lehdistötiedotteesi valmistajana on useita vaihtoehtoja. Ole rehellinen arvioidessasi itsesi ja henkilöstösi kykyjä sekä yrityksesi budjettia, kun harkitset seuraavaa:
1. Kirjoita se itse
Jos olet luottavainen PR- ja markkinointikykyyn, kirjoita lehdistötiedote itse. Loppujen lopuksi kukaan ei tiedä yritystäsi paremmin kuin sinä - ja mikä on parempi tapa säästää?
2. Palkkaa ammattikirjoittaja
Jos sinulla ei ole taitoja tai sinulla ei ole aikaa kirjoittaa lehdistötiedotetta, erinomainen vaihtoehto on palkata joku kirjoittamaan se sinulle. Muista työskennellä kirjailijan kanssa, jolla on runsaasti kokemusta liiketoiminnan ja markkinoinnin kirjoittamisesta. Pyydä kokemustasonsa määrittämiseksi ammatillista taustaa koskevia tietoja ja pyydä myös suoria näytteitä. Ota askel eteenpäin ja vahvista hakijoiden ammatilliset tiedot tarkistamalla LinkedIn-profiilit tai suorittamalla Google-haut.
Jos haluat löytää kirjoittajan, kysy kollegoilta viittausta, lähetä mainos Craigslistissa tai sosiaalisen median verkkosivustoilla tai käytä hakukonetta. Hinnat ammattimaiselle freelance-kirjoittajalle voivat vaihdella 50 dollarista 500 dollariin hänen kokemustasonsa perusteella.
3. työskentele PR-viraston kanssa
Lehdistötiedotteiden kirjoittamisen lisäksi PR-virasto voi työskennellä kanssasi laaja-alaisen PR-suunnitelman luomiseksi. Toisin sanoen, jos työskentelet rajoitetulla budjetilla, monet PR-virastot jäävät hintasi ulkopuolelle. Yleensä PR-virastot työskentelevät kuukausittaisen pidättimen parissa ja suorittavat sopimuksen perusteella tietyn määrän lehdistötiedotteita ja muita PR-tehtäviä.
Pienemmät PR-virastot voivat veloittaa alle 1 000 dollaria kuukaudessa tietystä määrästä palveluita, mukaan lukien lehdistötiedotteet, kun taas suurempi PR-yritys voi veloittaa jopa 10 000 dollaria kuukaudessa. Muista kuitenkin, että on PR-virastoja, jotka työskentelevät projektikohtaisesti.
Kuinka mainostaa lehdistötiedotteesi
Ylennys on avain saadaksesi lehdistötiedotteesi oikeiden silmien eteen ja tarpeeksi työpöydälle vaikuttamaan.
1. Koota luettelo mediayhteystiedoista
Jos olet tee-se-itse-tyyppi tai jos kohdistat paikallisiin mediaihin, voit helposti luoda oman luettelon mediayhteystiedoista. Merkitse vain kunkin lehdistötiedotteen nimen, sijainnin ja sähköpostin tiedot ja muista päivittää tätä luetteloa säännöllisesti, koska toimittajat vaihtavat usein työpaikkoja yrityksissä.
Lähettääksesi lehdistötiedotteen, lähetä se vain sähköpostitse asianmukaiselle toimittajalle. Varmista, että sisällytät lehdistötiedotteen ja mukana olevan kuvan sähköpostin runkoon, ei liitteenä. Lisää sähköpostisi avautumismahdollisuudet lisäämällä lehdistötiedotteen otsikko sähköpostin aiheeseen.
2. Osta hakemisto
Erinomainen tapa päästä käsiksi moniin kohdennettuihin yhteystietoihin on ostamalla hakemistoluettelo. Hakemistoilla voit valita joko yleisiä tai erikoistuneempia mediayhteystietoja. Tietenkin näiden hakemistojen hinnoittelu voi vaihdella huomattavasti. Joitakin suosittuja hakemistoja ovat Burelle's Media Directory (60–1 000 dollaria) ja Bacon's Information, Inc. -hakemistot (425–1 350 dollaria)..
3. Käytä lehdistötiedotteiden jakelupalvelua
Yritykset, kuten PR Newswire ja PRWeb, voivat jakaa lehdistötiedotteesi tietyllä asetetulla maksulla, joka vaihtelee usein 100–500 dollaria. Nämä jakelupalvelut luovat henkilökohtaisen mediatietokannan ja jakelevat lehdistötiedotteita sopiville yhteyshenkilöille.
Lopullinen sana
Kun olet saanut median huomion, on tärkeää, että yrityksesi on valmistautunut median huomion aiheuttamaan huomioon ja mahdolliseen yritystoimintaan. Tee itsesi saataville, palauta puhelut nopeasti ja varmista, että sinulla on riittävästi henkilöstöä, kaistanleveyttä ja käytettävissä olevaa tuotetta. Jos ei, toimittajat ja suojelushenkilöt voivat helposti turhautua ja jakaa kielteisiä tietoja kokemuksistaan.
Lisäksi sen jälkeen kun tietty toimittaja on kirjoittanut tarinan sinusta ja yrityksestäsi, on tärkeää pitää yhteyttä. Julkisuus ei ole kertaluonteista asiaa, ja menestyäksesi on sinun etujen mukaista jatkaa mielenkiintoisten ja asiaan liittyvien lehdistötiedotteiden ja sisäpiirivinkkien lähettämistä yhteystietoluetteloosi.
Mitä muita vinkkejä voit ehdottaa onnistuneen lehdistötiedotteen laatimiseen ja levittämiseen?
