8 tapaa lisätä työntekijöiden tuottavuutta pienessä yrityksessäsi

Entä joukkueesi? Toisin kuin jättiläisyritykset, sinulla ei ole valtavaa palkkabudjettia, joten jokainen minuutti, jonka joukkueesi on kellona, ​​on käytettävä mahdollisimman tehokkaasti.

Yhdysvaltain työntekijöillä on kuitenkin tuottavuusongelmia. Vietämme enemmän aikaa töissä kuin useimmat muut teollisuusmaat, mutta tämä ylimääräinen aika ei tarkoita, että voimme tehdä enemmän. Itse asiassa tuottavuus on yleensä ollut laskusuunnassa suuren taantuman jälkeen.

Yksi parhaimmista tavoista lisätä tuottavuutta on lisätä työntekijöiden sitoutumista, koska tuottavuus ja sitoutuminen kulkevat käsi kädessä. On kuitenkin monia muita kustannustehokkaita strategioita, joiden avulla saat enemmän irti joukkueestasi.

Työ- ja perhe-elämän tasapainon merkitys

Ennen ryhmäsi tuottavuuden parantamista koskevien suunnitelmien toteuttamista on tärkeää ymmärtää itse tuottavuuden taustalla oleva psykologia. Mikä tarkalleen ottaen on se, että jotkut työntekijät tekevät tuottavammaksi kuin toiset?

Vastaus on melko yksinkertainen. Warwickin yliopiston tutkimus osoitti, että kun työntekijät ovat tyytyväisiä, he ovat 12% tuottavampia. Onnellisuus ja positiivinen työ- ja perhe-elämän tasapaino johtavat usein kihloihin, sitoutuneisiin ja mikä tärkeintä työntekijöihin, tuottava.

Jos tämä kuulostaa liian yksinkertaiselta, katso Tanskan työmarkkinoita. World Values ​​Survey -selvityksen mukaan tanskalaiset ovat maailman onnellisimpia, ja tähän sisältyy myös työssä vietämä aika. Tanskan ulkoministeriö toteaa, että he ovat myös Euroopan unionin toiseksi tuottavin maa.

OECD: n paremman elämän indeksi sijoittaa Tanskan ja Alankomaat luettelonsa kärkeen maissa, joissa työ- ja perhe-elämän tasapaino on paras. Kuten saatat arvata, Yhdysvallat on melkein alareunassa.

Tästä voimme kohtuudella päätellä, että mitä enemmän työskentelet lisätäksesi ryhmäsi terveyttä, onnellisuutta ja työ- ja perhe-elämän tasapainoa, sitä enemmän he palauttavat suosion korkeammalla tuottavuudella. Tämä puolestaan ​​johtaa sinulle suurempiin voittoihin ja parempiin työympäristöihin kaikille.

Kuinka parantaa joukkueesi tuottavuutta

Ei tarvita valtavaa palkkabudjettia parantamaan ihmisten työelämää. Pienyrityksen omistajana voit tehdä paljon parantaaksesi asioita joukkueellesi.

1. Aseta kohtuullinen työaika

Se voi vaikuttaa haitalliselta, mutta vaatii ryhmäsi työskentelemään Vähemmän saattaa inspiroida heitä tuottamaan lisää.

Fast Companyn mukaan Tanskassa työntekijät työskentelevät yleensä vain 33 tuntia viikossa. Ja he saavat vähintään viidestä kuuteen viikkoa lomaa vuodessa (yhdessä vuoden pituisen äitiysloman kanssa tarvittaessa).

Yhdysvalloissa pitkiä aikoja pidetään usein merkki sitoutumisesta. Tämä voi kuitenkin johtaa ”esitystapaan”, joka on silloin, kun työntekijät ovat töissä, mutta eivät toimi täydellä kapasiteetilla sairauden, unen puutteen tai muiden lääketieteellisten tekijöiden takia. Harvard Business Review toteaa, että esitteläisyys voi vähentää henkilökohtaista tuottavuutta kolmanneksella. Pitkät työajat voivat myös vähentää tuottavuutta edelleen stressin, irtaantumisen ja väärän työ- ja perhe-elämän tasapainon takia.

Voit torjua tätä tekemällä kaikkensa vähentääksesi ryhmäsi työaikaa. Anna ihmisten mennä kotiin varhain perjantai-iltapäivisin tai anna heille joustavuus tulla myöhemmin maanantaiaamuisin. Tämä ei vain auta vähentämään työvoimakustannuksia yrityksessäsi, vaan huomaat todennäköisesti, että tiimisi työskentelee kovemmin vastineeksi.

2. Ole joustava ajoituksen suhteen

Tuntien lyhentäminen on yksi strategia tuottavuuden lisäämiseksi. joustavuus noiden työaikojen kanssa liittyy läheisesti toisiinsa.

Jokaisen tarpeet tulevat olemaan erilaisia, joten keskustele ihmisten kanssa saadaksesi selville missä he tarvitsevat suurempaa joustavuutta työviikollaan. Esimerkiksi, sinulla voi olla yksi henkilö, joka haluaisi pidemmän lounastauon tiistaisin käydäkseen joogatunnissa, kun taas joku muu haluaisi lähteä aikaisin keskiviikkoisin hakemaan lapsen päiväkodista.

Yrityksestäsi riippuen et ehkä kykene tyydyttämään kaikkien tarpeita. Kuitenkin selville, kuka mitä tarvitsee, ja tekemällä parhaamme antaaksesi joukkueellesi enemmän joustavuutta, osoitat kuitenkin, että välität heidän onnellisuudestaan ​​ja hyvinvoinnistaan. Tämä puolestaan ​​voi lisätä sitoutumista ja lisätä tuottavuutta.

3. Anna joukkueellesi enemmän autonomiaa

Jokaisella yhteiskunnalla on erilaisia ​​kulttuurinormeja ja arvoja. Ja nämä normit ja arvot vaikuttavat suoraan toimintatapaan. 1970-luvun alkupuolella psykologi Geert Hofstede kehitti kehyksen näiden yhteiskunnallisten normien mittaamiseen Hofsteden kulttuurisia ulottuvuuksia käyttämällä.

Hofsteden kulttuuriset ulottuvuudet mittaavat kuutta ulottuvuutta kussakin kulttuurissa. Nämä sisältävät:

• Tehoetäisyysindeksi
• Individualismi vs. kollektivismi
• Epävarmuuden välttäminen
• Maskuliinisuus vs. naisellisuus
• Pitkäaikainen suuntaus vs. lyhytaikainen suuntaus
• Indulgence vs. rajoitukset

Kun ymmärrät kulttuurin ainutlaatuiset ulottuvuudet ja kuinka niiden kollektiiviset arvot eroavat omasta, voit tulla paremmaksi kommunikaattoriksi ja paremmaksi johtajaksi.

Joten mitä tällä kaikella on tekemistä pienyrityksen tuottavuuden lisäämisen kanssa? No, melko vähän, varsinkin kun kyse on autonomiasta.

Autonomia tai sen puute liittyy suoraan tehon etäisyysindeksiin. Voiman etäisyys on odotus ja usko siihen, että valta jakautuu epätasaisesti. Joten maissa, joissa korkea etäisyysindeksi on korkea, organisaation vähemmän voimakkaat jäsenet uskovat voiman epätasa-arvoisuuteen. Johtaja kertoo heille, mitä tehdä, ja he tekevät sen ilman kyselyä. Maissa, joissa tehoetäisyysindeksi on alhainen, joukkueen jäsenet uskovat olevansa tasavertaisessa asemassa pomojensa kanssa. Suhde liittyy enemmän yhteistyöhön ja vähemmän ”pomoon ja työntekijään”.

Ei pitäisi olla yllättävää, että Yhdysvalloilla on korkea virtaetäisyysindeksi; olemme sijalla 40. Tanskassa on alhaisin voimaetäisyysindeksi maailmassa; he ovat 18. sijalla.

Tanskalaisilla on osittain rikas ja pätevä työelämä, koska heillä on paljon autonomiaa. Ja siellä on paljon tutkimusta, joka tukee sitä, mitä tanskalaiset ovat tunteneet jo vuosia: Lisää autonomiaa = suurempi onnellisuus = korkeampi tuottavuus.

European Journal of Work and Organisational Psychology -julkaisussa julkaistun tutkimuksen mukaan työntekijöillä, joilla oli suurempi itsenäisyys ja tuki, oli enemmän tyytyväisyyttä ja motivaatiota. Toisessa tutkimuksessa, joka julkaistiin Nordic Journal of Working Life Studies -julkaisussa, todettiin, että hajautettu päätöksenteko (tunnetaan myös autonomiana) lisää suomalaisten työntekijöiden tuottavuutta.

Kaikki tämä viittaa samaan johtopäätökseen: Mitä enemmän hallintaa annat ryhmäsi jäsenille, sitä onnellisempia ja tuottavampia he ovat..

On tärkeää selventää, että tiimillesi itsenäisyyden lisääminen ei tarkoita sitä, että annat heidän tehdä mitä haluavat, milloin he haluavat. Jokainen työntekijä tarvitsee rajoja. Sen sijaan, että kertoisit ihmisille, mitä tehdä, kerro heille, mitä haluat nähdä, ja anna heidän sitten valita miten tehdä. Valinnanvapaus Miten heidän työnsä tekeminen on olennainen osa autonomiaa.

Anna ihmisille valta tehdä omia päätöksiään aina kun mahdollista. Ja osoita, että luotat heihin tekemään työnsä astuessaan pois. Saatat olla yllättynyt siitä, kuinka paljon enemmän tehdään, kun annat ohjat.

4. Yritä rajoittaa keskeytyksiä

Washington Postin mukaan tyypillinen työntekijä keskeytetään tai vaihtaa tehtäviä kolmen minuutin välein. Ja palaaminen sinne, mihin he lähtivät, voi viedä 20 minuuttia tai enemmän.

Keskeytykset ovat valtavan suuri tuottavuuden kielto, ja ne voivat ryöstää meiltä parhaat ideat ja ponnistelumme. Vaikka pakotamme itsemme usein toimimaan nopeammin korvataksesi menetettyä aikaa, lisääntynyt nopeus on hinta.

Humboldtin yliopiston tutkijat havaitsivat, että jatkuvasti keskeytetyille työntekijöille kompensoitiin menetetty aika työskentelemällä nopeammin tehtävänsä suorittamiseksi. Vaikka tämä ei ole yllätys (me kaikki teemme sen), lisääntynyt nopeus johtaa suurempaan stressiin, aikapaineeseen ja turhautumiseen. Nämä tekijät voivat rajoittaa tuottavuutta tulevissa tehtävissä.

Washington Post haastatteli tehokkuusasiantuntijaa Edward G. Brownia, joka ehdottaa Time Lock -sopimuksen tekemistä ryhmän jäsenten kanssa. Aikalukko on sovittu ”hiljainen aika”, jolloin jokainen voi yksinkertaisesti keskittyä työhönsä. Aikalukon avulla työntekijöiden on kirjallisesti sovittava, että he eivät keskeytä kollegoitaan, ellei ole hätätilannetta.

Brownin mukaan yksi asiakas arvioi konservatiivisesti, että henkilökohtainen tuottavuus kasvoi 40–60% heti, kun he aloittivat Time Lock -tekniikan käytön.

Tietysti yrityksesi ei ehkä pysty käyttämään tätä tekniikkaa. Keskustele ihmisten kanssa häiriötyypeistä, joita he kohtaavat päivittäin tai viikoittain. Selvitä, mitkä keskeytykset vahingoittavat heidän tuottavuuttaan, ja tee kaikkensa vähentääksesi tai poistaaksesi niitä.

5. Palkkaa tukevia ihmisiä

Aloitetaan kuvitteellisella skenaariossa. Yrityksessäsi on kaksi johtajaa. Ensimmäinen managerisi, Bill, tarkkailee kaikkia ryhmän jäseniä haukon silmin. Jos asiakas valittaa, hän olettaa heti, että se on hänen joukkueensa vika, ja hän ilmoittaa nopeasti kaikille, että hän ei ole tyytyväinen heidän suoritukseensa. Hänen tiiminsä työskentelee jännitteiden, epäluottamusten ja pelkojen ympäristössä.

Toinen johtajasi Saara on täysin päinvastainen. Hän kohtelee ryhmäänsä kuin perhe. Hän antaa nopeasti joku kuuntelevan korvan, ja hän tukee ensimmäisenä uutta ideaa tai aloitetta. Hän kuuntelee aina tarinan molempia puolia, ja kun joku hänen ryhmästään tarvitsee häntä, hänellä on heidän selkänsä. Saaran alla oleva ilmapiiri on kannustava, vieraanvarainen ja rento.

Jos olisit työntekijä, mikä johtaja työskentelisi vaikeimmin?

Tiimisi tarvitsee tukea työssä, ja ensimmäinen tukirivi tulee hänen esimieheltään riippumatta siitä oletko sinä tai joku olet palkannut. Jos haluat parantaa joukkueesi tuottavuutta, sinun on tutkittava tarkkaan esimiehiäsi (tai omaa hallintotyyliäsi).

Parhaat johtajat pitävät avoimien ovien politiikkaa. Tämä tarkoittaa, että heidän oviensa ovat aina auki, jotta ryhmän jäsenet voivat tulla sisään ja ilmaista huolenaiheitaan, kysyä kysymyksiä tai keskustella ongelmista. Jos ryhmän jäsenet eivät tunne olleensa mukavassa yhteydessä managerikseen tai jos he pelkäävät, että heitä arvioidaan ankarasti paljastamalla, etteivät tiedä miten tehdä jotain, tuottavuus kärsii.

Seuraavaksi varmista, että ryhmäsi tietää, että hän voi luottaa tukeen. Näytä tämä sitoutuminen päivä päivältä, ja älä väri, jos heidän luottamuksensa saaminen vie aikaa (varsinkin jos työympäristö on ollut myrkyllinen). Ajan myötä ihmiset näkevät, että sinulla on selkänsä. Ja heidän sitoutumisensa (ja tuottavuus) paranevat.

6. Kunnioita heidän rajojaan

Palataan aina uusi puhelu ja vastaamaan toinen sähköposti. 2000-luvun työelämän ”digitaalinen viruminen” vaikuttaa kaikkiin, niin pomoihin kuin työntekijöihinkin. Tiimin jäsenten odottaminen vastaamaan sähköposteihin klo 22 tai suorittavansa työtä vapaapäivinä ei ole kuitenkaan kohtuutonta, se on epäterveellistä.

Jos haluat lisätä tuottavuutta, on tärkeää tunnustaa, että työntekijöilläsi on elämä työn ulkopuolella. Tämä pätee myös lounastaukoihin. Academy of Management Journal -julkaisussa julkaistun tutkimuksen mukaan tuottavuus laski (ja väsymys lisääntyi), kun työntekijät ohittivat lounaan.

Työntekijöiden voi olla vaikeaa päästä irti työstä, etenkin Yhdysvalloissa (joissa taas pitkiä aikoja pidetään usein suurempana sitoutumisena). Joten kerro ihmisillesi, että arvostat heidän elämäänsä työn ulkopuolella. Kysy heiltä perheistään ja harrastuksistaan ​​ja rohkaise heitä ajoittamaan aika näille toimille ja sitoumuksille samoin kuin tapaamisten ja hankkeiden yhteydessä.

Sinun on myös johdettava esimerkillä. Sijoita aikaa omaan perheeseesi, harrastuksiin tai henkisiin harrasteisiin ja puhu mielenkiinnostasi joukkueellesi. Vältä aina kun mahdollista, sähköpostien lähettämistä ihmisillesi, kun he eivät ole töissä.

Viimeiseksi, varmista, että kaikki joukkueesi jäsenet pitävät asianmukaisen lounastauon; tämä tarkoittaa syömistä pois työpöydältään, mieluiten ulkopuolella, missä he voivat saada auringonpaistetta ja raitista ilmaa. Jos mahdollista, luo puhdas ja kutsuva tila heille syömiseen sekä sisällä että ulkona.

7. Tarkkaile stressitasoja

Saatat ajatella, että korkeampi stressi johtaisi heikentyneeseen tuottavuuteen. Tämä on totta, mutta vain tietyssä vaiheessa. On maaginen tasangolla, kun stressi voi tosiasiallisesti lisääntyä tuottavuus.

Yerkes-Dodson-laki, jonka psykologit Robert Yerkes ja John Dillingham Dodson kehittivät vuonna 1908, sanoo, että suorituskyky ja tuottavuus kasvavat kiihtyvyyden (stressin) lisääntyessä. Jos stressitasot kuitenkin nousevat liian korkeaksi, tuottavuus alkaa laskea.

Esimerkiksi kuinka usein olet huomannut haastavan määräajan, jota et ole varma voinut tavata? Karanitko vai tuotitko joitain parhaimmista töistäsi? Jos tehtävä ei ollut kovin haastava, todennäköisesti nousi tilanteeseen ihastuttavasti. Tämä on Yerkes-Dodson-laki toiminnassa. Kun stressi ja monimutkaisuus ovat oikealla tasolla, suorituskyky nousee nopeasti.

Nyt hankala osa on tietää, kuinka paljon stressiä johtaa optimaaliseen suorituskykyyn. Uudet tai vaikeat tehtävät vaativat vähemmän kiihtymistä optimaalisen suorituksen saavuttamiseksi, kun taas tunnetut tai helposti tehtävät vaativat korkeampaa stressiä motivaation ja tuottavuuden lisäämiseksi.

Siksi on tärkeää tarkastella työntekijöidesi tekemiä toimia ja analysoida kuinka paljon stressiä voi liittyä erilaisiin tehtäviin. Tämän jälkeen voit ryhtyä toimenpiteisiin kiihtyvyyden lisäämiseksi tai vähentämiseksi tuottavuuden lisäämiseksi.

Tässä on esimerkki: Kuvittele, että olet pyytänyt yhtä työntekijääsi Pamia kirjoittamaan tämän kuukauden asiakasuutiskirje. Hän on tehnyt tämän jo useita kertoja, ja vaikka hän kirjoittaa hyvin, tehtävän suorittaminen vie yleensä useita päiviä. Hänelle tämä on tunnettu tehtävä, jolla on vähäinen kiihtyvyys, joten hän saattaa vetää hiukan jalkojaan.

Voit parantaa hänen tuottavuuttaan tekemällä tehtävästä haastavamman; esimerkiksi pyytämällä häntä haastattelemaan asiakasta tämän kuukauden uutiskirjeestä tai antamalla hänelle lyhyemmän määräajan.

Spektrin vastakkaisessa päässä on Daniel. Olet juuri antanut hänelle vastuun tuottaa yrityksesi viikoittaisia ​​taloudellisia raportteja. Hän oppii edelleen prosessia ja tekee joka viikko useita virheitä. Ei auta, että raportit on saatettava päätökseen viimeistään perjantaina iltapäivällä. Muiden vastuidensa kanssa hän on melkein mahdotonta noudattaa tätä määräaikaa.

Tämä on esimerkki uudesta ja vaikeasta tehtävästä, jolla on myös suuri kiihtyvyys (lyhyistä määräajoista ja tehtävän monimutkaisuudesta). Tässä tapauksessa haluat tehdä kaiken voitaksesi vapauttaaksesi Danielin muista velvollisuuksista alentaa hänen stressitasoaan, jotta hän voisi sitten käyttää enemmän aikaa ja energiaa oppia tuottamaan taloudellisia raportteja.

On tärkeää, että keskityt tasapainoon tehtävien ja stressitason analysoinnissa. Jos lisäät kiihtymistä liikaa väärissä tehtävissä, heikentät tuottavuutta.

8. Käytä ajanhallintastrategioita

Toinen strategia, jonka avulla voit lisätä tuottavuutta, on opettaa ryhmällesi tehokkaita ajanhallintastrategioita. Yksi suosittu strategia on Pomodoro-tekniikka, jonka Francesco Cirillo kehitti 1980-luvun lopulla.

Tekniikka on virkistävän yksinkertainen. Ajastinta käyttämällä työskentelet tietyn ajan, tyypillisesti 25 minuuttia. Sitten teet lyhyen tauon, yleensä 3–5 minuuttia. Näitä taukoja kutsutaan pomodoros, Italian kielellä "tomaatti", nimeltään tomaatin muotoinen ajastin, jota Cirillo käytti opiskelessaan.

Neljän pomodorin jälkeen otat pidemmän tauon, tyypillisesti 15-30 minuuttia.

Strategia toimii monista syistä. Ensinnäkin ajastimen napsauttaminen auttaa sinua pysymään keskittyneenä käsillä olevaan tehtävään. Voit kirjaimellisesti kuulla ajan tikittävän, mikä voi olla uskomattoman motivoivaa. Ajastin muistuttaa sinua myös pitämään lyhyitä taukoja. Tutkimukset ovat toistuvasti osoittaneet, että usein tapahtuvat tauot lisäävät tuottavuutta.

Ergonomics-lehdessä julkaistussa tutkimuksessa todettiin, että usein toistuvat, lyhyet tauot, etenkin kun venytys, johtivat suurempaan tuottavuuteen verrattuna siihen, että pidempään otettiin vähemmän, pidempiä taukoja. Toisessa Work & Stress -lehdessä julkaistussa tutkimuksessa todettiin, että usein lepoajat olivat yksi tehokkaimmista tavoista ylläpitää työntekijöiden suorituskykyä.

Tehokas aikahallinta ja usein tauot ovat tärkeitä. Mutta se, mitä teet taukoillasi, on myös tärkeää. MIT: n kanssa työskenteleneet tutkijat havaitsivat, että kun työntekijät pitivät taukoja sosiaalisen ryhmänsä kollegoiden kanssa, tuottavuus ja itse sosiaalisen ryhmän vahvuus kasvoivat. Joten voit parantaa suorituskykyä ajoittamalla työntekijän tauot kollegan kanssa, jonka kanssa he ovat ystäviä.

Suorituskyky voi myös nousta, kun työntekijät pääsevät ulkopuolelle auringonpaistetta ja raitista ilmaa, joten rohkaise joukkueen jäseniä kävelemään nopeasti lomalla taukoillaan. Tämä on toinen alue, josta voit johtaa parhaiten esimerkillä. Pidä usein taukoja ja yritä päästä ulos liikkumaan.

Lopullinen sana

Tyypillisesti pienyritysten omistajilla ei ole koskaan tarpeeksi aikaa tai rahaa tehdä kaikkea mitä he haluavat tehdä. Tuottavuuden lisääminen ei kuitenkaan vaadi suuria investointeja. Suurimman osan ajasta se vaatii vain enemmän tietoisuutta omistajilta ja johtajilta.

Jos olet yrityksen omistaja, mitä teet kannustaaksesi parempaan tuottavuuteen ryhmässäsi? Jos työskentelet suuremmassa organisaatiossa, mitä yrityksesi tekee tuottavuuden lisäämiseksi??